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Asistente Técnico-Administrativo

Tegucigalpa (Honduras)

Background Information - Job-specific

Brindando soporte a las áreas administrativas y técnica, el/la Asistente Técnico-Administrativo es responsable de dar apoyo operativo al equipo de la gerencia de proyecto, reportando al Gerente de Proyecto (PM, por sus siglas en inglés) y en coordinación con los especialistas técnicos de los proyectos y las unidades de servicios de soporte de la Oficina. La labor de El/La Asistente Técnico-Administrativo consiste en apoyar eficaz y diligentemente las acciones de índole operativa y técnico encomendadas para la ejecución del proyecto.


Functional Responsibilities

  • El/la Asistente Técnico-Administrativo brindará apoyo administrativo y financiero al Gerente de Proyecto en concordancia con los requerimientos del proyecto y los propios a UNOPS.
  • Apoyo en el control presupuestario, ejecución y en la elaboración de flujos de caja proyectados del proyecto a través de mecanismos de control y seguimiento para cada proyecto y sus componentes, anticipando variaciones y/o desviaciones e informando oportunamente al PM.
  • Apoyo en la generación de reportes técnicos incorporando gráficas y tablas dinámicas en caso necesario.
  • Apoyar a los miembros del equipo técnico operativo en la correcta administración de la información, asegurando correspondencia en el reporte de la misma, veracidad y prontitud.
  • Asistir a las reuniones semanales del proyecto(s) aportando información actualizada sobre el estado de los mismos y apoyar en la realización de las actas correspondientes.
  • Apoyo en el control de la calidad de los procesos y procedimientos administrativos.
  • Apoyar en temas operativos generales según se le solicite.
  • Apoyar al equipo del proyecto en los procesos de convocatoria y logística de misiones, eventos y talleres en todas sus fases así como en la organización y logística de reuniones de trabajo del proyecto teniendo en cuenta los procedimientos y requerimientos de las áreas pertinentes (Gerencia, Técnica, Administración, Comunicaciones, Adquisiciones, etc.).
  • Apoyar el seguimiento a la gestión de contratos, procesos de pagos a proveedores y terceros.
  • Apoyar la gestión de documentación del proyecto (incluyendo la elaboración supervisada de formatos específicos en caso de que sea necesario) siguiendo las normas del manual de archivo. Velar por que la documentación esté siempre al día comunicándose transversalmente con todas las áreas involucradas.
  • Apoyo en la preparación, organización y seguimiento a los documentos/comunicaciones con y para las contrapartes teniendo en cuenta las normas y directrices de las áreas competentes.
  • Revisar que todas las actas y memorias requeridas en cada una de las estrategias del proyecto cumplan con los requisitos exigidos por el Asociado y lineamientos de UNOPS.
  • Apoyar en la elaboración de los informes técnicos y financieros mensuales y periódicos. Apoyar al PM en mantener ordenado y actualizado los registros requeridos para los proyectos.
  • Velar por que el flujo de información entre el equipo de proyecto y las unidades de servicios de soporte y gerencia de la oficina esté coordinado y organizado.
  • Apoyar en el seguimiento de cumplimiento de hitos y compromisos en los cronogramas de trabajo de los proyectos, y apoyar en la actualización de los mismos.

Seguimiento y control de los progresos

El /La Asistente Técnico-Administrativo preparará un plan de trabajo en coordinación con el Gerente de Proyectos, el cual se revisará periódicamente según el plan de trabajo acordado.

Para los procesos que así lo requieran, el/la Asistente Técnico-Administrativo deberá preparar herramientas que permitan el registro y fácil monitoreo de los avances.

El/la Asistente Técnico-Administrativo podrá apoyar en cualquier otra actividad coherente con su especialidad y asignada por su supervisor, garantizando eficiencia, alta calidad y coherencia de los trabajos con el contexto.





Competencies ES


Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Education/Experience/Language requirements

Educación

  • Diploma de estudios secundarios es requerido.
  • Estudios Universitarios (Ingeniería/Arquitectura, Administración de Empresas o Economía, Infotecnología, Ciencias Sociales o carreras afines), será considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

Experiencia

  • 5 años de experiencia profesional pertinente en el ámbito de la asistencia a la gestión de proyectos, preferiblemente de desarrollo (en caso de no contar con título de nivel universitario); o
  • 1 años de experiencia profesional pertinente en el ámbito de la asistencia a la gestión de proyectos, preferiblemente de desarrollo (en caso de poseer título de nivel universitario).

 Se valorará experiencia en:

  • Planeación, seguimiento, medición y desarrollo a proyectos.
  • Elaboración de presupuestos y control de provisiones financieras.
  • Apoyo y ejecución de actividades encaminadas a desarrollo de negocios.
  • Soporte de back office, logística y compras.
  • Adquisiciones públicas y gestión de contratos.
  • Trabajo con organismos del Sistema de Naciones Unidas.
  • Participación con equipos multidisciplinarios.
  • Deseable buena aptitud matemática y estadística.
Idioma
  • Dominio del idioma español hablado y escrito.
  • Se valorará conocimiento intermedio del idioma inglés

Contract type, level and duration

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular. 
Tipo de Contrato:
 Acuerdo como Contratista Individual (LICA) Contrato para personal Local. Contrato Regular/Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere de una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural. 

Nivel de Contrato: LICA 5
Duración del Contrato: Contrato en curso, sujeto a disponibilidad de fondos y rendimiento satisfactorio. 

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Este puesto está abierto a personas nacionales de Honduras o personas que cuentan con residencia o permiso laboral en Honduras. 

Additional Considerations

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET) 16:00 horas Honduras
  • Equilibrio entre vida personal y profesional: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de equilibrar las demandas de la vida profesional y personal.  Tenemos una política a este respecto y ofrecemos opciones de trabajo flexibles. Esta política se aplica a personal de UNOPS con cualquier tipo de contrato. 
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.  La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Background Information - UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.
Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 


Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Tegucigalpa (Honduras)
  • Grade: LICA-5, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
    • Administrative support
  • Closing Date: 2018-08-19

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