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ASSISTANT & INFORMATION MANAGEMENT OFFICER

resident

  • Organization: ICRC - International Committee of the Red Cross
  • Location: resident
  • Grade: Mid/Senior level - Mid/Senior
  • Occupational Groups:
    • Statistics
    • Human Resources
    • Administrative support
    • Banking and Finance
    • Information Technology and Computer Science
    • Administration
    • Documentation and Information Management
  • Closing Date: Closed

Raison d’être du poste

L'assistant/e de Division reporte au chef-cheffe de la Division RH Operations et a un lien fonctionnel avec l’unité de la gestion de l’information. Il/elle est le plus proche collaborateur/trice du management de la Division RH Operations (1 Chef de Division, 4 Chefs d’unité, 1 Chef de Centre d’Expertise) composée d’une soixantaine de personnes (dont plus d’une cinquantaine sur le terrain). Il/elle est une pierre angulaire au sein de son équipe, en charge de maintenir une vue globale de l’état d’avancement des affaires de la Divisions qu’il/elle soutient afin de pouvoir apporter son support proactivement au management dans la réalisation de leurs objectifs. Il/elle collabore étroitement avec les autres assistantes de Division et l’assistante de Direction en matière de gestion de l’information, communication interne et pour d’autres dossiers transversaux qui sont sous la responsabilité de cette équipe.

En particulier, il/elle participe au Groupe de positionnement de poste et au Case Management Group, groupes de travail qui visent à accompagner les opérations RH sur le terrain et Siège en termes de soutien à l’implémentation des procès ainsi que conserver le cadre de procédures du département RH.

Par ailleurs, l’assistant/e de la Division RH Operations est le/la partenaire privilégiée du Centre d’Expertise Santé du Personnel en matière d’assistanat. A ce titre, il est attendu du/de la titulaire un respect absolu de la confidentialité médicale, au même titre que le personnel médical de l’unité.

Responsabilités principales

Soutien high-level au management

  • Appui au management de la division dans la rédaction de reporting institutionnel, participation à l’élaboration et suivi d’indicateurs de performance
  • Coordination et contribution à l’exercice annuel de budget et planification stratégique
  • Soutien au management en termes de gestion d’équipe
  • Préparation de l’agenda et prise de notes de diverses réunions managériales
  • Coordination optimale de l’information et des processus de la Division
  • Facilitation de séances d’information/formation sur les outils de travail et politiques internes
  • Gestion de l’agenda du Chef de Division et chef d’unités
  • Coordination et suivi de tous les aspects organisationnels et affaires internes de la Division
  • Rédaction des documents à la signature du management de la Division

Communication interne et externe

  • Participation à l’élaboration et suivi des communications internes de la Division et préparation des interventions externes du management :

- proposition de plans de communication au management

- rédaction, édition et traduction de messages, articles, annonces, discours, …

- production de power-points et autres supports de communication 

- développement de messages-clé, fact-sheets, etc.

  • Réponses aux questions pratiques et de suivi issues d’un public interne ou externe
  • Participation bimensuel à la réunion de transmission de l’équipe secrétariat RH

Dossiers spécifiques

  • Suivi des cas du Case Management Group
  • Suivi des cas du Groupe du Positionnement de Postes
  • Organisation de séminaires métier au siège et sur le terrain et soutien à l’organisation de la semaine de formation pré-déploiement des nouveaux collaborateurs partant sur le terrain
  • Planification et organisation du cours ‘Critical Incident Stress Management’
  • Autres projets et programmes internes de scope, budget et timing variés

Information management

  • Est le focal point pour sa division en matière de gestion de l’information. En tant que tel, évalue et identifie les besoins de la division, contribue activement à la mise en œuvre des programmes/projets liés à la gestion de l’information et s’assure que le cadre est respecté et les procédures cohérentes
  • Ownership et maintenance de documents transversaux et globaux
  • Point focal pour la Division en matière de gestion de l’information
  • Owner de l’espace collaboratif et des pages intranet de lsa Division
  • Mise à jour de différentes bases de données ; contrôle du respect des procédures internes ; diffusion de l’information liée aux mises à jour.
  • Recherche documentaire

Formation et experience requises

  • Au minimum 3 ans d'expérience comme assistant/e dans une organisation internationale ou similiaire
  • Diplôme universitaire ou formation/expérience équivalente (commerce, administration ou autre domaine pertinent + expérience confirmée dans le domaine de l’assistanat à haut niveau et exposition à un milieu international)
  • Certifications professionnelles souhaitées en enterprise content management, gestion de projet ou autre domaine pertinent
  • Formation supérieure universitaire dans un domaine pertinent : un atout déterminant
  • Expérience CICR ou Mouvement ainsi qu’expérience terrain : un atout
  • Expérience dans le domaine RH: un atout
  • Excellente maîtrise orale du français et de l’anglais indispensable (Français C1). Autres langues un atout
  • Esprit de synthèse et excellentes capacités rédactionnelles
  • Compétences informatiques avancés, notamment Suite Microsoft Office, MS SharePoint, Rythmyx et Lotus Notes
  • Connaissance des applications métier VSM, PeopleNet et SAP un atout

Profil souhaité

  • Respect strict de la confidentialité
  • Self-leadership et forte éthique professionnelle
  • Esprit d’équipe avec de fortes aptitudes en communication et interpersonnel, ouverture culturelle
  • Gestion des priorités, organisation et attention au détail
  • Proactivité, autonomie et dynamisme
  • Facultés d'adaptation, disponibilité et ouverture au changement
  • Intérêt et disponibilité pour déplacements internationaux

Information complémentaire

  • Localisation :                      Geneve
  • Type de contrat :                CDI
  • Taux d'activité :                  100%
  • Date de début de contrat : Octobre 2018 ou dès que posible
  • Application deadline :     17.08.2018
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