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SIEGE DAKAR – SUPPLY OFFICER/CHARGE D’APPROVISIONNEMENT H/F – POSTE NATIONAL

Dakar

  • Organization: ALIMA - Alliance for International Medical Action
  • Location: Dakar
  • Grade: Level not specified - Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Logistics
    • Supply Chain
    • Logistics/Procurement
    • Peace and Development
  • Closing Date: Closed

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE:

  1. Le patient d’abord
  2. Révolutionner la médecine humanitaire
  3. Responsabilité et liberté
  4. Améliorer la qualité de nos actions
  5. Faire confiance
  6. L’intelligence collective

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 3 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 10 pays d’Afrique. En 2018 nous projetons de travailler dans 41 projets dont 10 projets de recherche axés sur la malnutrition, le virus Ebola et la fièvre de Lassa. L’ensemble de ces projets se feront en appui aux autorités sanitaires nationales à travers plus de 320 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 294 structures de santé). Alima intervient en réponse à des crises humanitaires et les patients sont au coeur de toutes nos actions. Nous travaillons en partenariat dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde.

L’EQUIPE ALIMA : plus de 1800 personnes oeuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 3 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, Ouverture/Fermeture.

TYPOLOGIE DU POSTE

LIEU DU POSTE : Dakar, Sénégal

OBJECTIF PRINCIPAL

Contribuer à assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des activités d’approvisionnement (gestion des commandes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion du fret) dans le respect des normes et procédures d’approvisionnement d’ALIMA.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Le Supply Officer rend compte au Responsable Service.

Il collabore avec les autres services au siège et dans les missions ALIMA.

MISSIONS ET ACTIVITES

Responsabilités principales :

· Assurer une gestion efficiente de l’approvisionnement dans le respect des procédures mises en place, et proposer des ajustements (si nécessaire) ;

· Planifier et assurer les activités quotidiennes de l’approvisionnement du siège ;

· Maitriser les procédures bailleurs en fonction du type d’approvisionnement et en assurer la bonne application ;

· Apporter des idées pour construire et animer une chaîne d’approvisionnement efficace et innovante au service des opérations humanitaires et à la hauteur des ambitions d’ALIMA ;

· Assurer les contacts avec les fournisseurs/prestataires de service, évaluer les marchés, récolter et traiter les données (prix, qualité, fiabilité, disponibilité…) pour la mise à jour de la base de données fournisseurs ;

· Apporter du support technique aux missions sur les questions d’approvisionnement ;

· Assurer la gestion des outils de suivi des flux d’approvisionnement et garantir la cohérence des données d’approvisionnement traitées ;

· Contribuer à la mise en œuvre et à l’utilisation efficiente des outils standards de gestion de la chaîne d’approvisionnement ;

· Responsable de l’archivage et de la correspondance et/ou cohérence entre les différents documents d’approvisionnement ;

· Assurer une communication fluide avec tous les services, toutes les missions ALIMA ou tous les autres acteurs interagissant dans la chaîne d’approvisionnement ;

· Contribuer à la rédaction du rapport d’activités selon la période définie ;

· Mettre en place un système de communication avec les projets pour la collecte des données ;

Objectifs spécifiques :

SIEGE DE DAKAR :

· Assure la gestion et le suivi des commandes au niveau du siège : encodage, demande des prix, fait valider les commandes auprès des différentes personnes habilitées, suit les achats et les livraisons ;

· Réceptionne les factures liées aux achats, vérifie la cohérence avec les commandes relatives, les faits valider et suit les paiements des fournisseurs ;

· Consolide et développe les dossiers fournisseurs nationaux (listes fournisseurs, listes de prix…) ;

· Participe aux réunions avec les interlocuteurs approvisionnement (fournisseurs, transitaires, douanes, etc.) ;

· Contribue à la mise en œuvre des contrats d’achats siège ;

· Assure le bon suivi des stocks papeterie et produits d’hygiène au niveau du siège ;

· Assure l’archivage des documents d’approvisionnement ;

MISSIONS :

· Assure la gestion des commandes de missions ALIMA traitées par le siège : réceptionne les commandes, cherche les validations auprès des différents responsables respectifs, assure l’encodage, l’achat et leur expédition sur terrain ;

· Suit les reliquats et tient les missions régulièrement informées sur l’évolution du traitement de leurs commandes ;

· Communique avec les missions sur les différentes contraintes liées à l’approvisionnement ;

EXPERIENCE, COMPETENCES ET QUALITES

Formations

o Bac + 3 ou plus

o Formation en gestion de l’approvisionnement ou formation jugée équivalente

Expérience

o Deux années d’expérience sur un poste similaire ;

o Expérience dans la gestion des approvisionnements dans un programme humanitaire est un atout.

Compétences techniques

o Très bonne maitrise des outils informatiques.

o Connaissance de la suite logicielle libre ODOO.

Qualités requises

o Capacité d’autonomie

o Capacité d’analyse et sens critique

o Sens de l’organisation et rigueur

o Capacité d’adaptation, diplomatie et patience

o Capacité d’écoute importante

o Capacité à travailler en équipe

o Capacité à travailler sous pression

o Motivation pour le milieu associatif et l’action humanitaire

LANGUES

La maîtrise du français (lu, écrit, parlé) et de l’anglais est indispensable.

CONDITIONS

Nature et Durée du contrat : CDD de droit sénégalais d’une durée de 6 mois.

Il s’agit d’un poste ouvert uniquement en national.

Date de prise de poste : dès que possible

Salaire : selon expérience

Autre prise en charge :

  • Assurance soins de santé

  • 5 semaines de congés payés par an

Documents à envoyer: Pour postuler, merci d’envoyer votre dossier à candidature@alima.ngo avec en sujet la référence « Supply Officer - DAKAR ». Il comportera votre CV actualisé ainsi qu’une Lettre de Motivation. Merci d’indiquer votre date de disponibilité.

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