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Chef d'Equipe/Chef du Bureau de Gestion du Programme - PMO

Niamey

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Niamey
  • Grade: Senior level - IICA-4, International Individual Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: Closed

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Background Information - Senegal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

Background Information - Job-specific

Dans le cadres des partenariats signés avec ses clients, La Plateforme Opérationnelle de l’Afrique de l’Ouest Francophone est amenée à fournir des services d'assistance technique, de gestion de projets d'infrastructure et de gestion de programmes, en intégrant des experts hautement qualifiés et expérimentés au sein des institutions clientes.

L'objectif du programme est de réduire la pauvreté grâce à la croissance économique au Niger. Les activités spécifiques comprennent la réhabilitation et l'entretien d'environ 180 km de routes pavées et non revêtues ainsi que l'amélioration de l'irrigation d'environ 13 000 hectares de terres agricoles.

Avec une équipe de 32 personnes basée à Niamey, l'UNOPS fournit une assistance technique et un soutien administratif et de gestion au gouvernement, ce qui devrait se poursuivre pendant encore cinq ans. Le budget global du programme est d'environ 437 millions de dollars.

Dans ce cadre l'UNOPS est à la recherche d'un(e) Responsable du Bureau de Gestion du Programme – PMO qui aura pour responsabilité la réussite de la mise en œuvre du projet. Elle/Il devra pour cela planifier et gérer toutes les étapes de la mise en œuvre, afin d'obtenir les résultats attendus. Son rôle sera de veiller à ce que le management, les procédures, méthodes et pratiques de mise en œuvre soient en accord avec les normes de gestion recommandées par les institutions clientes  et l’UNOPS.

La ou le Responsable du Bureau de Gestion du Programme – PMO assurera ainsi l’assurance qualité du projet au sein des Unités de Gestion du Programme.  Elle/Il veillera à ce que soit faite une sélection adéquate et cohérente des activités à mettre en œuvre, et à maintenir un équilibre entre les priorités opérationnelles et les changements, à la facilitation de la gouvernance et de la prise de décision et à la mise en place des ressources et capacités nécessaires à une mise en œuvre efficace. Là où le Responsable du Bureau de Gestion du Programme – PMO sera le premier point de contact entre le client et l'UNOPS. Elle/Il fera le lien entre le personnel de l'UNOPS basée au niveau projet, l’équipe de gestion du programme basée au niveau du Hub à Dakar, et le reste de l’UNOPS. En dehors du PMO, elle/il sera le superviseur des chefs d’équipe des différents projets faisant parties du Programme dont il/elle aura la responsabilité. 

Functional competencies

Les fonctions et services du Responsable du Bureau de Gestion du Programme – PMO sont les suivants :

Alignement stratégique des activités du programme : s’assurer que le client se focalise sur les activités participant à la stratégie et à l’atteinte des objectifs du programme, à travers un appui à la prise de décisions 

Appui à la gestion du programme et des projets : appuyer le client dans la livraison des produits et des résultats définis dans le programme, à travers une mise en œuvre efficace des projets et activités prévus 

Meilleures pratiques : atteinte des plus hauts standards de gestion, en encourageant l’application constante des meilleures pratiques de mise en œuvre.

Résumé des fonctions:

Appui à la gestion du portefeuille

Mise en place, planification et clôture du programme

Suivi et rapports

Gestion des parties prenantes

Assurance Qualité

Gestion des connaissances et innovation

Gestion des ressources 

1. Appui à la gestion du portefeuille

En collaboration avec l'équipe PMO, fournir des niveaux d’appui appropriés à la gestion du programme et un soutien administratif à l’équipe exécutive du client sur toutes les activités du programme, tout en appliquant les normes en vigueur et les meilleures pratiques, en conformité avec les politiques et procédures du partenaire 

Améliorer si nécessaire la méthodologie de gestion de programmes/projets existante afin d’améliorer la mise en œuvre du programme et de ses composantes 

Promouvoir les bonnes pratiques de gestion du programme, des projets et de leurs activités au sein de l’équipe de l’institution cliente et servir de liaison et de canal de communication entre l’Exécutif et les équipes de mise en œuvre du programme et des projets 

Contribuer directement à la supervision des opérations 

Fournir des conseils et des directives sur les activités du programme et la gestion des projets en conformité avec le contrat et les documents encadrant le programme 

Assurer le développement, la mise en œuvre et, si nécessaire, l’amendement, des budgets et des organigrammes, en assurant des synergies au sein de l’institution cliente 

Assurer la liaison avec les chefs d’Unité de l’institution cliente et les appuyer sur toutes les questions liées à la gestion des finances et des actifs du projet 

Élaborer et établir les systèmes de suivi des dépenses du Bureau de Gestion du Projet (PMO), en complément aux outils en ligne de l’institution cliente et de l’UNOPS, afin d'assurer une planification efficace, des prévisions justes et un suivi constant de l’exécution du projet.

2. Mise en place, planification et clôture du programme

Faciliter le développement de plans généraux de mise en œuvre du programme, des projets et des activités, tout en définissant les étapes intermédiaires nécessaires à la réalisation du projet dans son ensemble 

Développer suivre et maintenir les interdépendances entre les projets 

Aux fins de la clôture du projet, fournir un appui (ou superviser un représentant) au point focal désigné par l’organisation auprès du partenaire 

Faciliter le développement et la mise en place des outils de gestion de programme, des projets et des activités

3. Suivi et rapports

Préparer et publier des rapports réguliers du programme, des projets et des activités, conformément aux lignes directrices du donateur en matière de production de rapports 

Revoir régulièrement l'état d’avancement du programme, des projets et des activités, en évaluant les critères de performance (étendue du projet, coût, délais et qualité)  

Alimenter des outils de suivi et des rapports tel que requis par les procédures de l’institution cliente et du partenaire 

Définir et instaurer des procédures permettant aux parties prenantes du programme d’identifier et de prioriser les risques et problèmes, de planifier des réponses et de conseiller l’équipe exécutive sur les mesures d’atténuation à mettre en œuvre

Assurer le suivi continu et l'analyse des données de livraison selon le tableau de bord de gestion du programme

Dans le cadre du suivi de l’avancement, assurer que tous les projets mettent à jour et soumettent régulièrement leur état d’avancement vers les étapes intermédiaires et fixent des objectifs, tout le long du cycle du projet. Assurer la progression des projets et remonter l’information en cas de problème 

Établir une base de référence du programme, des projets et des activités (délais, coûts, qualité et étendue), et suivre les performances par rapport à celle-ci

Définir et instaurer un processus formel de contrôle des changements du projet, en particulier les changements ayant un impact sur la base de référence et les résultats 

Fournir à l’Exécutif les rapports et les informations pertinentes afin d’appuyer l’équipe de gestion du programme.

4. Gestion des parties prenantes

Élaborer les profils des parties prenantes et faciliter l’identification et l’analyse des parties prenantes aux niveaux du programme et des projets 

Faciliter et appuyer la formulation de stratégies de gestion des parties prenantes 

Coordonner l’engagement des parties prenantes, en assurant un suivi efficace des interventions au sein des activités du programme en favorisant les synergies avec les services transversaux d’appui aux activités

Coordonner et suivre les communications internes relatives aux activités et à la remonté de l’information au niveau de l’Exécutif

5. Assurance Qualité 

Travailler avec les départements d'audit interne et de finance pour assurer que le programme est conforme aux exigences d’audit 

Assurer la conformité avec les normes définies par le partenaire pour la gestion des programmes / projets 

Coordonner les contrôles qualité des documents de projet/programme et des livrables 

Assurer le contrôle de la qualité des produits de gestion (documents des activités et rapports)

6. Gestion des connaissances et innovation

Encadrer et favoriser les activités de renforcement des capacités, afin de construire les capacités du personnel sur le long terme et de façon durable, autant au niveau du personnel du l’UNOPS et l’équipe de l’institution cliente

Fournir des formations aux Managers et aux parties prenantes sur les bonnes pratiques en matière de gestion de programme, de projets et des activités 

Interagir activement avec les gestionnaires de projet, afin de partager des études de cas, les leçons apprises et les meilleures pratiques 

Fournir un retour d’expérience aux « Chefs de Pratiques» sur les politiques et directives de travail afin de parvenir à une amélioration continue des politiques de l’UNOPS 

Définir et instaurer des procédures permettant de collecter, d’analyser et de partager les leçons apprises pendant la mise en œuvre du programme et des projets. S’assurer que ces procédures soient bien appliquées

7. Gestion des ressources

En étroite collaboration avec les chefs d’équipe PMO-Infrastructure, gérer l’allocation des ressources ainsi

Soutenir le bureau sous régional situe à Dakar (Sénégal) pour le recrutement, l'intégration et le suivi des performances du personnel 

Promouvoir et soutenir une culture d'apprentissage par la responsabilisation des individus et des équipes dans l’identification de leurs besoins d'apprentissage et offrir un accès facile et flexible aux formations pour maintenir et développer les compétences du personnel

Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes les plus élevées de conduite et d’éthique soient respectées.

Résultats 

La ou le Responsable du Bureau de Gestion du Programme – PMO a un impact direct sur la réalisation des résultats du programme en soutenant l'Exécutif dans la mise en œuvre de méthodes et de stratégies de gestion de projet optimale, en assurant la gestion des risques et la réduction des coûts. 

Competencies FR

  Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.
  Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
  Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
  Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
  Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
  Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
  Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
  Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Education/Experience/Language requirements

A. Education

Être titulaire d’un Masters en ingénierie civile et/ou en architecture et/ou, dans tout autre domaine en lien avec la gestion de projet.

Une combinaison d’une licence et de 2 années d'expérience professionnelle supplémentaires   pertinente peut être acceptée au lieu des exigences  décrites ci-dessus
Certification

Certification PRINCE2® Practitioner ou Project Management Professional (PMP) est hautement souhaitable.

Les certifications Programme/Project Management Professional (MSP®) ou PMI-PgMP/PMI-PMP seraient un atout.
B. Expérience professionnelle 

Avoir un minimum de 10 ans d'expérience professionnelle pertinente et progressive, en particulier dans le domaine de la gestion de projet avec une expérience réussie de mise en œuvre et / ou de suivi des programmes et des projets

Une expérience de travail dans la gestion d’un PMO est essentielle

Une connaissance détaillée des méthodes, règlements et outils de gestion de projet, d'achats et de gestion financière internationalement acceptés, est requise

Une forte expérience dans l'analyse des données, rapports de gestion et des outils et systèmes de gestion de l'information est requise

Une expérience professionnelle dans les pays d’Afrique sub-saharienne est requise

Une expérience dans la gestion de grandes équipes multiculturelles et composées de professionnels fortement expérimentés est requise

Une connaissance et expérience en administration/ gestion des procédures opératoires des Institutions Financières Internationales (IFIs) est un avantage

Une maitrise du logiciel Microsoft Project ou Primavera est un atout

C. Connaissances linguistiques 
Une maitrise parfaite de l’anglais et du français est essentielle




Contract type, level and duration

Contract type: International ICA
Contract level: IICA-4
Contract duration: 1 an renouvelable selon les résultats de performance

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

 
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