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Assistant (e) Administratif (ve) et financier (ère)

bamako

Background

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement dont dispose le système des Nations Unies. Le PNUD est présent sur le terrain dans 166 pays et territoires, afin d’aider les gouvernements à identifier leurs propres solutions aux défis nationaux et mondiaux auxquels ils sont confrontés en matière de développement. Le PNUD appuie les processus nationaux pour faire accélérer les progrès en matière de développement humain. Il a pour objectif d’éliminer la pauvreté par le développement, la croissance économique équitable et durable, et le développement des capacités. Enfin, le PNUD s’emploie à améliorer réellement la vie des personnes, et à faire en sorte que de meilleurs choix et opportunités s'offrent à elles.Suite à la double crise sécuritaire et politique survenue au Mali en Janvier 2012 ayant eu comme conséquences la violation grave des droits humains, la perte des moyens de productions pour les femmes et les jeunes,  la détérioration du tissu social, le Gouvernement du Mali avec les efforts conjugués du Système des Nations Unies et des partenaires techniques et financiers s’active au rétablissement définitif et durable de la paix et à la relance économique au niveau des régions du Nord conformément à l’Accord  de paix d’Alger signé en Avril  2015.Cette relance économique sera assurée à travers la mise en œuvre des projets/programmes pilotés par le PNUD, notamment le projet « Réinsertion socio-économique des jeunes à Tombouctou, Mopti et Gao » et le projet « Appui à la sécurité humaine au Nord du Mali en vue du renforcement de la résilience des jeunes et des femmes » qui couvrent les régions du Nord (Tombouctou, Gao, Mopti et Kidal)Compte tenu de l’ampleur des taches liées à la gestion administrative et financière du projet et de la charge de travail au sein même du cluster environnement, il devient nécessaire de recruter un (e) Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère) pour assurer le suivi régulier des tâches administratives du projet mais aussi appuyer le Cluster Environnement dans la gestion administrative des projets de son portefeuille et l’exécution de taches connexes du bureau. 

Duties and Responsibilities

L’Assistant(e) administratif (ve) et financier (ère) est chargé, sous la supervision directe du coordinateur du projet de réinsertion socio-économique des jeunes :Sur le plan administratif :

  • Accueillir, assister et orienter les partenaires du projet ;
  • Contribuer à la préparation des missions de l’équipe du projet ainsi que des partenaires ;
  • Fournir l'assistance nécessaire au Coordonnateur du projet et au cluster environnement;
  • Préparer et contrôler le courrier départ et arrivée du projet et veiller à la diffusion du courrier ;
  • Préparer et mettre à jour des inventaires des immobilisations et des stocks de consommables du projet et si nécessaire procéder à de nouvelles acquisitions ;
  • Préparer et organiser les réunions, ateliers et séminaires du projet ;
  • Suivi des décisions issues des réunions ;
  • Procéder à la mise à jour des dossiers administratifs du staff du projet ;
  • Surveiller le statut contractuel du personnel en attirant l'attention du superviseur (UCD) ;
  • Signaler dans les délais les fins des contrats pour les éventuelles extensions ;
  • Surveiller les dates des rapports d'évaluation de performance ;
  • Rechercher et mettre en forme l'information produite par le projet ;
  • Veiller à disposer de tous les fichiers et dossiers du projet à la fois en fichiers électroniques et en versions imprimées ;
  • Procéder à l’archivage de la documentation du projet ;
  • Veiller à la bonne exploitation des moyens et outils de fonctionnement du projet ;
  • Appuyer le cluster environnement dans l’exécution de différentes tâches administratives en fonctions des besoins.

Sur le plan Financier:

  • Assurer l’approvisionnement et la gestion des consommables ;
  • Assurer l’exhaustivité et l’exactitude des comptes comptables ;
  • Contribuer à préparer les divers rapports de référence (états d'avancement et d'autres rapports financiers nécessaires);
  • Contrôler le taux d’exécution budgétaire des activités du projet,
  • Faire le suivi des commandes de fournitures et de matériels ;
  • Faire le suivi du programme dans Atlas ;
  • Préparer et communiquer dans les délais les besoins estimatifs pour l’organisation des séminaires et ateliers ;
  • Préparer et suivre les besoins en approvisionnement hors Atlas ;
  • Préparer les rapports comptables périodiques et aider dans la préparation de plan de mobilisation ;
  • Préparer les requêtes de paiement ;
  • Préparer les révisions budgétaires du projet ;
  • S’impliquer dans la réalisation des résultats attendus du projet ;
  • Soumettre et suivre les plans de trésorerie du projet ;
  • Soumettre et vérifier le budget et les données comptables (préparation de dossiers financiers, calcul des coûts et estimation des dépenses prévues ;
  • Standardiser le système comptable du projet avec les procédures financières et comptables du PNUD ;
  • Sur présentation d’une autorisation de paiement, calculer et payer les perdiems, salaires et autres, effectuer les paiements finaux de voyage et autres réclamations ;
  • Tenir de façon appropriée les documents comptables ;
  • Tenir les documents comptables en vue des différents classements, de l'enregistrement des transactions financières ainsi que de l'apurement des comptes suivant les procédures NEX du PNUD;
  • Appuyer le cluster environnement dans l’exécution de différentes tâches financières en fonctions des besoins.
  • Documenter les expériences réussies et leçons apprises pour améliorer la conduite d’initiatives similaires ou leur mise à l’échelle
  • Etre en mesure de collecter, documenter et partager les bonnes pratiques et approches avec les partenaires nationaux et les autres experts de l’équipe et du PNUD.
  • Contribuer à la base de connaissance du PNUD dans le domaine. 

Competencies

Compétences Fondamentales :

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
  • Démontrer une sensibilité et une adaptabilité à un environnement multiculturel ;
  • Promouvoir les valeurs, normes et éthiques des Nations Unies ;
  • Défendre la vision, la mission et les objectifs stratégiques des Nations Unies ;
  • Etre en mesure de travailler sous pression.

Compétences Fonctionnelles :

  • Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d'initiative, de dynamisme et de pro activité ;
  • Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel ;
  • Solides capacités d'expression écrite et orale ;
  • Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués ;
  • Ouverture d'esprit et volonté de faire preuve d'adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs ;
  • Capacité à planifier et à organiser les tâches ;
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique.

Required Skills and Experience

Education:

  • Être titulaire au moins d’une Maitrise en Sciences Economique, Comptabilité/ Administration/Finances ou tout autre diplôme équivalent.

Experience:

  • Expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans dans le domaine de l’appui administratif et financier des projets
  • Une expérience au sein du PNUD ou avec d’autres agences du système des Nations Unies est un atout principal.
  • Etre capable de produire des rapports financiers et narratifs, des notes techniques au dossier et des comptes rendus de réunion ;
  • Avoir une expérience dans la collaboration avec les partenaires gouvernementaux ;
  • Bonne maîtrise des règles et procédures de gestion administrative et financière;
  • Etre capable de renforcer les capacités de la partie gouvernementale sur les outils de gestion financière des projets;

Language Requirements:

  • Parfaite maîtrise de la langue Française et bonne connaissance de l’anglais.
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: bamako
  • Grade: SB-3, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2018-08-07

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