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Human Resources Assistant

Conakry (Guinea)

Background

Le PNUD est le réseau mondial de développement dont dispose le système des Nations Unies. Il prône le changement, et relie les pays aux connaissances, expériences et ressources dont leurs populations ont besoin pour améliorer leur vie. Nous sommes présents sur le terrain dans 166 pays, les aidant à identifier leurs propres solutions aux défis nationaux et mondiaux auxquels ils sont confrontés en matière de développement. Pour renforcer leurs capacités, ces pays peuvent s'appuyer à tout moment sur le personnel du PNUD et son large éventail de partenaires. Les dirigeants du monde se sont engagés à atteindre les objectifs de développement pour le Millénaire, dont l'objectif primordial est de diminuer de moitié la pauvreté d'ici à 2015. Le réseau du PNUD relie et coordonne les efforts faits aux niveaux mondial et national en vue d'atteindre ces objectifs. Nous nous attachons à aider les pays à élaborer et partager des solutions aux problèmes touchant aux questions suivantes :

Le PNUD aide les pays en développement à mobiliser et utiliser l'aide internationale efficacement. Dans toutes nos activités, nous encourageons la protection des droits de l'homme et favorisons la participation active des femmes.

Sous la responsabilité générale du Représentant Résident Adjoint chargé des opérations et sous la supervision directe de la Responsable de l’Unité, le volontaire Assistant aux RH, exécute les tâches qui lui incombent en respectant les règles et procédures de gestion des Ressources         Humaines du PNUD. Le volontaire promeut une approche client en totale adéquation avec les règles et procédures du PNUD. Il travaillera en étroite collaboration avec les Opérations, le Programme et les équipes de projets du Bureau.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe de la spécialiste Administration et RH, le/la volontaire sera chargée des tâches suivantes :

  • Accomplir des tâches Administratives et RH sous la supervision de la spécialiste Admin et RH ;
  • Mettre à jour de façon systématique divers documents mandataires comme le fichier des cours mandataires du PNUD ;
  • Mettre à jour et suivre la gestion des fiches de présence mensuelles avec les leave monitor du bureau ;
  • Classer et veiller à   la mise à jour des fiches au besoin ;
  • Mettre à jour le fichier de paiement des charges sociales des détenteurs de SC
  • Assister l’organisation des tests écrits et des interviews lors des recrutements ;
  • Assister le paiement des frais liés au gardiennage et au carburant pour le personnel international et procède au classement ;
  • Faire le suivi des dossiers soumis pour signature au niveau de la direction ;
  • Participer à la mise à jour de tout document mandataire du PNUD
  • Appuyer la rédaction des courriers administratifs dans le domaine des ressources Humaines ;
  • Faire le suivi des courriers entrant et sortant ;
  • Classer les documents de manière cohérente et accessible aux collègues de l’unité ;
  • Assurer toutes autres tâches en lien avec son poste, nécessaires à la bonne marche de l’unité et à la demande son superviseur.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :

  • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
  • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
  • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
  • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
  • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ;
  • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Competencies

Compétences liées au PNUD

  1. Démontre son intégrité par le respect des valeurs et de l’éthique des Nations Unies.
  2. Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD
  3. Respecte les différences culturelles, de genre, de religion, de race, d’âge et de nationalité.
  4. Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme

Compétences liées au poste :

Gestion des Connaissances et Apprentissage :

  1. Facilite et promeut le partage des connaissances et la pratique de l’apprentissage dans le Bureau.
  2. Approfondissement des connaissances relatives aux questions de développement.
  3. Approfondi continuellement ses connaissances et participe activement à un ou plusieurs groupes de pratiques.

Développement et Efficacité Opérationnelle :

  1. Très bonne capacité en nouvelle technique de gestion de l’information
  2. Capacité à améliorer les processus de gestion de l’unité et à mettre en place de nouveaux systèmes le cas échéant.
  1. Démontre son ouverture d’esprit et sa capacité aux changements.

Required Skills and Experience

Education :

Niveau de qualification : BAC+ 3 en Gestion des ressources Humaines, Administration des affaires ou droit.

Expérience : 2 ans d’expérience progressive nationale et/ou internationale en gestion des Ressources Humaines  

Capacité informatique : Très bonne connaissance des outils de gestion de l’information et l’utilisation de logiciels (MS Office, Atlas etc…)

Types de qualifications :

Une expertise démontrée dans le domaine de spécialité, une capacité à adopter de bon jugements; un haut niveau d’autonomie, d’initiative personnelle, et une capacité d'initiative et de prise en charge rapide; la volonté d'accepter des responsabilités et la capacité à travailler de façon autonome en respectant les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité; la capacité à gérer l'information objective, précise et confidentielle; être réactif et prendre en compte les bénéficiaires.

Remarques sur l’expérience :

  • Motivation à contribuer à la paix et au développement et à servir les autres ;
  • Bonne aptitude interpersonnelle, en réseautage (networking) et en communications ;
  • Volonté à contribuer au travail en tant que membre d’une équipe ;
  • Flexibilité et ouverture à l’apprentissage et aux nouvelles expériences ;
  • Respect de la diversité et adaptabilité aux autres cultures, environnements et conditions de vie.

Compétences linguistiques :       

  • Parfaite maîtrise du français et débutant en Anglais
  • Excellentes qualités de communication écrite et orale ;

Domaine d’expertise : Gestion des Ressources Humaines Administration ;                                                                                                                             

Compétences et valeurs :

  • Intégrité et professionnalisme : expertise dans le domaine de spécialité et capacité à faire preuve de discernement démontrée; haut degré d'autonomie, d'initiative personnelle et capacité de se prendre en charge; volonté d'accepter des responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité; la capacité à gérer l'information objective, précise et confidentielle; réactivité et orientation vers le client.
  • Engagement à l'apprentissage continu : fait montre d'initiative et de volonté d'apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d'expertise ; capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail.
  • Communication: fait montre de compétences interpersonnelles; de bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité d'effectuer des présentations, des options d'articuler et de positions de façon concise; capacité à prendre et défendre des recommandations; capacité à communiquer et faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et rester utile envers le personnel, tout en étant objectif, sans montrer l'intérêt personnel; la capacité de transférer des informations et des connaissances à un large éventail de différents groupes cibles;
  • Responsabilité : mature et responsable ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation.
  • Volonté de perfectionnement : de l’initiative et la volonté d'apprendre de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ; capacité d'adaptation aux changements dans l'environnement de travail.
  • Planification et organisation : efficacité organisationnelle et des compétences et la capacité de gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et en temps opportun de résolution de problèmes ; capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre le travail ; capacité à travailler sous pression, avec des délais courts, et de gérer plusieurs projets / activités.
  • Le travail d'équipe et le respect de la diversité : aptitude à travailler efficacement à travers les frontières organisationnelles ; aptitude à établir et entretenir des partenariats efficaces et du travail harmonieux.

Disclaimer

United Nations Volunteers is an equal opportunity programme which welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, nationality and culture.

United Nations Volunteers reserves the right to select one or more candidates from this announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this opening for other openings with United Nations Volunteers with similar assignment description, experience and educational requirements.

Préambule :

Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires des Nations Unies contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.

A cet égard, les Volontaires des Nations Unies prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales.

Durant toute leur affectation, les Volontaires des Nations Unies font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.

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Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Conakry (Guinea)
  • Grade: National UN Volunteer - Locally recruited Volunteer
  • Occupational Groups:
    • Human Resources
    • Administrative support
  • Closing Date: 2018-07-24

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