Consultation nationale pour l’élaboration du manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable des fonds Gavi-RSS2 pour le Ministère de la Sante et de la Population

1. Historique et Contexte : Depuis près de deux (02) décennies, la République Centrafricaine a connu plusieurs séries de troubles militaro-politiques. Depuis fin 2012, une crise militaro-sécuritaire majeure qui a mené au d'importants déplacements de population, une déstabilisation de l'organisation des soins de santé, et une dépendance croissante de des organisations non-gouvernementales (ONGs) et des partenaires techniques et financiers (PTFs) dans le financement et la prestation de services de santé pour la population. Les principaux goulots du système de santé sont l'insuffisance de l'offre des services surtout liée au faible niveau des ressources humaines, la faible capacité de financement, les faiblesses dans la gouvernance et des mécanismes de coordination, la non fiabilité de l'information sanitaire.

Dans ce contexte, la RCA avait bénéficié en 2014 d'une réallocation du soutien Gavi-RSS en cours jusqu'en fin 2016 pour recentrer le solde de la subvention sur une série de priorités adaptée aux évolutions du contexte et aux conditions spécifiques de fonctionnalité et de sécurité. Au regard des conditions spécifiques du pays, la RCA a bénéficié en janvier 2015 la RCA d'une nouvelle allocation du soutien RSS2 de Gavi.

2. Justification : La gestion transitoire des fonds du projet RSS2 a été déléguée à l’UNICEF pour les 18 premiers mois conformément à la convention tripartite entre le Ministère en charge de la Santé, Gavi et UNICEF et sur la base du plan d’action. Après la période transitoire de 18 mois, le Ministère de la Santé reprendra la gestion financière si sa capacité est jugée satisfaisante après évaluation. A cet effet, une Unité de Gestion du Projet (UGP) a été mise en place et un appui sera apporté à l’unité durant cette période transitoire pour renforcer ses capacités de gestion. C’est dans ce cadre qu’il a été planifié dans le projet la mise en place d’un système de gestion financière et l’élaboration d’un manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable des fonds Gavi-RSS. A cet effet, un (e) consultant (e) national(e) est recherché(e) pour développer ledit manuel de procédures. L’activité s’inscrit dans le produit 1.2 du programme de coopération RCA-UNICEF et est en lien avec l’activité 1.2.5. : <>. Les partenaires de mise en œuvre du projet RSS2 étant l’UNICEF et l’OMS et conformément aux recommandations de la mission de suivi de Gavi du 14 mars 2018, le Ministère de la Santé et de la Population (MSP) a sollicité l’appui de l’UNICEF pour le recrutement du consultant national en vue d’assurer le transfert de compétences pour permettre à    l’Unité de Gestion du Projet au MSP d’assurer la fonction de gestion des fonds après la période transitoire de 18 mois.

3. But et Objectifs : Le but de la consultance est d’élaborer un manuel de procédures administratives, financières et comptables des fonds de soutien RSS/Gavi qui sera un document de référence pour la mise en place d’un système de gestion informatise fiable par le Ministère de la Santé.

4. Méthodologie et Approche Technique :  la démarche méthodologique suivra les étapes suivantes :
   -  Exploitation des documents existants au sein du Ministère de la Santé et de ses Directions techniques, notamment les statuts, le Règlement intérieur, l’organigramme, etc. 
   -  Analyse du fonctionnement des services et interview en cas de besoin les staffs des Directions Techniques en place
   -  Recherche documentaire par le consultant
   -  Rédaction du manuel de procédures qui tienne compte des réalités et aléas au sein des Directions Techniques
   -  Restitution du draft 0 du manuel au cours d’un atelier de pré-validation.
   -  Rédaction et transmission de la monture finale du manuel de procédures qui devra être validé par écrit par le Ministère de la Santé et de la Population.

5. Tâches, Résultats Attendus et Délais

Activités/tâches  (insérer des lignes additionnelles si nécessaire)

Résultats attendus/deliverables

Délais/Time-frame

• Faire la revue des documents existants au sein du Ministère de la Santé et des Directions techniques

• Une revue documentaire complète est faite

3 jours

• Analyser le fonctionnement et interviewer en cas de besoin les staffs des Directions Techniques en place

• Résultat analyse disponible

3 jours

• Rédiger le manuel de procédures qui tiennent compte des réalités et aléas au sein des Directions Techniques

• Draft 0 du manuel disponible

7 jours

• Restituer le draft 0 au cours d'un atelier de pré-validation  

• Le draft 0 du manuel est disponible et comprend :
• Le plan de traçabilité des transactions financières  
• Le plan de capitalisation des pièces comptables et justificatives de dépenses
• Les procédures, règles et principes admises dans le cadre de l'accord avec l'alliance Gavi en matière de gestion administrative, comptable et financière
• Une définition claire des roles et responsabilités (taches) des Directions Techniques et de chaque poste de l'organigramme

1 jour

• Rédiger et transmettre la monture finale du manuel de procédures

• Document final du manuel

7 jours

6. Lignes de supervision:

Le consultant travaillera sous la supervision du chef section survie et développement de l'UNICEF RCA

 7. Qualifications et Connaissances :
 -Etre titulaire d’un diplôme universitaire (Maîtrise, DESS, DEA, Doctorat) en sciences de gestion et comptabilité
 -Avoir au moins cinq années d’expériences dans le domaine des procédures de gestion de projet ou d’organisations
 -Avoir une maîtrise de l’élaboration des manuels de procédures administratives, comptables et financières
 -Connaissance des procédures des bailleurs de fonds, incluant l’alliance GAVI
 -Avoir une connaissance du système comptable et financier de la RCA et de l’Afrique Centrale
 -Avoir une maîtrise de l’outil informatique notamment du système comptable informatisé de l’Afrique centrale 
 -Etre capable de travailler dans une équipe multiculturelle et pluridisciplinaire
 -Avoir une bonne aptitude à la communication interpersonnelle
 -Avoir une capacité bonne d’analyse
 -Etre flexible et capable de travailler sous pression.
 
** Joindre le P11, CV et au moins 3 références /

Note : tous les candidats devront soumettre une proposition financière qui sera définit par rapport à la nature et au niveau de complexité de la consultance, d’une part, et le budget disponible, d’autre part.

8. . Conditions de Travail :
   Le / la consultant (e) devra disposer de son ordinateur personnel et sera basé au sein de la Direction des Etudes et de la Planification à Bangui. En cas de nécessité, il pourra accéder au réseau internet de l’UNICEF via le Wifi.
   Il / elle devra justifier une couverture personnelle par une assurance santé en cours de validité qui le couvre en cas d’une évacuation médicale pendant toute la durée de la consultation. L’UNICEF ne lui offre pas d’assurance santé.
   Le consultant est tenu de se conformer strictement aux exigences de sécurité en vigueur à l’UNICEF et aux dispositions sécuritaires du Système des Nations Unies en RCA.
   Le consultant sera basé à Bangui et pour ses déplacements à Bangui, le consultant se chargera d’arranger sa propre logistique. 
   Les honoraires du consultant national seront pris en charge par l’UNICEF et seront fixes selon les normes de l’UNICEF en la matière et en conformité avec le contrat qui sera établi entre le consultant et UNICEF
   Les couts des ateliers ne seront pas inclus dans le contrat du consultant ; ils seront assurés par l’UNICEF sur la base de requêtes soumises par le MSP.

9. Instruction spécifique /informations complémentaires (si nécessaire) :
   Toutes les demandes doivent contenir les documents suivants :
   I. Proposition de projet technique qui comprend :
   - Note explicative sur la compréhension des TDR et les raisons de la soumission
   - Présentation de l’approche méthodologique
   - Profil du consultant
   - Noms et coordonnées actuelles des personnes de références
   - Listes des documents élaborés ou publications pertinentes
   II. Proposition financière : une structure de frais détaillée couvrant tous les couts liés à la consultation à savoir : honoraires, perdiems, déplacements.

10. Date souhaitée de début de la consultance : 15 /06/2018

11. Date de fin de la consultance : 05/07/2018