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Associé (e)  à l'administration

Port-au-Prince (Haiti)

  • Organization: UN WOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Port-au-Prince (Haiti)
  • Grade: GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2018-05-07

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Background

ONU Femmes, fondée sur la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles ; l'autonomisation des femmes ; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

Actuellement, l’ONU-Femmes Haïti vient de formuler sa stratégie pays 2018-2021 visant à réaliser un objectif normatif et trois objectifs stratégiques, à savoir : i) renforcer les cadres normatif et institutionnel à abroger la législation discriminatoire et réduire la violence électorale contre les femmes candidates ; (ii) appuyer la participation des femmes et des filles à la conception et la mise en œuvre de stratégies de réduction des risques sensibles au genre et les aider également à bénéficier de la résilience et du rétablissement des communautés ; (iii) améliorer l’accès des femmes haïtiennes, avec un accent particulier sur les victimes de la violence, aux services de justice ; et (iv) favoriser l’accroissement de la participation et du leadership des entreprises dirigées par des femmes dans le développement d'une agriculture résiliente au climat, de l'eau, des énergies renouvelables et des marchés de services et les aider à bénéficier d'un accès égal aux ressources.

Relevant du directeur des opérations, l'adjoint administratif soutient les opérations du bureau en exécutant une variété de processus administratifs selon les procédures pour assurer la qualité et l'exactitude du travail. L'associé administratif favorise une approche client, qualité et axée sur les résultats. Il / elle travaille en étroite collaboration avec l'équipe du personnel des opérations, des programmes et des projets afin d'assurer la prestation uniforme des services et de résoudre les problèmes complexes liés à l'administration et la livraison de l'information.

Duties and Responsibilities

1.- Assurer l'administration générale et le soutien aux opérations du bureau pays d'Haïti conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies d'ONU Femmes

  • Organiser les courriers, les formalités de dédouanement et préparer les documents pour les envois d'ONU Femmes (reçus / envoyés)
  • Organiser les réservations de voyage et d'hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas et les indemnités journalières de subsistance (DSA), les cartes d'identité et autres documents ;
  • Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
  • Fournir un soutien administratif à la maintenance des locaux et des services communs, selon les besoins ;
  • Maintenir un système de classement garantissant la garde des documents confidentiels ;

2.- Coordonner et organiser les processus de gestion des biens et d'approvisionnement

  • Surveiller et maintenir les fournitures de bureau, y compris l'entretien de la liste des articles de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d'un registre de distribution ;
  • Coordonner la gestion des biens au bureau, préparer et soumettre des rapports d'inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles de l'inventaire ;
  • Contribuer à la préparation des plans d'achat pour le bureau et surveiller leur mise en œuvre ;
  • Générer des rapports liés à l'approvisionnement ; recherche et rédaction de réponses aux demandes de renseignements ;
  • Examiner les demandes d'achat et initier les procédures d'achat pour l'équipement, les fournitures et les services de bureau et de projet ;
  • Organiser les activités et les processus d'approvisionnement, y compris la préparation et la conduite des demandes de devis, des invitations à soumissionner ou des demandes de propositions, l'ouverture et l'évaluation des offres ;
  • Coordonner les négociations contractuelles, préparer la demande d'attribution du contrat pour l'examen et l'approbation des autorités compétentes, selon les besoins ;
  • Préparer des bons de commande et des contrats dans et en dehors d'Atlas, créer des profils de fournisseurs dans Atlas ; assurer l'exactitude des bons de commande ;
  • Examiner les processus d'approvisionnement menés par les projets ; les soumissions au Comité d'examen de la gestion des acquisitions locales (PRC/ Local Procurement Review comitee) et au Comité d'examen de la gestion des acquisitions (R-PRC Regional Procurement Review comitee et HQ-PRC/ Siege Procurement Review comitee)

3. Coordonner et organiser les services administratifs des Ressources Humaines

  • Créer et envoyer des avis de vacance de poste et organiser des panels d'entretien sur la supervision de L’OM ;
  • Contribuer à la préparation des plans de recrutement pour le bureau et s’assurer de la mise en œuvre dans les délais ;
  • Générer des rapports liés au recrutement ;
  • Maintenir à jour la liste de tout le personnel et tout rapport lie a la gestion des contrats du personnel ;
  • Assumer la responsabilité globale de la présence et du suivi de la gestion des congés ;
  • Fournir un appui en matière d'administration du personnel international et national, c’est-à-dire : renouvellement des UNLP, visas, extension des contrats, administration des prestations et indemnités nationales, administration des home leave entitlements);
  • S'assurer de faire suivi des Rapport Evaluation du personnel ;
  • Préparer des rapports et lettre en relation au personnel ; faire des recherches et rédiger des réponses pour approbation de l’Operations Manager

4.- Fournir un soutien administratif à la création de connaissances et au partage des connaissances

  • Fournir un appui administratif dans l'organisation de formations pour le personnel des opérations /Personnel des projets sur des questions administratives connexes ;
  • S'assurer de faire suivi des plans de formations du personnel ;
  • Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d'administration, d'approvisionnement et de ressources humaines.

Competencies

Valeurs fondamentales:

  • Respect de la diversité
  • Intégrité
  • Professionnalisme

Compétences de Base :

  • Sensibilisation et sensibilité à l'égard des questions de genre
  • Responsabilité
  • Résolution de problèmes créative
  • Communication efficace
  • Collaboration inclusive
  • Engagement des parties prenantes
  • Diriger par l’exemple

Compétences fonctionnelles

  • Capacité d'administrer et d'exécuter des processus administratifs et des transactions ;
  • Capacité à effectuer du travail de nature confidentielle et à gérer un volume de travail important ;
  • Capacité de soutenir une équipe et de développer des compétences en équipe ;
  • Solide connaissance des règles et règlements administratifs ;
  • Solides compétences en gestion informatique et Web;
  • Accent sur le résultat pour le client et répond positivement au retour d’information en vue d’amélioration ou autre;
  • Capacité de prêter attention aux détails ;
  • Fortes compétences organisationnelles ;
  • Capacité à extraire, interpréter, analyser des données et résoudre des problèmes opérationnels.

Required Skills and Experience

Education:

  • Diplôme d'études secondaires est requis.
  • Diplôme en administration des affaires ou en administration publique ou dans un domaine connexe est un atout 

Experience:

  • Au moins six années d'expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité élevés, dans les domaines de l'administration, des achats, des ressources humaines ou du service de soutien logistique ;
  • Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) ;
  • Expérience de l'utilisation d'ATLAS est un atout.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

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