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Assistente de Projetos - Unidade de Gestão de Projetos

Brasília (Brazil)

Background

Visando alinhar a estrutura organizacional ao CPD 2017-2021 e as prioridades dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS), o novo desenho do portfólio do Programa do PNUD inclui três linhas de trabalho que se fortalecem mutuamente, desenhadas em torno de três eixos:

1.Pessoas e Prosperidade: focando em redução de pobreza, políticas sociais, parcerias público-privadas, mercados inclusivos e crescimento.

2.Planeta: com foco em meio ambiente, biodiversidade, mudança do clima, redução de risco de desastres, químicos e Protocolo de Montreal.

3.Paz: visando a promoção da prevenção da violência, justiça, transparência, práticas anticorrupção, direitos humanos, desenvolvimento de capacidades locais.

A adoção de caminhos para o desenvolvimento sustentável é uma área prioritária do trabalho do PNUD no Brasil, visando desenhar e implementar caminhos que conectem pobreza, desigualdade e exclusão enquanto transformam capacidades produtivas, evitando a depredação irreversível do capital social e natural na implementação do Portfólio de Projetos da Unidade PLANETA.

Nesse sentido, conforme registrado na publicação “Documentos Temáticos - Objetivos de Desenvolvimento Sustentável 1, 2, 3, 5, 9, 14”, lançada em junho de 2017, as Nações Unidas entendem que, em “um cenário de mudança do clima, formas inovadoras e sustentáveis de produção baseadas na utilização racional dos recursos naturais e na preservação da agro e biodiversidade são indispensáveis”. Dessa forma, a integração inovadora entre métodos tradicionais e tecnologias e conhecimentos oferecidos pelas ciências aplicadas exigem a criação ou atualização de marcos legais que fomentem a produção familiar agroecológica e sustentável. Nesse sentido, o Marco Legal sobre a Biodiversidade Brasileira (Lei 13.123/2015 e decreto 8.772/2016) dispõe sobre o acesso ao patrimônio genético, sobre a proteção e o acesso ao conhecimento tradicional associado e sobre a repartição de benefícios para a conservação e uso sustentável da biodiversidade”. Esse é um tema no qual “toda a sociedade brasileira está envolvida porque o patrimônio genético pertence a todas as pessoas e seu uso equilibrado poderá trazer benefícios para toda a humanidade”.

A Unidade PLANETA do PNUD incentiva as discussões e o fortalecimento de capacidades para que o Brasil possa não apenas realizar a gestão do acesso e repartição de benefícios derivados do uso de recursos genéticos (ABS) e conhecimento tradicional associado (CTA), como também melhorar tanto os benefícios globais da biodiversidade como os múltiplos benefícios nacionais e locais, decorrentes do uso sustentável, acessível e inovador das plantas medicinais nos ecossistemas brasileiros. Nesse sentido, a Unidade PLANETA implementa dois projetos com grande potencial de transformação: “Fortalecimento da Capacidade Institucional do Sistema Nacional de Acesso e Repartição de Benefícios nos termos do Protocolo de Nagoia”, uma iniciativa inovadora que inclui o PNUD, o Governo brasileiro e o Banco Interamericano de Desenvolvimento – BID, e “Uso Sustentável, Acessível e Inovador de Recursos de Biodiversidade e Conhecimento Tradicional Associado em Cadeias de Valor Fitoterápico Promissoras no Brasil”, ambos coordenados tecnicamente pelo Ministério do Meio Ambiente (MMA).

Para apoiar a execução dos projetos sob responsabilidade da Unidade PLANETA, foi criada uma Unidade Gestora de Projetos (UGP). A UGP tem a responsabilidade, entre outras funções, de: (i) realizar o planejamento operacional, gerenciar e executar projetos, incluindo a supervisão direta das atividades contratadas junto à consultores, bem como aquelas que serão implementadas por meio do MMA, se for o caso; (ii) coordenar a gestão dos recursos financeiros e dos contratos; (iii) preparar relatórios de gestão para o MMA, BID e PNUD, incluindo relatórios anuais e propostas para a gestão adaptativa dos projetos, se necessário, e com base nas contribuições do Plano de Monitoramento e Avaliação dos Projetos; (iv) promover articulações interinstitucionais; e (v) difundir os resultados dos projetos.

A UGP será composta pelo(a) Gerente e pelo(a) assistente de projetos.

Duties and Responsibilities

O presente Termo de Referência tem por objetivo contratar um (a) Assistente de Projetos para UGP vinculada à Unidade PLANETA. O (a) Assistente de Projetos será membro da equipe de Projetos e trabalhará sob a coordenação do (a) Gerente de Projetos.

Serão responsabilidades do (a) Assistente de Projetos, entre outras funções: auxiliar na execução e monitoramento dos projetos, assistir nas atividades operacionais e exercer quaisquer outras funções que tenham relevância direta à implementação dos projetos. Assim, o/a Assistente de Projetos também deverá observar e garantir a adequada gestão administrativa e financeira, de acordo com os procedimentos do PNUD e do BID, quando aplicável. Como resultado, espera-se que este posto venha contribuir na implementação exitosa das atividades previstas, bem como na execução e controle das ações comprometidas no escopo de cada projeto.

O (a) assistente será responsável por prestar assistência operacional aos projetos sob a responsabilidade da Unidade PLANETA, o que implica, mas não limitadas, às seguintes atividades:

1.       Operacionais, tais como: manutenção dos arquivos eletrônicos e físicos atualizados, aquisição de material de escritório, monitoramento dos contratos do common service; controle de entradas e saídas de correspondências protocoladas e/ou registradas pelo registro ou ECT, reservas de sala de reunião, registros de entrada de consultores, representantes de empresas ou funcionários do MMA/outros no prédio do PNUD; elaborar rascunhos de correspondências e memorandos internos ou externos em português ou inglês; entre outras tarefas correlatas;

2.       Termos de Referências: preparar rascunhos para processos licitatórios para processos de seleção de consultores, compra de bens e serviços, bem como para processos licitatórios simplificados para serviços ou compras abaixo de USD 5.000,00 (o limite pode variar conforme regra do PNUD); elaboração de minutas de documentos contratuais, tais como Contratos, Memorandos de Entendimento, dentre outros, e acompanhamento dos processos licitatórios e monitoramento dos contratos assinados e atividades acordadas;

3.       Recrutamento de Recursos Humanos: acompanhar e monitorar o cronograma dos processos em andamento de contratos SCs e ICs;

4.       Relatórios: Assistência na elaboração de relatórios de progressos, planos de trabalhos anuais e relatórios finais;

5.       Reuniões: Assistência na realização de reuniões tripartites e de reuniões técnicas locais ou externas, elaborando atas de reuniões;

6.       Eventos: Assistência na organização e realização de treinamentos, missões, encontros técnicos, seminários, entre outros. Nesta atividade, inclui providências relacionadas às viagens, transportes e hospedagens de convidados nacionais e internacionais, incluindo providenciar a emissão de passagens e diárias; elaboração de agendas e demais atividades relacionadas;

7.       Parceiros: Manter atualizada a lista de contatos dos projetos e parceiros. Manter relações cordiais de trabalho com todos os parceiros do PNUD, especialmente no atendimento às demandas apresentadas pelas contrapartes na implementação dos projetos e atividades, assegurando a entrega de serviços de qualidade, rápidos e eficazes.

8.       Regras: Acompanhamento das regras administrativas, financeiras e operacionais do PNUD - Programme and Operations Policy and Procedure (POPPs) e Internal Control Framework (ICF)” - a fim de alertar à equipe sobre atualizações ou realização de alguma atividade que não esteja de acordo com as mesmas.

Sistema ATLAS:

8.1.    Providenciar ações necessárias para vendors novos ou atualizações e acompanhar a sua devida aprovação e efetivação no sistema.

8.2.    Criar requisições de compras. No caso de processos de licitação de pessoa física ou jurídica, acompanhar o processo de publicação do edital lançado por meio de uma requisição de compras aprovada e tomar as providências que forem requeridas pela Unidade de Compras a fim de agilizar o processo. Uma vez o processo finalizado, acompanhar aprovação da Ordem de Compra, emissão do contrato e assinatura do mesmo tanto por parte da empresa ou pessoa física ganhadora como também do Representante Residente do PNUD;

8.3.    Criar vouchers para pagamentos de faturas. No caso de contratação de serviços prestados, conduzir processos de licitação simplificada de acordo com as regras do PNUD.

8.4.    Monitorar a efetivação dos pagamentos solicitados, inclusive providenciar documentação complementar ou submissão nova para solicitação de pagamento; sempre que necessário.

8.5.    Monitorar a execução financeira dos projetos: refletir no ATLAS revisões orçamentárias de remanejamento de recursos, de realocação de recursos, substantivas, mandatárias e finais; elaborar prestações de contas financeiras para doadores dos projetos, subsidiar solicitações e acompanhamento do andamento de solicitações de autorizações relacionadas ao projeto (solicitações de ASL, autorizações DIM, repasse de recursos, dentre outros relevantes aos projetos de seu portfolio).

8.6.    Refletir documentação de suporte de acordo com a emissão de requisição de compras e vouchers emitidos no ATLAS para aprovação do Gerente e/ou Oficial de Programa, conforme o caso, e emissão à Unidade de Compras ou de Finanças.

Sistema EXTRANET:

8.7.    Criar Requisição de compras na Extranet e refletir documentação de suporte para aprovação do Gerente e/ou Oficial de Programa, conforme o caso, e emissão à Unidade de compras ou de Finanças;

8.8.    Revisar contratos de pessoa física e enviar para aprovação do Gerente e/ou Oficial de Programa, conforme o caso.

9.       Executar outras tarefas requeridas pela Coordenação da Unidade PLANETA no contexto dos objetivos, deveres, atividades e responsabilidades desta função.

Competencies

Competências Corporativas:

Demonstrar integridade perante aos modelos e valores éticos da ONU;

Promover a visão, missão e objetivos estratégicos do PNUD;

Dispor da sensibilidade e adaptabilidade aos valores e diferenças culturais, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade; e

Tratar a todos de forma justa e sem favoritismo.

Competências Funcionais:

Gerência do Conhecimento e da Aprendizagem

Promover a gerência do conhecimento no PNUD, a cultura do aprendizado e o bom ambiente no escritório por meio da liderança e de exemplo pessoal;

Conhecimento em assuntos de desenvolvimento, planejamento e interdisciplinaridade;

Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento do conhecimento pessoal em uma ou mais áreas práticas, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos; e

Buscar e aplicar o conhecimento, informação e as melhores práticas dentro e fora do PNUD.

Efetividade de Desenvolvimento e Operacional

Habilidade em organizar coordenar o planejamento para resultados orientados, monitoramento e avaliações;

Bom conhecimento em assuntos de desenvolvimento, particularmente aqueles pertinentes ao PNUD;

Bons conhecimentos sobre técnicas de avaliação, incluindo as dimensões metodológicas e operacionais, e habilidade de conectar assuntos em diferente nível: corporativo e nacional;

Habilidade em coordenar a formulação, implementação, monitoramento e avaliação de projetos e programas de desenvolvimento;

Bom conhecimento das Guias do PNUD sobre Gerência de Resultados; e

Boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação.

Required Skills and Experience

Educação:

  • Nível superior completo.

Requisitos:

  • Experiência profissional mínima de 6 anos em áreas de administração e/ou gestão de projetos e/ou finanças;
  • Comprovada experiência em monitoramento de atividades decorrentes de contratos, projetos e/ou acordos e em assistência administrativa e financeira em projetos de cooperação técnica internacional ou nacional;
  • Conhecimento em informática (pacote Office) e sistematização de dados e informações;
  • Experiência na organização técnica e logística de reuniões, seminários, capacitações e treinamentos;
  • Fluência em Português e nível intermediário de Inglês;
  • Desejável experiência na área de meio ambiente;
  • Desejável experiência em compras (aquisições);
  • Desejável conhecimento das regras de licitação do BID.

Outros:

  • Nacionalidade brasileira ou legalmente autorizado a trabalhar no Brasil.

Candidaturas:

Apenas as candidaturas cadastradas no site do PNUD, link “Oportunidades” - “APPLY NOW”, tendo o formulário P11 do PNUD devidamente preenchido e enviado dentro do prazo, serão examinadas.

Não serão emitidos recibos individuais de confirmação da candidatura devido ao volume de candidaturas.

O PNUD está empenhado em garantir a diversidade da força de trabalho em termos de nacionalidade, gênero e cultura. Os indivíduos pertencentes a grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se candidatar. Todas as candidaturas serão tratadas com sigilo.

Devido ao grande volume de candidaturas recebidas, apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Brasília (Brazil)
  • Grade: SB-3, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2018-07-22

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