Assistente Administrativo e Financeiro
Brasília
- Organization: UNDP - United Nations Development Programme
- Location: Brasília
- Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Closing Date: Closed
Background
O estabelecimento de uma Casa da ONU para a organização das Nações Unidas é um componente importante do Programa de Reforma das Nações Unidas do Secretário-Geral. O objetivo das premissas comuns (Common Premises) é construir laços mais estreitos entre o pessoal das Nações Unidas e promover uma presença mais unificada no nível do país, de maneira econômica.
Esta posição é importante e para destacar a adesão do país ao plano de reforma da UNDG, que coloca o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) em uma posição central para coordenar e fornecer coerência a todas as atividades operacionais das Nações Unidas (ONU) no país, assim o apoio funcionará em estreita colaboração com as agências.
Este posto foi criado para apoiar as Agências da ONU no que tange aos aspectos administrativos e financeiros, visando garantir um bom funcionamento, e prestação de serviços consistentes, sendo o PNUD o provedor dos serviços. Esta posição terá como principal função o elo de ligação entre o PNUD e as Agências.
O presente Termo de Referência tem por objetivo estabelecer os parâmetros para a seleção de profissional para atuar como Suporte às Agências ONU bem como descrever as atividades que estarão sob a responsabilidade deste profissional.
O/a Assistente Administrativo e Financeiro será membro da equipe de Operações, trabalhará sob a liderança geral do Representante Residente do PNUD e sob a supervisão direta do Coordenador da Unidade de Administração e em articulação com os demais coordenadores das Unidades de Operações e Agências da ONU.
O suporte prestado por este profissional contribuirá para a implementação bem-sucedida dos serviços providos pelo PNUD Brasil para Agências das Nações Unidas.
Como resultado, espera-se a implementação exitosa das atividades previstas, imprimindo maior agilidade à condução de processos e tramites administrativos e logístico relativo aos projetos e atividades desenvolvidas além de assegurar que as Políticas e Regras do PNUD sejam exercidas.
O profissional ficará baseado em Brasília, DF na Casa da ONU no Brasil.
Duties and Responsibilities
Será de responsabilidade do (da) Assistente Administrativo e Financeiro apoiar as atividades relativas à implementação dos projetos fornecendo serviços comuns e operacionais em termo de qualidade e precisão, às seguintes atividades:
Atividades Operacionais:
- Apoiar na preparação de Plano de Trabalho e Orçamento do Common Premises, bem como atividades de suporte as agencias, para a sua implementação e aprovação do Comitê de Gestão;
- Elaborar e consolidar relatórios gerenciais relacionados às atividades de prestação de serviços para as Agências da ONU.
- Apoiar a organização de missões e reuniões, incluindo providenciar a emissão de passagens e pagamento de diárias, preparação de agendas e atividades relacionadas;
- Auxiliar na elaboração dos Termos de Referências para os processos de compra de bens e serviços, bem como na elaboração de minutas de documentos tais como: Contratos, Memorando de Entendimento, etc.);
- Monitorar o cronograma acordado nos contratos assinados e as atividades acordados nos Memorandos de Entendimento; manter contatos com os clientes, assegurando a execução das atividades planejadas e propor linhas e planos de ação para ajustes nos cronogramas de execução, caso necessário;
- Assistência na organização e realização de reuniões locais e externas;
- Responder mensagens das agencias;
- Manter relações cordiais de trabalho com todos os parceiros do PNUD, especialmente no atendimento às demandas apresentadas pelas Agências, assegurando a entrega de serviços de qualidade, rápidos e eficazes. Realizar contato direto com as contrapartes para levantamentos diversos.
Atividades relacionadas ao Sistema Atlas:
- Monitorar a execução financeira do projeto: apoiar nas revisões orçamentárias do projeto; solicitar e acompanhar o andamento de solicitações de autorizações relacionadas ao projeto e elaborar prestações de contas financeiras;
- Providenciar ações necessárias para novos Vendors ou atualizações e acompanhar a sua devida aprovação e efetivação no sistema;
- Criar requisições de compras, acompanhar processo de licitação quando pertinente, acompanhar aprovação de Ordem de Compras e processo de emissão de contratos para assinatura das partes;
- Criar vouchers para pagamento de faturas e revisar a documentação de suporte de acordo com Finance Autorization;
- Providenciar ações corretivas em vouchers não postados, erro de budget e outros;
- Conduzir processos licitatórios simplificados para serviços ou compras abaixo de USD 5.000;
- Solicitar e monitorar a efetivação de pagamentos, providenciando documentação complementar, quando providenciar postagem de documentação comprobatória nas plataformas corporativas;
- Criar documentos de transferência e /ou correção de recursos (GLJE), de acordo com as regras e regulamentos do PNUD.
Atividades relacionadas aos sistemas Corporativos:
- Criar Requisição de compras e refletir documentação de suporte para aprovação e emissão à Unidade de Administração ou de Finanças;
- Analisar documentação de suporte de Vendors e Vouchers;
- Manter-se atualizado sobre as regras administrativas, financeiras e operacionais do PNUD: Programme and Operations Policy and Procedure (POPPs) a fim de alertar às equipes sobre atualizações ou realização de alguma atividade que não estejam de acordo com as mesmas.
Atividades Gerais:
- Manter arquivos eletrônicos e físicos atualizados e bem organizados; apoiar à Unidade de Administração e de Finanças para a boa gestão documental preparando-os para auditoria.
- Elaborar documentos e materiais para reunião tais como pautas, atas, apresentações, documentos, etc;
- Prover relatórios quantitativos e qualitativos de ordem técnica para avaliação e acompanhamento das atividades, sempre que requisitado;
- Apresentar as informações técnicas de maneira sistematizada e no formato requerido para comunicações oficiais, materiais de divulgação, reuniões, seminários, treinamentos e outros;
- Executar outras tarefas requeridas pela Unidade de Operações no contexto dos objetivos, deveres, atividades e responsabilidades de sua função.
Competencies
Competências Corporativas:
- Demonstrar integridade perante aos modelos e valores éticos da ONU;
- Promover a visão, missão e objetivos estratégicos do PNUD;
- Dispor da sensibilidade e adaptabilidade aos valores e diferenças culturais, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade; e
- Tratar a todos de forma justa e sem favoritismo.
Competências Funcionais:
- Gerência do Conhecimento e da Aprendizagem;
- Promover a gerência do conhecimento no PNUD, a cultura do aprendizado e o bom ambiente no escritório por meio da liderança e de exemplo pessoal;
- Conhecimento em assuntos de desenvolvimento, planejamento e interdisciplinaridade;
- Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento do conhecimento pessoal em uma ou mais áreas práticas, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos; e
- Buscar e aplicar o conhecimento, informação e as melhores práticas dentro e fora do PNUD.
Efetividade de Desenvolvimento e Operacional:
- Habilidade em organizar coordenar o planejamento para resultados orientados, monitoramento e avaliações;
- Bom conhecimento em assuntos de desenvolvimento, particularmente aqueles pertinentes ao PNUD;
- Bons conhecimentos sobre técnicas de avaliação, incluindo as dimensões metodológicas e operacionais, e habilidade de conectar assuntos em diferente nível: corporativo e nacional;
- Habilidade em coordenar a formulação, implementação, monitoramento e avaliação de projetos;
- Bom conhecimento nas Guias do PNUD sobre Gerência de Resultados; e
- Boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação.
Gerência e Liderança:
- Construir fortes relações com os clientes e atores externos, focando no impacto e resultado para o cliente e nas respostas positivas a avaliações críticas;
- Abordagens consistentes de trabalho com energia e positividade, além de atitudes construtivas;
- Demonstrar abertura para mudanças e habilidade para gerenciar complexidades; e
- Demonstrar capacidade de trabalho em equipe, habilidade em resolução de conflitos e capacidade para repassar conhecimentos.
Required Skills and Experience
Educação:
Nível superior em qualquer área que seja relevante ao cargo.
Experiência:
Experiência profissional, de no mínimo, 6 anos;
Experiência relevante em assistência administrativa e financeira;
Experiência na organização técnica e logística de reuniões, seminários, capacitações e treinamentos;
Proficiência no uso de computadores e pacote office (MS Word, Excel, Power Point, etc.) e conhecimento em sistematização de dados e informações baseados na web;
Desejável experiência em elaboração e monitoramento de contratos, projetos, acordos ou planejamento estratégico de atividades.
Idioma:
Proficiência em português;
Conhecimento intermediário em inglês.
Outros:
Nacionalidade brasileira ou legalmente autorizado/a a trabalhar no Brasil.
Importante:
PNUD dá oportunidades iguais a todos os candidatos e incentiva particularmente os afro-brasileiros e mulheres a se candidatarem.
Candidaturas:
Apenas as candidaturas cadastradas no site do PNUD, link “Oportunidades” - “APPLY NOW”, tendo o formulário P11 do PNUD devidamente preenchido e enviado dentro do prazo, serão examinadas.
Não serão emitidos recibos individuais de confirmação da candidatura devido ao volume de candidaturas.
O PNUD está empenhado em garantir a diversidade da força de trabalho em termos de nacionalidade, gênero e cultura. Os indivíduos pertencentes a grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se candidatar. Todas as candidaturas serão tratadas com sigilo.
Devido ao grande volume de candidaturas recebidas, apenas os candidatos pré-selecionados serão contatados.
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