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Analyste au Programme Fonds Humanitaire

bangui

Background

Les Organisations des Nations Unies opérant en République Centrafricaine ont décidé de la mise sur pied d’un Fonds Humanitaire (FH) pour donner un appui dans une approche coordonnée à l’assistance humanitaire.

Le FH est un instrument important pour la mobilisation des ressources et la coordination des donateurs, le dialogue et la mise à disponibilité de la provision pour un appui humanitaire, le relèvement, la reconstruction et le développement des activités et particulièrement les moyens adaptés pour :

  • L’amélioration d’un appui prévisible, coordonné et efficace à l’assistance humanitaire nationale aux processus de relèvement, de reconstruction et de développement ;
  • Le renforcement pour une meilleure efficience et efficacité des ressources à travers la mise en commun de la contribution des donateurs ; et
  • La réduction des temps alloués et des coûts liés aux procédures administratives, le rapportage, les transactions financières et garantir la coordination et le partage de l’information.

Les Organisations des Nations parties prenantes ont également sélectionné le PNUD comme Agent Gestionnaire (AG) pour agir comme l’interface des donateurs, donner les services convenus et faciliter l’atteinte des objectifs souhaités.

De plus, Comme Agent Gestionnaire (AG), le PNUD reçoit des fonds du HF comme les autres Agences des Nations Unies et ensuite contracte les ONGs pour la mise en œuvre.

Sous la supervision directe du Team Leader FH, le/la titulaire du poste appuiera le Chef d’équipe dans son conseil à la direction sur les opérations du FH avec une attention particulière aux contributions, les rapports financiers, la délivrance des services, l’évaluation et l’ajustement au changement dans l’environnement des opérations.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales:

  1. Mise en œuvre des stratégies programmatiques du Fonds Humanitaire 
  2. Gestion administrative et financière de projets mis en œuvre par les ONG financés par le Fonds Humanitaire.
  3. Création des partenariats stratégiques et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources
  4. Collaboration avec les clusters et CRS sur la révision technique des projets soumis par les partenaires.
  5. Provision des conseils et d’orientations de haut niveau aux partenaires de mise en œuvre.
  6. Facilitation de l’apprentissage et le partage des connais

1) Mise en œuvre des stratégies programmatiques du Fonds Humanitaire en se focalisant sur les résultats suivants :

Au plan stratégique et contrôle qualité :

  • Assurer le contrôle stratégique de la planification, de la préparation budgétaire, de la mise en œuvre et du suivi des projets, tracking de l`utilisation des ressources financières en accord avec les règles et procédures du PNUD.
  • Assurer le contrôle qualité à toutes les étapes de gestion des projets par les partenaires.
  • Appliquer et faire appliquer de manière effective et efficace les outils de la gestion basée sur les résultats, établissement des cibles de gestion et suivi de l'atteinte des résultats
  • Accompagner les partenaires dans la conception et la formulation de leurs projets dans le domaine de sa responsabilité, traduisant les priorités en des interventions sur le terrain. Coordonner la mise en œuvre des activités par les partenaires de mise en œuvre. Il/elle est responsable de la finalisation des documents correspondants et la présentation au comité d`approbation des projets.

Au plan gestion programmatique

  • Met sur pied des mécanismes de renforcement des capacités des partenaires de mise en œuvre et en assure l’exécution.
  • Appuyer les membres de l'équipe dans la création des projets dans atlas, la mise en place des budgets.
  • Veiller à l’adéquation entre l’exécution budgétaire et la réalisation des résultats assignés par projet ;
  • S’assurer de toutes les opérations liées à la clôture opérationnelle et financière des projets.
  • Gérer les fiches des résultats (génération, diffusion et collecte des fiches des résultats des progrès)

Au plan suivi/évaluation

  • Faire le suivi effectif en mesurant les impacts des projets humanitaires financés par le FH
  • Assurer le suivi régulier et analyser de l'environnement des projets financés par le Fonds Humanitaire, réajustement à temps si nécessaire ;
  • S'assurer de la mise en place et de la mise en œuvre d'un système de suivi-évaluation des projets en vue de l'obtention des résultats.
  • Effectuer les visites de projets si nécessaire et préparer un rapport, selon le format du PNUD, sur la situation des projets, les problèmes rencontrés et les solutions proposées.

Au plan reportage

  • S'assurer de la préparation à temps et en qualité des rapports trimestriels et annuels de progrès vers les résultats assignés, faire part des risques et problèmes pouvant entraver l’obtention de ces résultats et propose des solutions et des actions d’atténuation.
  • S’assurer que les partenaires préparent à temps et en qualité les rapports.
  • Assurer le suivi des recommandations de suivi-rapportage en s’assurant d’informer le management sur les digressions.
  • Contribuer à la rédaction de divers rapports.

2) Appuyer la gestion administrative et financière des projets mis en œuvre par les ONG en mettant un accent sur les résultats ci-après :

  • Faire le suivi des rapports financiers et des obligations contractuelles des partenaires ONG et avertir le management des problèmes éventuels.
  • Préparer les dossiers pour les demandes de paiement et les avenants et faire l’analyse préliminaire à l’effet d’assurer la conformité avec les règles en vigueur.
  • Créer de bonnes relations avec d’autres unités et des partenaires ONG afin de faciliter le processus de travail.
  • Assurer que les informations saisies dans le système « Atlas » et dans la plate-forme « GMS – Grant Management System » sont à jour et correctes.
  • Assurer la clôture opérationnelle des projets et contribuer à la clôture financière des projets.

3) Assurer la création des partenariats stratégiques et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources en collaboration avec l’équipe de Gestion du Fonds Humanitaire en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Développer des partenariats avec les autres agences, les bailleurs de fonds, les partenaires de mise en œuvre, les clusters, la société civile.
  • Analyser et rechercher des informations sur les donateurs, préparation des briefings substantifs sur les possibles aires de coopération, identification et opportunités de nouvelles sources de mobilisation.
  • Etablir une cartographie des partenaires et des bailleurs de Fonds et préparation du contenu d’un manuel de procédures standard opérationnelles (SOP) en Gestion des résultats.

4) Assurer, en collaboration avec les clusters, le Comité de Revue Stratégique (CRS) et le Comité de Revue Technique (CRT), la révision technique des projets soumis par les partenaires :

  • Assurer que les documents de projet et les budgets soumis sont conformes au format requis.  
  • Synthétiser et diffuser les commentaires des réunions des CRS et CRT aux différents intervenants (cluster leads et Co-leads, partenaires, OCHA, etc.) dans les délais requis.
  • Assurer le suivi de l’intégration des recommandations faites lors des révisions techniques. 
  • Préparer les accords de partenariat et autre documentation nécessaire pour finaliser le dossier et pour expédier le décaissement des fonds.

5) Provision des Conseils et d’orientations de haut niveau aux partenaires de mise en œuvre :

  • Participer de manière active aux réseaux de partage de connaissance et les communautés de pratiques.
  • Assurer que les procédures en vigueur du FH (Manuel CBPF (Country-Based Pooled Fund), UNDP Guidelines sous CBPF) sont expliquées aux partenaires.
  • Participer dans les réunions des clusters, de la plate-forme des ONG.
  • Participer au développement des outils d’information (guides d’usage, lettres d’instructions, etc.) destinés aux partenaires.   
  • Donner des orientations aux partenaires par rapport au remplissage du FACE (Funding Authorization and Certification of Expenditures) et de l’élaboration des rapports.
  • Maintenir un contact régulier avec les partenaires pour s’enquérir des progrès et difficultés rencontrées dans la mise en œuvre des projets.
  • Participer au besoin à des missions de suivi programmatique en lien avec des aspects financiers.

6) Faciliter l’apprentissage et le partage des connaissances, visant à atteindre les résultats suivants :

  • Identifier les sources d’informations relatives aux problèmes liés à l’application des règles, faire une synthèse des meilleures pratiques et leçons apprises liées aux Financements humanitaires.
  • Organiser des séances d’information et formation dans le domaine de gestion des projets sous financement du fonds Humanitaire pour le personnel des ONG et autres partenaires de mise en œuvre.
  • Contribuer substantivement aux réseaux de connaissance et aux communautés des pratiques.
  • Promouvoir le développement des compétences individuelles et de l’apprentissage continu à travers les formations disponibles sur le LMS (Learning Management System) et d’autres opportunités.

Faire toute autre tâche dans le domaine de la gestion de programme et en fonction des priorités du Fonds Humanitaire.

IMPACT DES RESULTATS

Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du Bureau Pays en relation avec les responsabilités du PNUD comme Agent Administratif au sein du Fonds Humanitaire en République Centrafricaine.

L'analyse précise et la présentation de l'information sur les performances des projets renforcent la crédibilité du PNUD dans l'utilisation des ressources financières et la bonne gestion des processus financiers. L'information fournie facilite le processus décisionnel de gestion

Competencies

Core

Innovation

Ability to make new and useful ideas work

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Leadership

Ability to persuade others to follow

Level 4: Generates commitment, excitement and excellence in others

People Management

Ability to improve performance and satisfaction

Level 4: Models independent thinking and action

Communication

Ability to listen, adapt, persuade and transform

Level 4: Synthesizes information to communicate independent analysis

Delivery

Ability to get things done while exercising good judgement

Level 4: Meets goals and quality criteria for delivery of products or services

Technical/Functional

Global Development Finance

Knowledge of global development financial trends, global financial institutions and processes, and ability to apply in strategic and/or practical situations.

Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise

Accounting (General)

Knowledge of accounting concepts, principles, regulations, and policies and ability to apply to strategic and/or practical situations.

Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise

Treasury Management

Ability to manage organization's holdings with the ultimate goal of maximizing liquidity and mitigating risk

Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise

Budget Management

bility to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets..

Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise

Contributions Management

Ability to receive, record, report and manage contributions

Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise

Financial Reporting and Analysis

Ability to evaluate financial data, derive relevant findings and present them in a meaningful manner.

Level 4: apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise

Required Skills and Experience

Education :

  • Maîtrise (Bac + 4) en Finance, Comptabilité, Gestion, Administration publique, développement, économie ou discipline assimilée.
  • La Licence dans les domaines précités est acceptable.

Expérience :

  • Une expérience minimum d’un an en gestion de projet en général est requise. Une expérience en gestion de projets humanitaires est un atout considérable.
  • Les candidats titulaires d’une Licence devront justifier d’une expérience pertinente d’au moins 2 ans.
  • Une bonne connaissance et pratique de la méthodologie et outils de la « Gestion Axée sur les Résultats » est exigée.
  • Une expérience avec le PNUD, d’autres agences du Système des Nations Unies ou d’un partenaire de mise en œuvre est un atout.
  • Une bonne connaissance de l’outil de gestion Atlas et de la plateforme « Grant Management System » (GMS) est un atout
  • Expérience dans l’utilisation des outils informatiques, des systèmes de gestion informatisée tels Peoplesoft. Connaissance de IPSAS et des Systèmes de Rapportages Financiers Internationaux (IFRS).

Langues :

  • Maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: bangui
  • Grade: NO-A, National Professional Officer - Locally recruited position - Junior level
  • Occupational Groups:
    • Humanitarian Aid and Coordination
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2018-07-31

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