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Assistente Administrativo e Financeiro

Brasília

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Brasília
  • Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
  • Closing Date: Closed

Background

O estabelecimento de uma Casa da ONU para a organização das Nações Unidas é um componente importante do Programa de Reforma das Nações Unidas do Secretário-Geral. O objetivo das premissas comuns (Common Premises) é construir laços mais estreitos entre o pessoal das Nações Unidas e promover uma presença mais unificada no nível do país, de maneira econômica.

Esta posição é importante e para destacar a adesão do país ao plano de reforma da UNDG, que coloca o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) em uma posição central para coordenar e fornecer coerência a todas as atividades operacionais das Nações Unidas (ONU) no país, assim o apoio funcionará em estreita colaboração com as agências.

Este posto foi criado para apoiar as Agências da ONU no que tange aos aspectos administrativos e financeiros, visando garantir um bom funcionamento, e prestação de serviços consistentes, sendo o PNUD o provedor dos serviços. Esta posição terá como principal função o elo de ligação entre o PNUD e as Agências.

O presente Termo de Referência tem por objetivo estabelecer os parâmetros para a seleção de profissional para atuar como Suporte às Agências ONU bem como descrever as atividades que estarão sob a responsabilidade deste profissional.

O/a Assistente Administrativo e Financeiro será membro da equipe de Operações, trabalhará sob a liderança geral do Representante Residente do PNUD e sob a supervisão direta do Coordenador da Unidade de Administração e em articulação com os demais coordenadores das Unidades de Operações e Agências da ONU.  

O suporte prestado por este profissional contribuirá para a implementação bem-sucedida dos serviços providos pelo PNUD Brasil para Agências das Nações Unidas.

Como resultado, espera-se a implementação exitosa das atividades previstas, imprimindo maior agilidade à condução de processos e tramites administrativos e logístico relativo aos projetos e atividades desenvolvidas além de assegurar que as Políticas e Regras do PNUD sejam exercidas.

O profissional ficará baseado em Brasília, DF na Casa da ONU no Brasil.

Duties and Responsibilities

Será de responsabilidade do (da) Assistente Administrativo e Financeiro apoiar as atividades relativas à implementação dos projetos fornecendo serviços comuns e operacionais em termo de qualidade e precisão, às seguintes atividades:

Atividades Operacionais:

  • Apoiar na preparação de Plano de Trabalho e Orçamento do Common Premises, bem como atividades de suporte as agencias, para a sua implementação e aprovação do Comitê de Gestão;
  • Elaborar e consolidar relatórios gerenciais relacionados às atividades de prestação de serviços para as Agências da ONU.
  • Apoiar a organização de missões e reuniões, incluindo providenciar a emissão de passagens e pagamento de diárias, preparação de agendas e atividades relacionadas;
  • Auxiliar na elaboração dos Termos de Referências para os processos de compra de bens e serviços, bem como na elaboração de minutas de documentos tais como: Contratos, Memorando de Entendimento, etc.);
  • Monitorar o cronograma acordado nos contratos assinados e as atividades acordados nos Memorandos de Entendimento; manter contatos com os clientes, assegurando a execução das atividades planejadas e propor linhas e planos de ação para ajustes nos cronogramas de execução, caso necessário;
  • Assistência na organização e realização de reuniões locais e externas;
  • Responder mensagens das agencias;
  • Manter relações cordiais de trabalho com todos os parceiros do PNUD, especialmente no atendimento às demandas apresentadas pelas Agências, assegurando a entrega de serviços de qualidade, rápidos e eficazes. Realizar contato direto com as contrapartes para levantamentos diversos.

Atividades relacionadas ao Sistema Atlas:

  • Monitorar a execução financeira do projeto: apoiar nas revisões orçamentárias do projeto; solicitar e acompanhar o andamento de solicitações de autorizações relacionadas ao projeto e elaborar prestações de contas financeiras;
  • Providenciar ações necessárias para novos Vendors ou atualizações e acompanhar a sua devida aprovação e efetivação no sistema;
  • Criar requisições de compras, acompanhar processo de licitação quando pertinente, acompanhar aprovação de Ordem de Compras e processo de emissão de contratos para assinatura das partes;
  • Criar vouchers para pagamento de faturas e revisar a documentação de suporte de acordo com Finance Autorization;
  • Providenciar ações corretivas em vouchers não postados, erro de budget e outros;
  • Conduzir processos licitatórios simplificados para serviços ou compras abaixo de USD 5.000;
  • Solicitar e monitorar a efetivação de pagamentos, providenciando documentação complementar, quando providenciar postagem de documentação comprobatória nas plataformas corporativas;
  • Criar documentos de transferência e /ou correção de recursos (GLJE), de acordo com as regras e regulamentos do PNUD.

Atividades relacionadas aos sistemas Corporativos:

  • Criar Requisição de compras e refletir documentação de suporte para aprovação e emissão à Unidade de Administração ou de Finanças;
  • Analisar documentação de suporte de Vendors e Vouchers;
  • Manter-se atualizado sobre as regras administrativas, financeiras e operacionais do PNUD: Programme and Operations Policy and Procedure (POPPs) a fim de alertar às equipes sobre atualizações ou realização de alguma atividade que não estejam de acordo com as mesmas.

Atividades Gerais:

  • Manter arquivos eletrônicos e físicos atualizados e bem organizados; apoiar à Unidade de Administração e de Finanças para a boa gestão documental preparando-os para auditoria.
  • Elaborar documentos e materiais para reunião tais como pautas, atas, apresentações, documentos, etc;
  • Prover relatórios quantitativos e qualitativos de ordem técnica para avaliação e acompanhamento das atividades, sempre que requisitado;
  • Apresentar as informações técnicas de maneira sistematizada e no formato requerido para comunicações oficiais, materiais de divulgação, reuniões, seminários, treinamentos e outros;
  • Executar outras tarefas requeridas pela Unidade de Operações no contexto dos objetivos, deveres, atividades e responsabilidades de sua função.

Competencies

Competências Corporativas:

  • Demonstrar integridade perante aos modelos e valores éticos da ONU;
  • Promover a visão, missão e objetivos estratégicos do PNUD;
  • Dispor da sensibilidade e adaptabilidade aos valores e diferenças culturais, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade; e
  • Tratar a todos de forma justa e sem favoritismo.

Competências Funcionais:

  • Gerência do Conhecimento e da Aprendizagem;
  • Promover a gerência do conhecimento no PNUD, a cultura do aprendizado e o bom ambiente no escritório por meio da liderança e de exemplo pessoal;
  • Conhecimento em assuntos de desenvolvimento, planejamento e interdisciplinaridade;
  • Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento do conhecimento pessoal em uma ou mais áreas práticas, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos; e
  • Buscar e aplicar o conhecimento, informação e as melhores práticas dentro e fora do PNUD.

Efetividade de Desenvolvimento e Operacional:

  • Habilidade em organizar coordenar o planejamento para resultados orientados, monitoramento e avaliações;
  • Bom conhecimento em assuntos de desenvolvimento, particularmente aqueles pertinentes ao PNUD;
  • Bons conhecimentos sobre técnicas de avaliação, incluindo as dimensões metodológicas e operacionais, e habilidade de conectar assuntos em diferente nível: corporativo e nacional;
  • Habilidade em coordenar a formulação, implementação, monitoramento e avaliação de projetos;
  • Bom conhecimento nas Guias do PNUD sobre Gerência de Resultados; e
  • Boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação.

Gerência e Liderança:

  • Construir fortes relações com os clientes e atores externos, focando no impacto e resultado para o cliente e nas respostas positivas a avaliações críticas;
  • Abordagens consistentes de trabalho com energia e positividade, além de atitudes construtivas;
  • Demonstrar abertura para mudanças e habilidade para gerenciar complexidades; e
  • Demonstrar capacidade de trabalho em equipe, habilidade em resolução de conflitos e capacidade para repassar conhecimentos.

Required Skills and Experience

Educação: 

Nível superior em qualquer área que seja relevante ao cargo.

Experiência:

Experiência profissional, de no mínimo, 6 anos;

Experiência relevante em assistência administrativa e financeira;

Experiência na organização técnica e logística de reuniões, seminários, capacitações e treinamentos;

Proficiência no uso de computadores e pacote office (MS Word, Excel, Power Point, etc.) e conhecimento em sistematização de dados e informações baseados na web;

Desejável experiência em elaboração e monitoramento de contratos, projetos, acordos ou planejamento estratégico de atividades.

Idioma:

Proficiência em português;

Conhecimento intermediário em inglês.

Outros:

Nacionalidade brasileira ou legalmente autorizado/a a trabalhar no Brasil.

Importante:

PNUD dá oportunidades iguais a todos os candidatos e incentiva particularmente os afro-brasileiros e mulheres a se candidatarem.

Candidaturas:

Apenas as candidaturas cadastradas no site do PNUD, link “Oportunidades” - “APPLY NOW”, tendo o formulário P11 do PNUD devidamente preenchido e enviado dentro do prazo, serão examinadas.

Não serão emitidos recibos individuais de confirmação da candidatura devido ao volume de candidaturas.

O PNUD está empenhado em garantir a diversidade da força de trabalho em termos de nacionalidade, gênero e cultura. Os indivíduos pertencentes a grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se candidatar. Todas as candidaturas serão tratadas com sigilo.

Devido ao grande volume de candidaturas recebidas, apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
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