Gerente de Adquisiciones

Bajo la supervisión directa del/la directora/a de Adquisiciones lleva a cabo licitaciones públicas nacionales e internacionales y los procesos de adjudicación de bienes y servicios asegurando la imparcialidad, Integridad, transparencia y el mejor valor por el dinero.

Trabaja en estrecha colaboración con las unidades de Operaciones, Programas y el equipo de Proyectos dentro de la Oficina de país, mantiene relación con el Staff de la sede del PNUD y de otras oficinas y Agencias del Sistema de Naciones Unidas con el fin de resolver casos complejos relacionados con adquisiciones, para el cumplimiento de los objetivos de los proyectos.

Asegura la competencia efectiva; la imparcialidad y una comprensión cabal por parte de los oferentes de los procesos, garantizando la selección del contratista cuya oferta cumpla con los términos de referencia o especificaciones técnicas requeridas.

Buscar la mayor eficiencia de los procesos minimizando la complejidad de los requisitos de documentación, criterios de evaluación y selección contribuyendo a una mayor eficiencia de la Organización.  Implementa mecanismos de monitoreo adecuado y gestión de administración de contratos.  Emite reportes regulares a la Gerencia del PNUD en México y sede conforme requerido.

Revisa  documentos de licitación, reportes de evaluación y sometimiento de casos a los Comités de revisión de adquisiciones.

• Cumplir de la normatividad en materia de Adquisiciones del PNUD; implementa los lineamientos y políticas en materia de adquisiciones de manera efectiva; vela por el funcionamiento apropiado de la política orientada hacia el cliente.
• Apoyar en la planificación de procesos de adquisiciones de los proyectos y de la oficina de país, considerando tiempos, de publicación, evaluación, contratación de proveedores.
• Llevar control de los planes de adquisiciones dentro de la plataforma corporativa desde la planeación hasta el pago. Dando seguimiento a las fechas comprometidas para todos los hitos del proceso y su actualización en el sistema.
• Contribuir a incrementar la efectividad en los procesos de licitaciones, como consolidación de necesidades dentro de la oficina.
• Controlar los flujos de trabajo que le han sido asignados.
• Sustituir al director o al asistente de adquisiciones en sus funciones, cuando se ausenten por vacaciones o en misión.
• Apoyar al director de adquisiciones en sus funciones, debido a cargas de trabajo.
• Apoyar al Área de Operaciones en alguna actividad que se requiera.
• Apoyo en preparación de documentación para auditorías
• Apoyar procesos inter-agenciales de adquisiciones con Agencias del Sistema de Naciones Unidas.
• Participar en reuniones sobre temas de adquisiciones y contrataciones con el personal de los proyectos, con las contrapartes, y organizar sesiones de aclaraciones con los proveedores de bienes y servicios, así como la documentación requerida para estas reuniones
• Analizar y revisar del cumplimiento de requisitos para los diferentes métodos de selección, a través de actas de apertura, minutas, revisión y registro de ofertas, etc.
• Organizar procesos de adquisiciones incluyendo la preparación y publicación en sitios WEB de PNUD México, Procurement Notices de UNDP Sede, United Nations Global Market Place, United Nations Development Business, Twitter, Diario Oficial, medios, etc., de las Solitudes de Cotización (SDC), Solicitudes de Propuesta (SDP), Invitaciones a Licitar (IAL) nacionales e internacionales, y la recepción de propuestas, ofertas y cotizaciones en los correos de adquisiciones y en físico.
• Mantener estrecho contacto con Programas y personal de Proyectos para envío de propuestas, dudas y aclaraciones de proveedores.
• Dar mantenimiento constante a la página  WEB del PNUD en cuanto a ampliaciones, licitaciones desiertas, ampliaciones, etc.
• Revisar, ajustar y/o elaborar Términos de Referencia y documentos de licitación (SDP/SDC/IAL), de acuerdo a lo solicitado.
• Garantizar el acceso oportuno a la información a los participantes de los procesos de licitación, publicando con oportunidad las convocatorias, fallos, etc.
• Garantizar que las ofertas, cotizaciones o propuestas que se reciben se conserven adecuadamente  y con la reserva que se requiere, tanto en físico como electrónico.
• Revisar y verificar de la coherencia entre criterios de evaluación, documento de licitaciones e instrucciones a los oferentes.
• Participar como secretarios en los comités de evaluación de los procesos de adquisiciones.
• Gestión de casos para revisión ante los comités de adquisiciones mediante la plataforma ACP on-line. Siendo responsables del cumplimiento de los procesos, coordinando a todas las áreas involucradas.
• Elabora contratos de consultores individuales, empresas y proveedores, resultado de adjudicación de licitaciones o procesos de cotización.
• Realizar la administración de contratos a través de base de datos y en el Sistema Integral de Archivo (FOMS), digitalización, archivos de documentación, elaboración de contratos, enmiendas, finiquitos, seguimiento, pagos, comunicaciones, etc.
• Realizar los procesos de pagos de Certificados de servicio de contratos en el Sistema ERP (ATLAS) para el registro de proveedores, contratistas y consultores (Vendors); creación, modificación, cancelación y cierre de Órdenes de Compra (PO).
• Realizar cotización y compra de bienes solicitados por los proyectos , de acuerdo con las normas y procedimientos aplicables y vigentes para la oficina de país.
• Dar seguimiento a las fechas de entrega de los bienes adquiridos y en su caso a la ejecución de las garantías de calidad.
• Dar seguimiento del reembolso de IVA, transferencias de equipo e inventarios para los proyectos
• Capacitar y asesorar tanto al personal del PNUD como de los proyectos en los procesos de adquisición.
• Elaborar y presentar Reportes con información de procesos de Licitaciones
• Hacer propuestas para el perfeccionamiento de los procedimientos, guías y formatos establecidos.
• Promover la difusión de información especializada para la implementación de una estrategia de adquisiciones y contractual en la Oficina de País, incluyendo procesos licitatorios, consideraciones legales y calidad de administración, entre otras.
• Sintetizar las lecciones aprendidas y mejores prácticas en adquisiciones, de los procesos a su cargo.
• Contribuir de manera activa en las redes y comunidades de conocimiento de la práctica de adquisiciones.
• Capacitar al personal de los Proyectos, Contrapartes, de la oficina del PNUD y de otras Agencias del Sistema de Naciones Unidas, en Normas y Procedimientos en Adquisiciones, de acuerdo a sus conocimientos específicos y experiencia. Así como capacitar en las herramientas tecnologías para el área de adquisiciones, mediante talleres.
• Elaborar, actualizar y difundir los materiales de capacitación, normas, instructivos y formatos a los usuarios de los mismos.
• Elaborar y/o actualizar documentos y formatos estándar de adquisiciones y mantiene los documentos vigentes actualizados, difundiéndolos entre el personal.
• Mantenerse en constante aprendizaje a través de cursos mandatorios de la sede y de las actualizaciones a las Políticas y Procedimientos de Programa y Operaciones del PNUD.
• Elaborar propuestas e implementación de estrategias de recuperación de costos en consulta permanente con el área de Operaciones.
• Reportar mensualmente recuperacion de costos al área financiera derivado de cancelaciones de contratos, reimpresion y firma de contratos, licitaciones canceladas y servicios a agencias administradas por PNUD en materia de adquisiciones.

• Orientación al desempeño: A
• Orientación al cliente: A
• Orientación al cambio: B
• Liderazgo: B
• Efectividad Organizacional: B
• Habilidad Estratégica: B

Otras:

Flexibilidad, Respeto, Honestidad, Confiabilidad, Responsabilidad, Iniciativa, Adaptabilidad, Ética profesional, pensamiento analítico y las relativas a la planeación y organización.

Sentido de responsabilidad, calidad de servicio, habilidad para trabajar en equipo y bajo presión de forma armoniosa. Iniciativa, integridad, ética, valores y discreción.

• Conciencia Organizacional
• Trabajo en Equipo
• Habilidad para trabajar bajo presión y capacidad de manejar actividades múltiples concurrentes
• Transferencia de conocimiento a grupos
• Buena capacidad de redacción y habilidad para el diseño de documentos
• Enfoque de trabajo consistente con una actitud positiva y constructiva
• Sentido de urgencia.
• Amplia capacidad de organización y distribución de responsabilidades.
• Capacidad de análisis financiero.
• Conocimiento de técnicas de negociación
• Excelentes habilidades de Informática, con énfasis en procesadores de texto y hojas de cálculo, así como manejo de Windows, Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, etc.)
• Dominio de internet como herramienta de comunicación y búsqueda de información en páginas de internet.
• Conocimiento basico de sistemas ERP

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.