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Asistente de Adquisiciones

mexico city

Background

Bajo la supervisión directa del/la directora/a de adquisiciones brindar apoyo en los procesos de licitaciones públicas nacionales e internacionales y los procesos de adjudicación de bienes y servicios asegurando la imparcialidad, Integridad, transparencia y el mejor valor por el dinero.

Trabaja en estrecha colaboración con las unidades de Operaciones, Programas y el equipo de Proyectos dentro de la Oficina de país, mantiene relación con el Staff de la sede del PNUD y de otras oficinas y Agencias del Sistema de Naciones Unidas con el fin de resolver casos complejos relacionados con adquisiciones

Asegura la competencia efectiva; la imparcialidad y una comprensión cabal por parte de los oferentes de los procesos, garantizando la selección del contratista cuya oferta cumpla con los términos de referencia o especificaciones técnicas requeridas.

Implementa mecanismos de monitoreo adecuado y gestión de administración de contratos.  Emite reportes regulares a la Gerencia del PNUD en México y sede conforme requerido.

Revisar documentos de licitación, reportes de evaluación y sometimiento de casos a los Comités de revisión de adquisiciones.

Duties and Responsibilities

  • Cumplir de la normatividad en materia de Adquisiciones del PNUD; implementa los lineamientos y políticas en materia de adquisiciones de manera efectiva; vela por el funcionamiento apropiado de la política orientada hacia el cliente.
  • Apoyar en la planificación de procesos de adquisiciones de los proyectos y de la oficina de país, considerando tiempos, de publicación, evaluación, contratación de proveedores.
  • Controlar los flujos de trabajo que le han sido asignados.
  • Sustituir al gerente de adquisiciones en sus funciones, cuando se ausenten por vacaciones o en misión.
  • Apoyar al director y a los gerentes de adquisiciones en sus funciones, debido a cargas de trabajo.
  • Apoyar al Área de Operaciones en alguna actividad que se requiera. Apoyo en preparación de documentación para auditorías
  • Apoyar procesos inter-agenciales de adquisiciones con Agencias del Sistema de Naciones Unidas.
  • Participar en reuniones sobre temas de adquisiciones y contrataciones con el personal de los proyectos, con las contrapartes, y en Sesiones de Aclaraciones con los proveedores de bienes y servicios.
  • Apoyar al cumplimiento de los requisitos para los diferentes métodos de selección, a través de actas de apertura, minutas, revisión y registro de ofertas, etc.
  • Apoyo a la organizacion procesos de adquisiciones incluyendo la preparación y publicación en sitios WEB de PNUD México, Procurement Notices de UNDP Sede, United Nations Global Market Place, United Nations Development Business, Twitter, Diario Oficial, medios, etc., de las Solitudes de Cotización (SDC), Solicitudes de Propuesta (SDP), Invitaciones a Licitar (IAL) nacionales e internacionales, y la recepción de propuestas, ofertas y cotizaciones en los correos de adquisiciones y en físico.
  • Mantener estrecho contacto con Programas y personal de Proyectos para envío de propuestas, dudas y aclaraciones de proveedores.
  • Apoyo al mantenimiento constante a la página WEB del PNUD en cuanto a ampliaciones, licitaciones desiertas, ampliaciones, etc.
  • Garantizar el acceso oportuno a la información a los participantes de los procesos de licitación, publicando con oportunidad las convocatorias, fallos, etc.
  • Garantizar que las ofertas, cotizaciones o propuestas que se reciben se conserven adecuadamente y con la reserva que se requiere, tanto en físico como electrónico.
  • Apoyar a la administración de contratos a través de base de datos y en el Sistema Integral de Archivo (FOMS), digitalización, archivos de documentación, elaboración de contratos, enmiendas, finiquitos, seguimiento, pagos, comunicaciones, etc.
  • Realizar los procesos de pagos de Certificados de servicio de contratos en el Sistema ERP (ATLAS) para el registro de proveedores, contratistas y consultores (Vendors); creación, modificación, cancelación y cierre de Órdenes de Compra (PO).
  • Asesorar tanto al personal del PNUD como de los proyectos en los procesos de adquisición.
  • Hacer propuestas para el perfeccionamiento de los procedimientos, guías y formatos establecidos.
  • Promover la difusión de información especializada para la implementación de una estrategia de adquisiciones y contractual en la Oficina de País, incluyendo procesos licitatorios, consideraciones legales y calidad de administración, entre otras.
  • Sintetizar las lecciones aprendidas y mejores prácticas en adquisiciones, de los procesos a su cargo.
  • Apoyo para la capacitacion al personal de los Proyectos, Contrapartes, de la oficina del PNUD y de otras Agencias del Sistema de Naciones Unidas, en Normas y Procedimientos en Adquisiciones.
  • Elaborar, actualizar y difundir los materiales de capacitación, normas, instructivos y formatos a los usuarios de los mismos.
  • Mantenerse en constante aprendizaje a través de cursos mandatorios de la sede y de las actualizaciones a las Políticas y Procedimientos de Programa y Operaciones del PNUD.
  • Reportar mensualmente recuperacion de costos al área financiera derivado de cancelaciones de contratos, reimpresión y firma de contratos, licitaciones canceladas y servicios a agencias administradas por PNUD en materia de adquisiciones.
     

Competencies

  • Orientación al desempeño:  B
  • Orientación al cliente :  A
  • Orientación al cambio:  B
  • Liderazgo :  B
  • Efectividad Organizacional: B
  • Habilidad Estratégica :  B
     

           *   A: Alto    B: Medio   C: Bajo

Required Skills and Experience

  • 2 años de experiencia en manejo de procesos de adquisiciones/licitaciones y en labores que exijan el estricto cumplimiento de políticas y procedimientos, de preferencia en administración de contratos
  • Excelentes habilidades de Informática, con énfasis en procesadores de texto y hojas de cálculo, así como manejo de Windows, Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, etc.)
  • Dominio de internet como herramienta de comunicación y búsqueda de información en páginas de internet.
  • Conocimiento basico de sistemas ERP, deseable noción de programación
  • Conciencia Organizacional
  • Trabajo en Equipo
  • Habilidad para trabajar bajo presión y capacidad de manejar actividades múltiples concurrentes
  • Transferencia de conocimiento a grupos
  • Buena capacidad de redacción y habilidad para el diseño de documentos
  • Enfoque de trabajo consistente con una actitud positiva y constructiva
  • Sentido de urgencia.
  • Amplia capacidad de organización y distribución de responsabilidades
  • Conocimiento y experiencia en procesos de adquisiciones del sistema de Naciones Unidas  (deseable)

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: mexico city
  • Grade: SB-2, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Procurement
  • Closing Date: 2018-08-02

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