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Asistente de Proyecto  PS110064 - Fortalecimiento de las Capacidades de Mujeres para la participaciòn Polìtica y creaciòn de Estratègias de Resilencia frente a la Violencia Polìtica.

Panama City (United States of America)

Background

Contexto Organizacional  

La posición estará bajo la dirección general de la Coordinadora del Proyecto de “Fortalecimiento de las capacidades de mujeres para la participación política y creación de estrategias de resiliencia frente a la violencia política” y “Fortalecimiento del Centro de Estudios Democráticos del Tribunal Electoral”, el/la Asistente de Proyectos proporciona servicios de apoyo administrativos y financieros asegurando alta calidad, exactitud y consistencia del trabajo del proyecto en cuestión.

El/la Asistente de Proyectos trabaja en estrecha colaboración con el personal del PNUD y del Tribunal Electoral, además de los socios de los proyectos para garantizar el logro de productos y resultados previstos.

 El/la Asistente de Proyectos será supervisado por la Coordinadora de Proyecto.

Breve Descripción del Proyecto

Desde el año 2007, PNUD Panamá ha apoyado los procesos de formación política de mujeres y su capacidad de incidencia y abogacía para posicionar la agenda de las mujeres en la agenda pública. Así mismo, viene trabajando desde hace años con el Tribunal Electoral y el Instituto Nacional de la Mujer en el fortalecimiento institucional para el pleno reconocimiento de los derechos sociales, políticos y económicos de las mujeres panameñas. Del 2007 al 2010 se trabajó con los partidos políticos para fortalecer aspectos programáticos y operativos con el fin de que fueran más capaces de cumplir con las expectativas de la sociedad en cuanto a su función de hacedores de políticas públicas para el desarrollo.

Este documento de proyecto contribuye a la consecución del Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS) 5 “lograr la igualdad entre los géneros y empoderar a todas las mujeres y niñas” que establece como unas de las prioridades el “asegurar la participación plena y efectiva de las mujeres y la igualdad de oportunidades de liderazgo a todos los niveles decisorios en la vida política, económica y pública” y “aprobar y fortalecer políticas acertadas y leyes aplicables para promover la igualdad entre los géneros y el empoderamiento de las mujeres y las niñas a todos los niveles”. Así como a la consecución del ODS 16 “Paz, Justicia e Instituciones Sólidas“, que establece como unas de sus prioridades “reducir significativamente todas las formas de violencia y las correspondientes tasas de mortalidad en todo el mundo “ y “garantizar la adopción, en todos los niveles, de decisiones inclusivas, participativas y representativas que respondan a las necesidades”.

En este sentido, el resultado principal del proyecto es el siguiente “generar las condiciones y capacidades necesarias que propicien una participación plena y efectiva de las mujeres en la vida política de Panamá”.  De este modo se proponen tres productos que contribuirán a la consecución del resultado mencionado:

  1. Gestión de conocimiento para la democracia inclusiva.
  2. Generación de capacidades para la democracia paritaria.
  3. Incidencia para el posicionamiento de la agenda de las mujeres en el marco de la democracia inclusiva
Esto se vincula con el proyecto de Fortalecimiento del Centro de Estudios Democráticos del Tribunal Electoral, proyecto que busca fortalecer las capacidades institucionales abriendo y desarrollando tres procesos de investigación sobre los partidos políticos, el pensamiento político panameño y la participación política de las mujeres. Al tiempo que se desarrollan estas investigaciones, el personal del CED será capacitado en la aplicación de la metodología de la investigación. La generación de conocimiento electoral desde el Tribunal Electoral contribuye a alcanzar el objetivo 16 de los Objetivos de Desarrollo Sostenible, específicamente la meta que busca garantizar la adopción de decisiones inclusivas, participativas y representativas.

Duties and Responsibilities

Funciones/Resultados Esperados

Resumen de funciones claves:

Tareas relacionadas con la planeación y revisión de los proyectos

  • Apoyar a la Coordinadora en los procesos de elaboración y seguimiento de los Planes Operativos Anuales de los proyectos.
  • Apoyar en el seguimiento, monitoreo y evaluación de la implementación de los Proyectos.
  • Colaborar en la previsión de cursos de acciones que sean requeridos para lograr los objetivos, el alcance pretendido y/o valores agregados para el desarrollo de los proyectos.
  • Asistir a la unidad coordinadora en las diferentes actividades relacionadas con la planificación e implementación de los proyectos, esto incluye apoyo logístico, asistencia en giras de campo, registro de recomendaciones y requerimientos durante el desarrollo de ajustes y adaptaciones de las acciones a realizarse, así como asistencia en la redacción de informes, coordinación de reuniones, levantar actas, revisión de costos, entre otras.

Tareas relacionadas con la administración de los proyectos

  • Administrar los recursos económicos y financieros asignados a los Proyectos bajo la dirección del Coordinador del proyecto, en estrecha colaboración con el PNUD.
  • Realizar trámites para las adquisiciones de bienes y servicios, trámites para procesos de convocatoria y contrataciones de acuerdo a la política y procedimientos del PNUD.
  • Tramitar órdenes de compra, solicitudes de pago, reembolso de viáticos, solicitudes de contrato y solicitudes de enmiendas relacionadas con los proyectos.
  • Preparar la correspondencia y llevar el control de la misma.
  • Llevar el inventario de los bienes de los proyectos.
  • Llevar registro de ambos proyectos, actualizados con las fechas finales de los contratos y las fechas de entrega de productos con sus respectivos pagos.
  • Mantener al día los archivos de los proyectos tanto en físicos como electrónicos.
  • Apoyar con el monitoreo financiero de los proyectos y alertar sobre situaciones que lo ameriten.
  • Apoyar en la consolidación de gastos para los reportes financieros y reportes semestrales y de cierre de año.
  • Apoyar en la consolidación de la información técnica y financiera para elaborar el reporte anual de los proyectos y sus anexos.
  • Apoyar en el proceso de auditorías externas que realicen a los proyectos.
  • Cualquier otra tarea que sea asignada por el/la Coordinador/a que esté relacionada con los Proyectos

Tareas técnicas relacionadas con la implementación de los proyectos:

  • Asistir a la Coordinadora en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación de los Proyectos.
  • Realizar gestiones operativas de los planes de trabajo según las normas y procedimientos del PNUD para proyectos de implementación directa y de implementación nacional.
  • Facilitar la coordinación con las organizaciones socias de los proyectos: Tribunal Electoral de Panamá, Defensoría del Pueblo, Instituto de la Mujer, así como con cualquiera de los actores que tengan que ver con el Proyecto.
  • Apoyar en la realización de las actividades de los proyectos (reuniones, talleres y seminarios, viajes, entre otros); para lo cual se requiere coordinar todo lo relacionado con la logística de los eventos, (envío de invitación, confirmación de asistencia, tramitar cotizaciones, reserva de hospedaje, transporte, preparación de equipo y material necesario, etc.) y participar de las actividades cuando sea requerido.
  • Recibir el equipo utilizado y cualquier otro material como banner u otros, las listas de asistencia, archivos digitales de fotografías y/o grabaciones, para generar un registro operativo de cada evento que realice la Unidad Coordinadora que incluya como mínimo la invitación, agenda, lugar, fecha, lista de invitados, lista de participantes (asistencia firmada), materiales presentados, materiales entregados, documentos de soporte, archivos de audio, video o fotografía.
  • Brindar apoyo en el registro de minutas de reuniones de coordinación, reuniones semestrales de seguimiento, reuniones de Junta de Proyecto, y otras que sean requeridas.
  • Generar y actualizar la base de datos de los proyectos (proveedores, contrataciones, socios, entre otros).
  • Mantener al día los archivos de los proyectos tanto en físico como electrónicos de las actividades realizadas.
  • Acompañar a la Coordinadora en reuniones para elaborar la ayuda memoria y lista de asistencia del evento.
  • Realizar en el marco de su experiencia y competencias técnicas, otras actividades que le sean asignadas en apoyo a los proyectos.

RESULTADOS ESPERADOS

  • Manejo administrativo y financiero de los proyectos y su registro en el sistema ATLAS es veraz, eficiente y cumple con los procedimientos del PNUD, de acuerdo con el perfil de usuario otorgado.
  • Apoyo a la Unidad de Gestión en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos, adquisiciones, recursos humanos y financieros, y atender la auditoria requerida.
  • Apoya en el cumplimiento de los requerimientos del ciclo anual de proyectos y acompaña en su logística y actividades locales y de campo.
  • Apoyo en la preparación de Informes Técnicos, Financieros y Contables, trimestrales, semestrales y anuales según los requerimientos de los donantes.
  • El proyecto cuenta con una base de datos actualizada digital e impresa; así como un buen registro de archivos del proyecto.

Competencies

Habilidades y Competencias Generales

Se requiere de amplia competencia y experiencias en el manejo administrativo y financiero. Es deseable que el/la candidata/a, cuente con experiencia en proyectos de desarrollo. Amplias habilidades en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de apoyo logístico a la organización de reuniones o talleres.

Habilidades sociales para trabajar con actores de diferentes contextos y conocimiento del entorno nacional con capacidad en la creación de redes de apoyo al proyecto.

Cualidades y destrezas

  • Mostrar un modelo de integridad, acorde al estándar de valores éticos de las Naciones Unidas.
  • Habilidades de recopilación y sistematización de la información.
  • Facilidad de uso de programas o aplicaciones informáticas de escritorio y servicios de sistemas operativos como el Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, entre otros) y Windows.
  • Mostrar valores de compromiso, capacidad de adaptabilidad y disposición al servicio.
  • Demostrar una proactividad orientada a armonizar decisiones, acciones y requerimientos.
  • Mostrar iniciativas de búsqueda de conocimiento, información y mejores prácticas para su aplicación.

Gestión

  • Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.
  • Demostrar conocimientos de actuales directrices y herramientas de gestión de proyectos y su utilización en asignaciones de trabajo.

Comunicación y Socialización

  • Habilidad oral y escrita para el desarrollo de una comunicación positiva y constructiva.
  • Capacidad de interactuar con otras personas en diferentes escenarios y circunstancias.
  • Empatía y sensibilidad para apreciar y respetar las diferencias y la diversidad que pueden presentar las personas, al dar a conocer sus intereses, preocupaciones y sentimientos.
  • Demostrar calma, control y una actitud positiva, así como un adecuado manejo al estar bajo presión.

Required Skills and Experience

Calificaciones y requisitos para la Contratación

Educación

  • Licenciatura en administración, finanzas u otros relacionados con el área administrativa y/o ciencias sociales.

Experiencia

  • Experiencia general mínima de 5 años en gestión administrativa y financiera y/o seguimiento de proyectos.
  • Manejo de instrumentos y procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo.
  • Manejo de instrumentos de planificación presupuestaria, reportes financieros y monitoreo del presupuesto y auditorías.
  • Se valorará experiencia de trabajo en ONG´s, entidades de Gobierno u otras instituciones en gestión administrativa de proyectos de desarrollo.

Idiomas requeridos:

  • Excelente dominio del idioma español.
  • Conocimientos del idioma inglés.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Panama City (United States of America)
  • Grade: SB-3, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Democratic Governance
    • Administrative support
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
    • Legal - Broad
    • Project and Programme Management
    • Legal - International Law
    • Criminology, Police Affairs and Anti-Corruption
  • Closing Date: 2018-08-13

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