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Asociado/a de adquisiciones, Multiple positions

Lima

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Lima
  • Grade: Administrative support - LICA-7, Local Individual Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Engineering
    • Procurement
  • Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

“UNOPS cumple una función crítica de prestación de servicios de gestión para nuestras operaciones vitales de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. He visto muchos ejemplos de la ayuda que prestan esas actividades a aquellos que sufren en regiones convulsionadas del mundo. UNOPS ayuda a los países a emprender la senda hacia un futuro más estable, prestándoles asistencia en la construcción de caminos, escuelas y clínicas, la remoción de minas terrestres, la celebración de elecciones democráticas y muchas otras tareas.” Ban Ki-moon, Secretario General de las Naciones Unidas  25 de mayo de 2009  
La misión de UNOPS es ampliar la capacidad del sistema de las Naciones Unidas y de sus asociados para ejecutar operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo que revisten importancia para las personas necesitadas.
Trabajando en algunos de los entornos mas desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es satisfacer en todo momento las necesidades de las entidades asociadas, prestándoles servicios de gestión que se ajusten a las más altas normas mundiales de calidad, rentabilidad y celeridad.

UNOPS emplea a mas de 6000 personas y a través de sus socios crea miles de oportunidades de empleo en las comunidades locales. Con sede en Copenhagen, Dinamarca, una red de 5 oficinas regionales y más de 20 Centros de Proyecto. UNOPS lleva a cabo operaciones en más de 80 países.

La Oficina Regional de América Latina y el Caribe de UNOPS, con sede en Panamá, apoya a los centros de operaciones y proyectos de UNOPS en toda la región, brindando supervisión financiera de proyectos, adquisición de bienes y servicios y administración de recursos humanos. La oficina ayuda a garantizar que los proyectos se ejecuten con los más altos estándares, proporcionando una base de conocimiento compartida y asegurando que las mejores prácticas y lecciones aprendidas se difundan entre los proyectos.

Functional Responsibilities

Bajo la orientación y supervisión directa de la Coordinadora de Adquisiciones el/la Asociado/a de Adquisiciones garantiza la prestación de servicios de apoyo eficiente y oportuno en las adquisiciones y administración de contratos para los diferentes programadores en un área geográfica relevante. El/la Asociado/a de Adquisiciones  promueve una orientación centrada hacia el cliente, la calidad y la búsqueda de resultados y proporciona soporte para el personal de adquisiciones correspondiente. En el desempeño de sus funciones el/la Asociado/a en Adquisiciones trabaja con minima supervisión en actividades operativas y enlace con los oficiales de apoyo al programa de la UNOPS, jefe de asesores técnicos, gerentes de cartera y ayudantes de cartera con el fin de garantizar el mejor apoyo. 

En particular, el/la Asociado/a de Adquisiciones realizará las actividades descritas a continuación:
 
Resumen de resultados clave:

1. Apoyo a las adquisiciones de servicios transaccionales
2. La planificación de las adquisiciones y los sistemas 
3. Solicitudes/adquisición y contratación
4. Ofertas y licitaciones
5. Administración de contratos
6. Gestión de equipo (si aplica)
7. Gestión del conocimiento

1. Apoyo a las adquisiciones de servicios transaccionales

Garantiza el cumplimiento de las actividades de adquisiciones transaccionales de UNOPS, normas, reglamentos, políticas y estrategias, incluida la realización de lo siguiente:

  • Ejecutar las medidas necesarias para incorporar la sostenibilidad en el proceso de adquisiciones. 
  • Sumisiones correctamente presentadas a los comités de contratos y bienes (CPC).
  • La integridad de la documentación para la preparación/procesamiento de órdenes de compra, contratos, LTA o sus enmiendas.
  • Provisión de datos de los proveedores del mercado mediante la realización de investigaciones de mercado de rutina para determinar las fuentes de suministros, usando el Mercado Global de las Naciones, y de otras fuentes externas.
  • Alimentación, mejora y mantenimiento de la base de datos de proveedores locales, garantizar la actualización periódica de los datos.
  • Información de bases de datos, ficheros y registros de todas las adquisiciones y mantenerse actualizado.
  • Realizar informes sobre el estado de los procesos, según sea necesario.


2. La planificación de las adquisiciones y los sistemas

Garantiza el suministro de personal y equipo de apoyo a la planificación de las adquisiciones y los sistemas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Colaborar con el equipo de proyecto (personal y directivos) en la preparación de su plan de adquisiciones;
  • Colaboración en la implementación de un sistema de gestión de adquisiciones en materia de planificación, adjudicación, gestión y supervisión de todos los asuntos relacionados con las adquisiciones solicitadas.
  • Mantenimiento y actualización de los procesos de supervisión de adquisiciones para proyectos y suministro de información sobre órdenes de compra;
  • Enlace constante con los proveedores y el consignatario hasta la entrega segura de los bienes.


3. Solicitudes/adquisición y contratación

Supervisa los procesos de soporte para la adquisición y contratación, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Remitir las propuestas a la entidad solicitante sobre las modalidades para el suministro de bienes, obras y servicios, incluyendo los plazos para cada etapa del proceso de adquisición.
  • Revisar que las requisiciones estén completas;
  • Preparar de manera completa y adecuada las requisiciones para equipos y materiales, los términos de referencia y declaración de trabajos para la preparación de la RFP, SDP y la ITB, asegurándose de minas/aprobación por las respectivas dependencias de la peticiones
  • Redacción de cartas, memorandos, correo electrónico, etc., la vigilancia de los progresos y el enlace con los proveedores durante todo el ciclo de adquisiciones; la investigación y la resolución de los problemas posteriores a la orden y de los informes de progreso en materia de adquisiciones.
  • Dar respuestas a consultas de los proyectos, clientes, empresas, etc. en cuanto a asuntos relacionados con adquisiciones
  • Preparar informes mensuales sobre temas de adquisiciones;
  • Actuar como enlace con la unidad logística o proyectos en la recepción de los bienes, equipos y servicios en vista de obtener un informe de entrega adecuado, RIR (Informe de recibo e inspección), certificados pertinentes, una adecuada toma de inventario.
  • Tener disponible todos los documentos necesarios para propósitos de revisión o auditoria;
  • Mantener actualizada la base de datos, información en intranet sobre normas de contratación y herramientas, lista de mejores proveedores, contratistas y prestadores de servicios, actividades y estadísticas.

4. Ofertas y licitaciones

Supervisa el equipo/personal que proporciona los siguientes servicios de apoyo a  los procesos de licitación y adjudicación, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Preparación de las listas cortas de contratistas y proveedores para compras;
  • Preparación y publicación de EOI, RFQ, ITB, RFP u otros documentos de licitación que sean requeridos, asegurando la conformidad con las plantillas de UNOPS o buscando la aprobación legal en caso se requiera realizar alguna modificación.;
  • Junto con el área/proyecto solicitante, revisar y evaluar las ofertas o propuestas recibidas, elaborar contratos y preparar documentación necesaria para presentar ante los comités de aprobación que corresponda.  
  • Preparación de los documentos a ser presentados ante los Comités de aprobación (local o en sede), sustentar el caso ante el comité en caso sea requerido. 
  • Mantener los registros de presentaciones ante los Comités de aprobación. 

5. Administración de contratos

Garantiza que el equipo provea el eficiente apoyo para la administración de contratos, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Seguimiento de la firma de contratos por parte de los proveedores;
  • Asegurar la suficiencia de fondos en el sistema de UNOPS (oneUNOPS) y la obtención de aprobaciones pertinentes para su aprobación.
  • La difusión del anuncio de contrato y adjudicación;
  • Mantenimiento de contratos y el sistema de archivo;
  • Mantenimiento de bases de datos y listas de mejores proveedores, contratistas y prestadores de servicios, actividades y estadísticas.
6. Gestión de equipo, si aplica.
  • Facilita la contratación y la prestación de servicios de alta calidad y resultados del equipo supervisado a través de una eficaz planificación del trabajo, la gestión del desempeño, coaching y el fomento del aprendizaje y el desarrollo.
  • Proporciona supervisión, garantizando el cumplimiento por parte de los miembros del equipo con las políticas existentes y las mejores prácticas.
7. Gestión del conocimiento

  • Organizar, facilitar y/o realizar entrenamientos e iniciativas de aprendizaje para el personal de adquisiciones
  • Ofrecer una sólida contribución a las redes de conocimiento y comunidades de práctica mediante la síntesis de las lecciones aprendidas y la difusión de las mejores prácticas en materia de adquisiciones
  • Recopilar los comentarios, ideas y conocimientos internos sobre los procesos y las mejores prácticas. 

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education

  • Se requiere aportar diploma de educación secundaria finalizada (equivalente a High School Diploma o Secondary School Diploma).
  • Se valorará aportar estudios a Nivel Universitario, de preferencia en: Administración, Contabilidad, Economía, Ingeniería o carreras afines.




Experience

  • Se requiere aportar mínimo 07 años de experiencia relevante en la prestación de servicios de apoyo en adquisiciones para organizaciones del sector público o privado; nivel nacional o internacional.
  • Se valorará aportar experiencia en supervisión de personal en servicios de apoyo a las adquisiciones.
  • Se valorará aportar experiencia en supervisión de personal en la contratación de servicios de apoyo. 
  • Experiencia en Organismos Internacionales será altamente valorada.

Languages

  • Se requiere dominio del idioma Español.
  • Conocimiento del idioma Inglés es valorable.


Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Individual Loca - LICA (Por sus siglas en Inglés). Este es un contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural. Nivel del Contrato: Local, Nivel 7 (LICA 7). 

Los/las candidatos/as deberán ser nacional de Perú o contar con residencia/permiso de trabajo vigente en Perú al momento de aplicar a esta vacante.
Duración del contrato: 03 meses iniciales. Con opción a renovación sujeto a desempeño satisfactorio y necesidades de negocio.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.  Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio  laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.


Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). (17:00 hrs Lima, Perú) 
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

“UNOPS cumple una función crítica de prestación de servicios de gestión para nuestras operaciones vitales de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. He visto muchos ejemplos de la ayuda que prestan esas actividades a aquellos que sufren en regiones convulsionadas del mundo. UNOPS ayuda a los países a emprender la senda hacia un futuro más estable, prestándoles asistencia en la construcción de caminos, escuelas y clínicas, la remoción de minas terrestres, la celebración de elecciones democráticas y muchas otras tareas.” Ban Ki-moon, Secretario General de las Naciones Unidas  25 de mayo de 2009

La misión de UNOPS es ampliar la capacidad del sistema de las Naciones Unidas y de sus asociados para ejecutar operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo que revisten importancia para las personas necesitadas.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es satisfacer en todo momento las necesidades de las entidades asociadas, prestándoles servicios de gestión que se ajusten a las más altas normas mundiales de calidad, rentabilidad y celeridad.

Presente en el Perú desde 1992, UNOPS asiste a sus socios en el gerenciamiento de proyectos, la gestión de recursos humanos, la adquisición de bienes y servicios, así como la ejecución y la supervisión de obras. UNOPS ha ayudado a implementar más de 2.000 millones USD de inversión pública en Perú, en línea con las normas internacionales y en asociación con los organismos nacionales para contribuir al logro de los objetivos de desarrollo del país.

El equipo de UNOPS en Perú trabaja con sus asociados apoyando proyectos para la mejora de la salud, el acceso a los servicios básicos, el medio ambiente y el desarrollo sostenible, así como la justicia, la gobernanza.


Additional information
TDR_Asociado de adquisiciones LICA7.pdf (389 KB) 

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