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Asociado/a de Proyecto

Panamá

Background Information - Job-specific

En apoyo a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y a la Agenda de Desarrollo Post-2015, UNOPS (Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos), brinda servicios técnicos en las áreas Infraestructura, adquisiciones, planificación, gestión y desarrollo de capacidades en salud.

En Guatemala, UNOPS tiene el propósito principal de fortalecer las capacidades instaladas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social - IGSS en el área de adquisiciones públicas, especialmente con relación a medicamentos e insumos médicos. Para ello, durante 19 meses; el proyecto llevará a cabo un diagnóstico de las capacidades actuales y propondrá medidas técnicas para mejorarlas, incluyendo procedimientos y procesos estandarizados, reorganización funcional, formación del personal en adquisiciones públicas y gestión de proyectos, así como herramientas de monitoreo.

Además de las actividades de fortalecimiento de capacidades, durante los primeros 12 meses de implementación a través del proyecto se realizará la adquisición de medicamentos e insumos médicos para el IGSS, a través de procesos competitivos internacionales, de acuerdo con los estándares y políticas de adquisiciones de UNOPS.


Functional Responsibilities

El/ la Asociado/a de Proyecto, bajo la guía y supervisión directa del/a Gerente de Proyecto colaborará e informará sobre la ejecución y seguimiento financiero del proyecto. Asimismo, informará y coordinará directamente con el área de Administración y Finanzas, los avances y problemas relativos a los aspectos administrativos financieros de los proyectos del clúster. Entre las funciones del/a Asociado/a de Proyecto se destacan:

  1. Apoyar a la/el Gerente/a de Proyecto en la Implementación de las estrategias y políticas de administración de contratos y seguimiento financiero para la consecución de los siguientes resultados:
  • Cumplir con las actividades de administración financiera aplicando las normas de las Naciones Unidas y los reglamentos y políticas de UNOPS, procedimientos, instrucciones administrativas, directivas de la organización, la aplicación efectiva del control interno, y la de gestión de administrativa y financiera orientada al cliente.
  • Cumplir con las actividades de registro y reporte financiero y administrativo de los proyectos, seguimiento a las recomendaciones de las instancias respectivas de la organización.
  • Monitorear y asistir en los procesos de gestión administrativa y financiera del Clúster.
  • Apoyar en la gestión de los recursos financieros del Clúster.
  • Apoyar en el análisis y monitoreo de la situación financiera, las previsiones presupuestales, y las transacciones financieras del proyecto.
  1. Asistir en las operaciones contables y relativas a la administración de los presupuestos de los Proyectos del Clúster para la consecución de los siguientes resultados:
  • Presentación de la información revisada a fondo para la planificación y diseño del presupuesto de los recursos financieros del Proyecto.
  • Preparación de informes y análisis de la situación financiera de los proyectos.
  • Preparación y seguimiento de presupuestos, análisis e informes regulares sobre las aprobaciones de presupuesto y los avances de la ejecución financiera de los proyectos.
  • Monitoreo de las transacciones (ingresos y egresos) de los proyectos y su registro correcto en el sistema financiero.
  • Acciones correctivas oportunas sobre eventuales datos erróneos.
  • Elaboración de reportes financieros de los proyectos para la presentación a las contrapartes.
  • Garantizar que toda la documentación requerida para un contrato se obtenga antes de la firma del mismo. Esto incluye, las debidas garantías bancarias y otras garantías que se indiquen en los documentos de licitación.
  • Monitoreo y administración de los contratos suscritos, haciendo un control adecuado del cumplimiento de los mismos, los plazos y los documentos justificativos de los pagos, así como la estimación de las penalidades y/o gastos a cargo de los contratistas o proveedores, de conformidad con las condiciones establecidas en los correspondientes contratos.
  • Asistencia en el trámite de pagos de proveedores/contratistas garantizando la debida documentación de sustento
  • Monitoreo y Actualización de archivo de Cartas Fianzas confirmando su vigencia.
  • Asistencia técnica y preparación de documentos financieros para el Cierre operativo y financiero del proyecto.
  1. Realizar actividades diarias, tales como:
  • Coordinar reuniones con Entidades y/o adjudicatarios.
  • Atender consultas de Entidades y/o adjudicatarios.
  • Mantener el archivo de cada Contrato con toda la documentación administrativa y financiera respectiva.
  • Colaborar en la preparación de las respuestas a las diversas comunicaciones recibidas, coordinando con el especialista técnico a cargo en caso de temas técnicos.
  • Otros que el sean requeridos por su supervisor.

Resumen de las funciones clave:

  • Implementar políticas y estrategias de efectiva administración financiera.
  • Monitorear, controlar y realizar el apoyo administrativo financiero relacionado de el/los proyecto/s
  • Facilitar la generación/intercambio de conocimiento.


Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education/Experience/Language requirements

Calificaciones y experiencia

Educación 
  • Es requerido como mínimo diploma de escuela secundaria o su equivalente  (finalizados los cursos de bachillerato).
  • Candidatos/as con niveles de educación superior (técnico o universitario) serán considerados, y su experiencia será considerada de acuerdo con su nivel de formación académica.
Experiencia laboral
  • Se requiere de 6 años (o dependiendo de su nivel de formación académica) de experiencia progresiva en el área de administración de proyectos.
  • Será valorada la experiencia en seguimiento y asistencia financiera en proyectos desarrollados con organismos internacionales.
  • Experiencia en el uso de computadores y programas de software de oficina (MS Office 2003 y/o versiones más recientes); conocimiento de intermedio a avanzado de hojas de cálculo
Idiomas
  • Se requiere dominio completo del idioma español
  • Conocimientos del idioma inglés será valorado

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Independiente (contrato regular mensual).  Contrato Regular Mensual:  Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
Nivel de Contrato:  LICA 6 
Duración de Contrato: al 31/12/2018 con posibilidades de renovación de acuerdo a buen desempeño y disponibilidad de fondos.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 


Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET) a las 16:00 horas de Guatemala.
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados/as.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El/La candidato/a seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

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  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Panamá
  • Grade: LICA-6, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Legal - Broad
    • Banking and Finance
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2018-05-30

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