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Chargé de l'Admin & Fin FCS

goma

Background

L'Unité appui à la stabilisation (UAS) de la MONUSCO, établie au sein du Bureau intégré du DSRSG / RC / HC, coordonne et soutient la mise en œuvre de la Stratégie internationale de la sécurité et à la stabilisation (ISSSS). L'objectif principal de la UAS est d'assurer la cohérence programmatique et financière et la coordination du soutien international dans le cadre du Plan de Stabilisation du GovRDC (STAREC). Le UAS héberge le Secrétariat Technique (ST) du Fonds de cohérence pour la stabilisation (FCS); les postes fixes au sein du ST du FCS sont des membres contractuels du PNUD. Le PNUD joue simultanément le rôle d'agent de gestion pour le FCS, supervisant tous les décaissements de fonds destinés aux PNUNO (ONGI) pour la mise en œuvre du programme ISSSS.
 
Le FCS a été créé en novembre 2015 sur la base des leçons appris de la première phase ISSSS et pour soutenir la mise en œuvre des Plans d'Action et Stratégies de Stabilisation (SPS / PAPS) pour le Nord-Kivu, le Sud-Kivu et Ituri. Le FCS a été identifié par le GovRDC et les membres de la communauté internationale comme une utile clé pour promouvoir une approche plus cohérente, efficace et efficiente de l’exécution des programmes de la stabilisation dans l'est de la RDC.
 
À ce jour, le FCS a mobilisé 40,5 millions USD en juin 2018, dont 81% ont été alloués à la mise en œuvre des programmes ISSSS et pour les couts opérationnels dans la gestion du Fonds. Le FCS est un instrument de financement flexible doté d'une structure de gouvernance tripartite (GovRDC, MONUSCO et donateurs) qui contribue à garantir le respect des principes dans l'ISSSS révisé et à tester une approche nouvelle. Cependant, la réalisation du plein potentiel du FCS dépend aussi de la rapidité et de la qualité des affectations programmées ainsi que de la mesure dans laquelle les fonds fournis par d'autres canaux peuvent être alignés sur l'approche ISSSS, à ce jour la cellule d'alignement ISSSS a mobilisé de 113 millions USD. Un ensemble de critères d'alignement a été défini parmi les donateurs intéressés à soutenir l'approche de stabilisation.
 
Le SSU héberge le Secrétariat technique du Fonds ; les postes fixes au sein de la Cellule du Fonds fiduciaire du SCF sont des membres contractuels du PNUD. La cellule est responsable de la gestion globale et de la supervision du FCS pour assurer une mise en œuvre cohérente de l'ISSSS, l'un des postes clés pour soutenir ce travail est le Chargé(e) d’Administration et des Finances. 
 

Duties and Responsibilities

Sous la double supervision du Team Leader de l’Unité Croissance Inclusive et Développement Durable (CIDD) du PNUD et du Trust Fund Specialist de l’Unité d’Appui à la Stabilisation (UAS) , le (la) Chargé(e) d’Administration et des Finances (CAF) est chargé(e) de fournir les services comptables et financiers et d’analyse budgétaire, de veiller à la bonne utilisation des ressources financières matérielles et humaines du FCS. Il (elle) analyse et interprète les règlements et les procédures indiqués dans le manuel d’opérations pour le FCS et les règles de gestion financière du PNUD pour les PNUNO et propose des solutions sur une large gamme de questions complexes. Il (elle) devra aussi veiller à ce que le PNUNO aient des outils de gestion financière nécessaire  pour obtenir de bons taux d’exécution, conformément aux résultats programmatiques convenus avec le ST. Le (la) Chargé(e) d’Administration et Finances doit veiller à promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client. Il (elle) collabore étroitement avec le ST/ISSSS (UAS et STAREC) et aussi les équipes des finances du Pilier II (CIDD) et des Opérations du bureau pays PNUD RDC en vue d’assurer une performance de qualité dans la gestion du FCS. Il (elle) sera également le point focal HACT du FCS dans l’accompagnement des partenaires de mise en œuvre.
 
 
 
Le (la) Chargé(e) d’Administration et des Finances assume les responsabilités et fonctions suivantes :
 
1. Assistance à la gestion Financière et programmatique du FCS :
 
  • Appuyer le processus de budgétisation des projets du FCS au sein de l’Unité de Gestion ;
  • Assurer le suivi analytique de l’exécution globale des budgets et l’administration générale des projets du FCS y compris le suivi des avances accordées aux partenaires ONGIs dans le cadre du FCS ;
  • Appuyer la gestion financière et comptable des projets par l’analyse des dépenses, les vérifications des imputations et la conformité des rapports financiers avec les normes IPSAS ;
  • Produire la présentation d’informations analysées en profondeur pour la planification de ressources financières du fonds, et pour les rapports d’analyse de la situation financière ;
  • Assurer le contrôle adéquat des documents de supports des paiements ;
  • Veiller à la finalisation des paiements du programme et des partenaires de mise en œuvre ;
  • Maintenir un système de contrôle des dépenses internes aux fins d’assurer que les pièces comptables y compris le FACE qui sont traitées sont vérifiées de façon contradictoire et sont complètes en collaboration avec le ST qui vérifiera les résultats programmatiques ; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans ATLAS ; 
  • Assurer la correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées ;
  • Veiller à l’application des règles et procédures administratives et financières du PNUD et du FCS dans la gestion des projets ;
  • Veiller à la mise en place et au bon fonctionnement des outils de gestion opérationnelle du projet en étroite collaboration avec les services des opérations du PNUD et des règlements du FCS (plan d’acquisition des biens et services, plan de recrutement du personnel, mise en place des antennes provinciales, etc.) ;
  • Superviser la gestion comptable et financière du projet et s’assure de la mise en place et du bon fonctionnement du système de contrôle interne ;
  • Mettre en place un programme régulier de reporting administratif et financier du FCS 
  • Assurer la logistique pour la réalisation des activités de suivi et évaluation du FCS sur le terrain ;
  • Réaliser toute autre tâche demandée par les superviseurs (UAS et PNUD).
 
 
2. Planification/ Revue périodique & Suivi-Evaluation :
 
  • Participer aux visites conjointes de suivi sur demande du Secrétariat Technique (ST) pour les projets mis en œuvre par les ONGs ;
  • Accompagner le Secrétariat Technique (ST) dans les revues périodiques des projets/programme et la conduite les activités de suivi et évaluation périodiques des projets mis en œuvre par les ONGs ;
  • Participer aux consultations annuelles sur le FCS.
 
3. Assurance qualité du portefeuille programme :
 
  • S’assurer que les projets financés par le FCS respectent le compliance programmatique ATLAS (Project Management Module) : Il s’agit d’un appui à la mise à jour des informations critiques sur chaque projet des partenaires dans ATLAS, conformément aux standards internes du PNUD et des règlements du FCS  (risques et problèmes, analyse PQA, etc.) ;
  • S’assurer que les rapports d’avancement des projets sont préparés par les partenaires de mise en œuvre dans les délais et format prescrits et transmis au Secrétariat Technique (ST) pour validation puis mis à jour dans le module ATLAS et poste aussi sur le Gateway;
  • S’assurer que la Qualité des données relatives au projet dans le tableau de bord ’ATLAS reste au VERT
  • Procéder aux analyses budgétaires et assurer un bon remplissage des « FACES » soumis par les partenaires de mise en œuvre ;
  • Faire le suivi et apurement régulier des avances faites aux partenaires d’exécution.
 
4. PMSU & Oversight (Opérations) :
 
  • Participer activement à l’évaluation des offres techniques et financières soumises par les partenaires lors des appels à soumissions ;
  • Contribuer aux interactions avec le siège pour l’application des fonds dans, créations des projets Atlas, finalisation des révisions budgétaires et Exécution des décaissements au profit des partenaires ;
  • Assurer un suivi de qualité de la contractualisation avec les nouvelles ONGs avec le support des opérations du bureau pays ;
  • Assurer le suivi financier et budgétaire des ressources mises à la disposition des partenaires ;
  • Appuyer le renforcement des capacités des partenaires dans la gestion budgétaire ;
  • Veiller à une bonne gestion du Plan d’assurance HACT : Organisation des micros évaluations des partenaires, Gestion des missions des spot checks ; gestion des missions d’audit du FCS ;
  • Contribuer à la mise à jour du manuel des opérations du FCS.
 

Competencies

Travail d’Equipe:
  • Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ;
  • Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps ;
  • Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
  • Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active ;
  •  
 
Aptitudes Interactives:
  • Reconnaît et réagit de façon appropriée aux idées, aux intérêts et aux préoccupations des autres ;
  • Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes ;
 
Partenariat et Mise en Réseau:
  • Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.
 
Orientation sur les Résultats:
  • Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés
 
Innovation et Discernement:
  • Contribue des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations difficiles
  • Poursuit son propre développement personnel et professionnel
  • S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe) 
 
Communication:
  • Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale 
 
Connaissance du travail et Expertise :
  • Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique
  • Utilise la Technologie de l’Information comme outil et comme ressource
  • Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre

Required Skills and Experience

Education :
 
  • Etre détenteur d’un diplôme universitaire (Bac +5) en économie, gestion, Finance, ou dans un domaine connexe
 
Expériences :
  • Au moins sept (7) années d'expérience professionnelle antérieure dans le domaine de la comptabilité/finance, de l'audit, de la gestion de projet, de l'assurance qualité et/ou de la gestion des risques ;
  • Excellentes compétences informatiques, en particulier dans les applications MS Office ;
  • Excellentes capacités de communication ;
  • Expérience dans la gestion financière dans le cadre du HACT serait souhaitée ; 
  • Expérience dans la gestion programmatique dans le domaine de la stabilisation et de la consolidation de la paix serait souhaitée. 
 
Langues :
  • Maîtrise du Français
  • Connaisssance de l’Anglais, un atout. 
 

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: goma
  • Grade: SB-4, Service Contract, Local Contractors Agreement - Junior level
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • External Relations, Partnerships and Resource mobilization
  • Closing Date: 2018-07-29

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