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Administrador/a -Cartera de Gestión y Reducción de Riesgos

asuncion

Background

Antecedentes:

Las Naciones Unidas, a través de sus agencias y organismos, promueven la integración de la reducción del riesgo de desastres en la planificación y prácticas del desarrollo, así como el fortalecimiento de las capacidades locales y nacionales para abordar las causas de las emergencias y desastres que ponen en riesgo la vida humana.

El PNUD Paraguay asume como uno de sus mandatos principales apoyar el desarrollo y la implementación de políticas públicas para la gestión y reducción de riesgos a nivel global y local; para lo cual a través de la cartera de proyectos, apoya al gobierno nacional y a los gobiernos subnacionales, en el desarrollo e implementación de una nueva cultura de prevención.

En ese sentido la cartera lleva adelante tanto Proyectos de Implementación Directa (DIM) ejecutados por el PNUD y Proyectos de Implementación Nacional (NIM) implementados por el Gobierno Nacional (MSPyBS, MAG e INDERT).

En atención a lo anteriormente mencionado, para lograr los objetivos de la cartera y cumplir la ejecución presupuestaria de los proyectos establecidos para el 2018, el PNUD desea contratar los servicios de un Administrador para la Cartera de Gestión y Reducción de Riesgos de desastres.

Duties and Responsibilities

Objetivo de la Contratación:

Llevar a cabo la gestión administrativa y ejecución de los recursos de los Proyectos DIM de acuerdo al Marco de Resultados, Plan Operativo Anual y Plan de Adquisiciones.

Articulación y canalización interna, de los procesos administrativos necesarios, para la ejecución exitosa de las actividades de los proyectos y la obtención de los resultados esperados.

Apoyo administrativo y operativo a los Proyectos de Implementación Nacional ejecutados en la Cartera.

Responsabilidad y actividades principales:

  • Administrar los recursos financieros de los Proyectos, principalmente en lo relacionado a los procesos de planificación administrativa, contratación, adquisición de bienes o servicios, concurso de precios, pagos, rendición, conciliación, revisión de presupuestos y manejo de inventarios.
  • Apoyar en los aspectos administrativos y de seguimiento a la Coordinación de los Proyectos para la satisfactoria ejecución de las actividades programadas, en base al Marco de Resultados y al Plan Operativo Anual.
  • Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual para los proyectos.
  • Elaborar el Plan de Adquisiciones y el Presupuesto de los proyectos en base al Plan Operativo Anual.
  • Asegurar que las transacciones financieras se realicen de acuerdo al Plan de Adquisiciones, a los convenios o contratos firmados con terceros, a las normas y a los procedimientos vigentes del PNUD o del donante si fuera el caso.
  • Llevar a cabo la contabilidad de los Proyectos asegurando el correcto registro de todas las operaciones financieras del Proyecto.
  • Crear y mantener actualizado el archivo de la Administración de los Proyectos.
  • Verificar que todos los pagos de remuneraciones y por otros servicios se efectúen con arreglo a los términos del contrato o convenio y las autorizaciones correspondientes.
  • Presentar los informes financieros y rendiciones en plazo y forma a los cuales se encuentra obligado los Proyectos.
  • Participar en la elaboración y presentación de los informes de avances de los Proyectos en base al Marco de Resultados y al Plan Operativo Anual.
  • Analizar y resumir la información necesaria para dar cuenta y/o proyectar la marcha de los Proyectos en cuanto a costos y utilización de recursos, acorde con los objetivos, resultados y actividades.
  • Facilitar la auditoría de la contabilidad del Proyecto, a ser conducida por auditores externos.
  • Brindar apoyo a las misiones de campo del equipo técnico.
  • Asegurar el apoyo logístico para eventos (talleres de capacitación y de difusión pública, lanzamientos, mesas temáticas, reuniones y similares) que se organicen en el marco de las actividades de los Proyectos.
  • Verificación de que las Solicitudes de Pago remitidas por los Proyectos de Implementación Nacional cumplan con los requerimientos establecidos en la Guía de Procedimientos para asociados.
  • Responder a los requerimientos y consultas realizadas por la Unidad Ejecutora de los Proyectos de Implementación Nacional.
  • Las funciones y atribuciones contenidas en el presente TdR son enunciativas y no limitativas.

Resultados esperados

  • Recursos financieros de los Proyectos administrados eficientemente, principalmente lo relacionado a los procesos de planificación administrativa, contratación, adquisición de bienes o servicios, concurso de precios, pagos, rendición, conciliación, revisión de presupuestos y manejo de inventarios.
  • Coordinación del Proyecto apoyada en aspectos administrativos y de seguimiento para la satisfactoria ejecución de las actividades programadas, en base al Marco de Resultados y al Plan Operativo Anual.
  • Plan de Adquisiciones y Presupuesto de los proyectos elaborados en base al Plan Operativo Anual y ejecutados en tiempo y forma.
  • Informes de avances de los Proyectos presentados en base al Marco de Resultados, Plan Operativo Anual y Plan Anual de Adquisiciones.

Dependencia y Supervisión:

  • El/la Administrador/a estará bajo la supervisión directa de la Oficial de Programa de la Cartera de Gestión de Riesgos.

Indicadores de desempeño para la evaluación de resultados:

  • Se cuenta con el presupuesto del plan operativo del proyecto en tiempo y forma.
  • Se realizaron de forma oportuna, eficiente y conforme a los procedimientos establecidos por el PNUD las compras, pagos, rendiciones y conciliaciones.
  • Se realizaron los procesos competitivos de contratación de empresas consultoras y de consultoras individuales, conforme a los procedimientos establecidos, de forma oportuna y de acuerdo a las especificaciones establecidas.
  • Se realizaron las revisiones de presupuesto del proyecto en tiempo y forma.
  • Se cuenta con informes de avances de los resultados de los Proyectos, de acuerdo al Marco de Resultados y el Plan Operativo Anual.
  • Se realizaron conforme a la Guía de Procedimientos para asociados de Implementación Nacional, los pagos, compras y contrataciones.

Competencies

Habilidades y competencias requeridas

Competencias Corporativas:

  • Demuestra compromiso con la misión, visión y los valores del PNUD.
  • Sensibilidad y adaptabilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
  • Comparte conocimientos y experiencia.
  • Trabaja activamente hacia su desarrollo personal y profesional, trabaja sobre su plan de aprendizaje y aplica nuevos conocimientos adquiridos.

Competencias Funcionales:

  • Habilidad para desarrollar una variedad de tareas especializadas relativas a la Gestión por Resultados (RBM), incluyendo el apoyo a la planificación e implementación del proyecto, manejo de datos y elaboración de informes.
  • Focalización en resultados para el cliente. Respuesta positiva a la retroalimentación.
  • Excelente nivel en comunicación oral y escrita, con habilidades para elaborar múltiples y variados informes, comunicados, etc.
  • Capacidad para trabajar en equipos heterogéneos y en relaciones interinstitucionales.
  • Trabaja con energía y actitud positiva y constructiva.
  • Permanece calmo/a, en control y de buen humor, incluso bajo presión.
  • Demuestra apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas.

Required Skills and Experience

Calificaciones y experiencia requeridas:

  • Estudios universitarios en grado de Licenciatura, en una de las siguientes disciplinas: Administración, Contabilidad, Economía u otras disciplinas afines.
  • Participación en Talleres, Seminarios o Cursos relacionados a las áreas establecidas en estos términos de referencia, deseable.
  • Experiencia profesional general de al menos 6 años, en el área de Administración y manejos contables.
  • Experiencia profesional específica de más de 2 años, en el área de Administración de Proyectos.
  • Experiencia de trabajo en el área administrativa de proyectos en la cooperación internacional u Organizaciones no Gubernamentales (ONG).
  • Experiencia de interacción con instituciones y actores públicos y privados, involucrados en el desarrollo, deseable.
  • Experiencia de trabajo con enfoque participativo, de género y sostenibilidad. Deseable
  • Experiencia en elaboración de informes financieros y de seguimiento de Proyectos Sociales o de Desarrollo de acuerdo a criterios establecidos por distintas instituciones y/o donantes, en base al Marco de Resultados, Plan Operativo Anual y Plan de Adquisiciones. Deseable
  • Experiencia de trabajo con Sistemas informáticos corporativos. Deseable
  • Buen manejo oral y escrito del idioma español. Conocimiento del idioma inglés.
  • Uso adecuado de herramientas informáticas (Word, Excel, Power Point).

Otros requerimientos:

  • Disponibilidad para desplazamientos prolongados al interior del país en las áreas de influencia de los Proyectos.
  • Tener residencia legal en el país.

Duración del Servicio

  • El contrato tendrá una vigencia de 6 meses, con posibilidades de renovación.
  • El presente contrato es de dedicación exclusiva, de tiempo completo.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: asuncion
  • Grade: SB-3, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Disaster Management (Preparedness, Resilience, Response and Recovery)
  • Closing Date: 2018-07-24

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