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Assistant(e)s administratif(ve) et financier(e)

L'Oriental

Background Information - Job-specific

Contexte du projet :

Le programme d’appui à la Société au Maroc s’inscrit dans le cadre des axes stratégiques du plan d’action UE (Union européenne)-Maroc, de la politique européenne de voisinage et de la coopération de l’UE (Union européenne) 2014-2017 avec le Maroc ; plus particulièrement, dans la consolidation et le bon fonctionnement des espaces de collaboration entre la société civile, les acteurs institutionnels et les partenaires techniques et financiers, avec une attention particulière accordée à̀ la participation des jeunes et des femmes.

Le programme entend ainsi contribuer à la mise en œuvre d’une stratégie d’accompagnement et de renforcement des capacités de la société civile au niveau national et régional, s’inscrivant ainsi dans une logique de complémentarité avec le plan stratégique du Ministère délégué chargé des relations avec le Parlement et la Société Civile (MCRPSC).

Le programme s’inscrit également dans la continuité des différentes interventions thématiques, sectorielles et géographiques de l’UE (Union européenne), ainsi que du Programme Facilité Société Civile (2013-2016), il cherche ainsi à consolider les acquis des appuis antérieurs, à travers un soutien aux réformes nationales en cours. Il permettra, en outre, de contribuer à mettre en œuvre la feuille de route pour l’engagement de l’UE (Union européenne) envers la société civile (2015-2017), adoptée par l’Union européenne et 8 Etats-Membres en avril 2015.

Une composante essentielle du programme, consiste en la mise en place d’une ingénerie d’octroi, de suivi et d’évaluation de subventions adaptées aux besoins des associations dans quatre régions pilotes. UNOPS à developpé une expertise dans la gestion des subventions à travers son « grant management services manual ». Quatre guichets avec des montants différents seront mis à la disposition des associations illégibles et les équipes du projet (au niveau national et régional) auront la responsabilité d’assister les associations sélectionnées dans leur démarche pour candidater aux guichets. 

L’objectif global du programme est de renforcer la contribution effective des organisations de la société civile marocaine à la consolidation de l’Etat de droit, à la démocratisation et au développement socio-économique du Maroc.

Les objectifs spécifiques (OS) consistent en :

OS1 : Améliorer l’environnement institutionnel et légal des organisations de la société civile marocaine,

OS2 : Promouvoir le rôle et la participation de la société civile marocaine dans les processus de définition, suivi et mise en œuvre des politiques publiques et dans le développement local,

OS3 : Renforcer le cadre du partenariat UE (Union européenne)-Maroc par la capitalisation systématique et une meilleure communication des appuis à la société civile.

Les résultats attendus de l’action sont :

OS1 – Résultat 1 : L’environnement institutionnel et légal des OSC (Organisations de la Société Civile) marocaines est amélioré et les capacités des partenaires institutionnels locaux et nationaux sont renforcées,

OS2 – Résultat 2 : La participation et la contribution des OSC (Organisations de la Société Civile) à la mise en œuvre des politiques publiques améliore l’accès et la qualité des services socio économiques de base et les capacités organisationnelles des OSC (Organisations de la Société Civile) sont renforcées,

OS2 – Résultat 3 : Les préoccupations des citoyens, en particulier des jeunes et des femmes sont mieux prises en compte dans les politiques publiques via des mécanismes de concertation inclusifs,

OS3 – Résultat 4 : Le partenariat UE(Union européenne)– Maroc répond mieux aux défis communs et est mieux connu à travers la capitalisation et la communication autour des appuis à la société civile.

Functional Responsibilities

Sous la supervision de la cheffe de projet et du chargé (e) de coordination régional-e (dans cet ordre), l’assistant-e administratif(ve) et financier(e) joue le rôle de support à tous ce qui concerne le suivi et contrôle budgétaire relatif aux activités du projet dans la région concernée, il/elle aura pour principales fonctions :

  • Le support de La mise en œuvre des stratégies opérationnelles
  • Le support de Fonctions de trésorerie
  • Support comptable, administratif et support du bureau
  • Le support du Rapports financiers

1. Assurer le support de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :

  • Conformité totale aux règles et règlements de l'UNOPS concernant les processus financiers, les dossiers financiers et les rapports et le suivi des audits ; Mise en œuvre du cadre de contrôle interne efficace.
  • Veiller à respecter les procédures standards internes de fonctionnement en Finance en consultation avec le superviseur direct et le chef de l’unité des opérations. 
2.  Contribuer à l’Assurance l'efficacité budgétaire et le contrôle de suivi, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants 
  • Budgets en conformité avec les règles, règlements et procédures de l’UNOPS, ainsi qu’avec les procédures des ressources de financement.
  • Assistance à la collecte d'informations pour la préparation du budget.
  • Maintien de la base de données des budgets en les vérifiant et en les entrant sur le system.
  • Examen et ajustement des dépenses / obligations des projets par rapport aux budgets approuvés

3.  Assister au support et à la gestion de trésorerie, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :

  • Contribuer à l’Examen des demandes de paiement avant que le traitement soit complet pour s'assurer que la documentation est complète et que toutes les informations concernant le paiement ont été fournis ; comme les codes comptables appropriés utilisés ; La certification des services rendus / des biens livrés est écrite sur le document de paiement et dûment signée par les fonctionnaires autorisés ; Le paiement aux sous-traitants est conforme aux termes et conditions de l'accord.
  • Assister à la confirmation de la pertinence des transactions opérationnelles traitées par l'interprétation et la détermination des politiques, règlements, règles applicables
  •  Assister à la l’Examen et confirmation de la validité des dépenses en vérifiant les montants autorisés et en assurant la disponibilité du budget et des fonds.
  • Assister au Maintien et au contrôle du fonds de la petite caisse et préparation du rapport pour réapprovisionnement.
  • Contacts fréquents avec la banque locale pour obtenir des informations quotidiennes sur les taux de change, les taux d'intérêt, les changements dans les procédures et les règlements bancaires, etc.

4. Assister à Fournir un support comptable, administratif et clérical à l'Unité des finances, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :

  • Assister à la Préparation des ordres de paiement (PO) et examen des pièces justificatives afin d'assurer l'exhaustivité, et l'exactitude des tarifs des codes comptables ; L'entrée des transactions dans le système de comptabilité et de financement.
  •  Assister à faire le Suivi des dépenses enregistrées et des contributions connexes afin d'assurer une information comptable précise et exacte.
  •  Préparation d'un calendrier de gestion des dépenses mensuel et des états trimestriels et annuels.
  • Appuyer l’équipe centrale en termes d’appui administratif, suivi des appels à propositions.
  • Facilitation des workshops et coordination avec les assistants administratifs au niveau des régions.
  • Assister à faire la gestion des rapports, des enquêtes et des ajustements au besoin.
  • Communication avec les collègues / partenaires sur les domaines nécessitant des vérifications, des corrections, des informations supplémentaires, etc. pour améliorer la qualité de la production et / ou la soumission des comptes et accroître la base de connaissances dans le processus.
  • Assister à faire le Suivi des besoins de trésorerie et des dépenses.
  • Ajustement des dépenses du projet selon les besoins.
  •  Assister à faire une Fermeture appropriée des projets et remboursement des soldes non dépensés aux donateurs / agences des Nations Unies.
  • Participation à la fourniture d’un appui financier (système financier ERP UNOPS, PeopleSoft) au personnel du bureau et aux bureaux extérieurs pour la comptabilité de projet et l'information financière

5. Participer à fournir des informations financières précises, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Assister à faire l’implémentation de reporting afin de répondre aux exigences des ressources de financement.
  • Participer à la Préparation des rapports financiers et statistiques.
  • Contribuer à faire les états financiers périodiques.
  • Assister à faire le Rapprochement des dépenses enregistrées dans le system ERP. via le Financial Dashboard
  • Assister à Fourniture de rapports selon les besoins de près de fin d'année.
6. Participer à la facilitation de l'acquisition de connaissances et du partage des connaissances, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
  • Participation aux formations pour le personnel des opérations / projets sur les Finances.
  • Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Education/Experience/Language requirements

Formation:
  • Diplôme de baccalauréat est requis, avec 4 ans d’expérience pertinentes,
  • Niveau maîtrise ou master en administration, finance (ou équivalent) est un atout
Expérience:
  • Expérience en matière assistance en finance et en administration est requise.
  • Une expérience en matière d’assistance à la mise en œuvre des projets, d’organisation, de suivi des procédures et de planification est un plus.

Langues:
  • Arabe: Très bonne connaissance (lu, parlé, écrit)
  • Français : Très bonne connaissance (lu, parlé, écrit)
  • Anglais : La connaissance de la langue est un atout


Functional competencies


    • Travailler activement à poursuivre l'apprentissage personnel et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agir sur le plan d'apprentissage et appliquer les compétences nouvellement acquises
    • Développement et efficacité opérationnelle
    • Aptitude à exécuter une variété de tâches courantes liées à la gestion des ressources financières, y compris le filtrage et la collecte de la documentation, le traitement des données financières, le dépôt, la fourniture d'informations
    • Bonne connaissance des règles et réglementations financières de l'UNOPS,
    • Capacité d'interagir et de communiquer au sein d'une équipe et avec les clients
    • Forte maîtrise des technologies de l'information


Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.
Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Type du contrat :  L-ICA-4 (Contrat de  Prestataire Individuel local)
Niveau du Contrat: L-ICA-4
Durée du Contrat : Open Ended (durée Indéterminée)


Pour plus d'informations sur les contrats ICA merci de suivre ce lien:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Additional Considerations

  • Veuillez noter que cette position concerne les candidats ayant la nationalité marocaine ou bien les candidats étrangers ayant une résidence au Maroc.
  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le  travail-et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Background Information - Tunisia

Tunisie

Le bureau de l'UNOPS  en Tunisie offre une gamme de services d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêts et l'administration des subventions, marchés publics, le renforcement des capacités locales, la formation et l'assistance technique.

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  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: L'Oriental
  • Grade: LICA-4, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Banking and Finance
    • Administrative support
  • Closing Date: 2018-08-06

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