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Consultant international chargé du renforcement des capacités et de l’appui à l’élaboration d’un manuel de gestion des ressources humaines de l’Administration publique

Bujumbura (Burundi)

Background

La réforme administrative au Burundi

Le Burundi s’est doté au mois d’avril 2012 d’un Programme National de Réforme de l’Administration Publique « PNRA » qui vise l’instauration d’une administration qualifiée, performante, responsable, orientée vers l’intérêt général et le service du citoyen.

La stratégie de réforme adoptée est articulée comme suit: (i) Amélioration des prestations de services aux citoyens à travers la mise en place des guichets uniques de services publics dans les différentes provinces et la simplification des procédures; (ii) développement d’un nouveau management des performances dans l’Administration à travers l’accompagnement de la mise en œuvre de la politique de gestion des performances, la classification des emplois et la révision du système de rémunération et du statut de la fonction publique et ; (iii) renforcement des capacités nationales de conception des politiques publiques et de coordination de l’action gouvernementale.

Les actions de réformes prévues en matière de gestion des ressources humaines nécessitent que la fonction et la chaine de gestion des ressources humaines soient renforcées et adaptées. En effet, les ministères utilisateurs des agents de l’Etat ont besoin d’être accompagnés par des professionnels des ressources humaines dans l’appropriation d’un système de gestion des emplois et des compétences résultant de la classification des emplois, l’adaptation des mécanismes de suivi et d’évaluation des performances dans leur secteurs, la gestion du système de rémunération prenant en compte des réalités des différents métiers. Aussi, il reste un défi dans le suivi des effectifs de la Fonction publique notamment à l’intérieur du pays où des antennes de la Direction générale de la Fonction publique sont installées mais semblent peu outillés.

Le PNUD appui de la mise en œuvre du PNRA à travers le Projet d’appui à la mise en œuvre du Programme National de Réforme de l’Administration Publique (Projet PNRA). Ledit Projet vise essentiellement les objectifs ci-après : (i) la restauration de la capacité de direction et de conception du Gouvernement burundais ; (ii) la promotion des valeurs d’équité, de transparence et de performance ; (iii) le développement d’une culture de l’Administration publique au service du citoyen et la promotion de l’utilisation des TIC dans l’Administration.

Le Projet est mise en œuvre selon la modalité d’exécution nationale (NIM). Le principal partenaire de mise en œuvre est le Ministère de la Fonction publique, du Travail et de l’Emploi. Aussi, le Ministère a nommé un Directeur National du projet. Une lettre d’accord a été signée entre le MFPTE et le PNUD en vue de la fourniture par ce dernier des services d’appui pour lesquels l’organisation dispose d’avantages comparatifs, en particulier en relation avec l’achat de biens et de services internationaux

C’est dans ce cadre que le PNUD sollicite le recrutement d’un consultant international en gestion des ressources humaines en vue d’une part, du renforcement des capacités des gestionnaires des ressources humaines de l’Administration publique et d’autre part, l’appui à l’élaboration d’un manuel de gestion des ressources humaines.

La gestion des ressources humaines dans l’Administration burundaise

Présentement, la gestion des ressources humaines de l’Administration publique relève de la compétence de la Direction générale de la Fonction publique qui a pour attributions:

  • De participer à l’élaboration de la politique gouvernementale en matière de gestion administrative et financière des fonctionnaires et agents de l’Etat et de veiller à l’application de cette politique ;
  • De veiller à une utilisation rationnelle et efficiente des ressources humaines de l’Etat ;
  • De mener, de superviser et de coordonner toutes les études et travaux destinés à l’évaluation des besoins en personnel au niveau des administrations civiles de l’Etat ;
  • De préparer et de contrôler les actes d’administration et de gestion des personnels susvisés ;
  • De coordonner la mise en œuvre de la politique de gestion des ressources humaines dans les différents ministères ;
  • De centraliser toutes les informations concernant les effectifs de la Fonction publique, de préparer périodiquement des états statistiques et de procéder à leur exploitation et diffusion ;
  • De suivre les dossiers devant la cour administrative relatifs aux contentieux nés de l’application du Statut de la Fonction publique.

Aussi, il est prévu dans le cadre de la mise en œuvre du PNRA que le métier de la Direction générale de la Fonction publique puisse évoluer vers la gestion stratégique des ressources humaines laissant la gestion opérationnelle à des unités de gestion des ressources humaines placées auprès des ministères.

La Direction générale de la Fonction publique est relayée au niveau des provinces (16 provinces hors de Bujumbura) par des antennes et au niveau de deux ministères (Eduction et Santé) par des directions des ressources humaines. Dans le cadre du PNRA, il est prévu la généralisation des unités de gestion des ressources humaines dans les différents ministères qui n’ont pas encore de direction des ressources humaines. Dans ces ministères, un poste est dédié à la gestion des ressources humaines, la plus part du temps, au niveau du Cabinet ou du secrétariat permanent. Il est ainsi que ce dispositif ne permet pas une véritable prise en main de la fonction dans les différents ministères.

La Direction Générale de la Fonction s’appuie sur le Centre de traitement informatique qui a pour mission d’assurer le traitement automatisé des situations administratives et financières des agents de l’Etat et qui assure l’élaboration des états des salaires mensuels.

Aussi, il est prévu un grand chantier d’informatisation de l’ensemble des volets de la gestion des ressources humaines de l’Etat. Actuellement, seule la gestion de la paie est automatisée. La gestion de la carrière des agents de l’Etat reste manuelle. Ce grand chantier nécessite au préalable que la chaine de gestion des ressources humaines puisse être bien définie, que le rôle des différents acteurs soit précisé, que les taches soient décrites à tous les niveaux. C’est là la justification de l’élaboration d’un manuel de gestion des ressources humaines de l’Administration publique.

C’est dans cette perspective qu’est prévue la présente mission de renforcement des capacités des gestionnaires des ressources humaines de l’Administration publique et d’appui à l’élaboration d’un manuel de gestion des ressources humaines de l’Etat.

Duties and Responsibilities

Objectif principal de la mission

La mission a pour objectif principal de renforcer les capacités des acteurs de la chaine de gestion des ressources humaines de l’Administration publique et d’accompagner l’élaboration d’un manuel de gestion des ressources humaines.

Résultats attendus de la mission

Principaux résultats

Les principaux résultats attendus sont:

  • Les principaux cadres de la Direction générale de la Fonction publique, des antennes provinciales de la Fonction publique, des directions des ressources humaines de l’Education et de la Santé et des points focaux des ressources humaines dans les autres ministères ont une bonne connaissance des fondamentaux en matière de gestion des ressources humaines dans l’Administration publique: enjeux, les différents aspects de la gestion des ressources humaines, les outils usuels de gestion des ressources humaines, les expériences et mode de gestion des ressources humaines, la gestion des ressources humaines dans un contexte de gestion axée sur les résultats
  • Les nouvelles réformes en cours et leur implication dans le travail des gestionnaires des ressources humaines à tous les niveaux sont maitrisées; ces réformes portent sur la classification des emplois, la nouvelle politique salariale, la stratégie de maitrise des effectifs, la politique de gestion des performances dans le se secteur public;
  • Les outils de pilotage de la GRH sont conçus et appropriés par les cadres de la chaines de gestion des ressources humaines ;
  • Un mécanisme de collaboration est défini entre les acteurs de la chaine de gestion des ressources humaines: Direction générale de la Fonction publique, Centre de Traitement informatique, Antenne provinciales de la Fonction publique, Directions des ressources humaines et points focaux auprès des différents départements ministériels.
  • Un manuel de gestion des ressources humaines est élaboré reprenant notamment les éléments pertinents présentés plus haut.

Livrables

Les principaux livrables sont:

  • Une note méthodologique portant sur la compréhension des termes de référence, la méthodologie proposée ;
  • Un rapport de formation décrivant le contenu de la formation, l’évaluation des acquisitions par les participants et en annexe les modules enseignés;
  • Un manuel de gestion des ressources humaines de l’Etat.
  • Un rapport de mission.

Déroulement et pilotage de la mission

La mission se déroulera en deux étapes.

  • La première étape porte sur le bilan des apprenants dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l’analyse du cadre institutionnel de gestion des ressources humaines, le diagnostic du fonctionnement actuelle de la gestion des ressources humaines et les insuffisances en matière de capacité. Cette phase sera bouclée par la proposition et la validation par les participants des modules de formation à retenir ainsi que les modalités opératoires. Cette phase prendra 5 jours de travail dont deux jours d’ateliers. Elle se poursuivra par la première formation qui prendra 5 jours ouvrables suivis de 5 jours ouvrables consacrées à l’élaboration du projet de manuel de gestion des ressources humaines de l’Administration publique. Le manuel sera ennoyé aux acteurs pour feedback.
  • La deuxième phase portera sur une deuxième formation de 5 jours suivie d’un atelier de 2 jours de validation du manuel. Cette phase se clôturera par la rédaction du rapport de mission (3 jours).

Les détails ci-après présentent un agenda indicatif de la mission.

Etape 1: 1er Voyage international - Période de mission :Août à Septembre 2018 - 15H/J ( Hommes-Jours)

Etape 2: 2ème Voyage international - Période de mission :Octobre à Novembre 2018 - 10H/J (Hommes-Jours)

Le travail du Consultant sera supervisé par le Conseiller Technique Principal du Projet PNRA, la Directrice Nationale dudit Projet et le Secrétaire Exécutif Permanent de la Réforme de l’Administration Publique.

Competencies

Compétences et aptitudes

  • Bonnes aptitudes interpersonnelles et de travail en équipe;
  • Excellentes capacités de communication et de rédaction.

Required Skills and Experience

Formation:

  • Avoir un diplôme de niveau Master en gestion des ressources humaines, sciences administratives, gestion ou dans un autre domaine lié.

Expérience:

  • Justifier de 10 ans d’expérience dans le métier de gestion de ressources humaines dont au moins trois en développement des ressources humaines ou en évaluation des performances.
  • Avoir travaillé sur la problématique de la gestion des emplois et des compétences.
  • Etre familiarisée dans la problématique de la gestion axée sur les résultats dans les administrations publiques.
  • Avoir travaillé dans le contexte africain de l’Administration publique.

Langues:

  • Maïtrise du français.

Documents à fournir dans le dossier de candidature

Les dossiers de soumission devront comprendre les éléments ci-après:

Une proposition technique

  • Note explicative sur la compréhension des termes de référence et les raisons de la candidature.
  • Offre technique développée - approche méthodologique et organisation de la mission envisagée.
  • Curriculum Vitae incluant l'expérience acquise des missions similaires – Donner trois références avec leur contact email et téléphoniques.
  • Formulaire P11 dûment rempli et signé.

Une proposition financière

La proposition financière doit être soumise sur la base de l’approche forfaitaire (lump sum) et libellée en dollars américains.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé aux candidats de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire précisant les honoraires, les frais de séjour et les frais, conformément à ce qui aura été décrit dans la proposition technique. Le PNUD ne prendra en charge aucun frais supplémentaire.

Le réalisme des coûts indiqués pour les descentes sur terrain pourra être vérifié par le PNUD en effectuant une comparaison indépendante avec les prix du marché. Le PNUD n'accepte pas les frais de mission excédant les taux en vigueur au sein du SNU. Le PNUD se réserve le droit de négocier l’offre retenue dans les limites budgétaires et dans le cadre de référence.

Toute dépense non prévue par les termes de référence ou explicitement inscrite à l’offre financière telle qu’acceptée par le PNUD, quelle qu’en soit la nature, doit être convenue par écrit entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel à l’avance, sous peine de ne pas être remboursée.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les termes de référence et après validation de ces livrables par le responsable désigné par le PNUD.

Les consultants seront évalués sur base de la méthodologie suivante :

Analyse cumulative : Le contrat sera accordé au consultant dont l’offre aura été évaluée et confirmée comme:

  • En adéquation avec les Termes de Référence de la mission
  • Ayant obtenu le plus haut score à l’évaluation combinée de l’offre technique et financière.

    *Evaluation Technique : 70 %

    * Evaluation financière : 30 %

Seuls les candidats obtenant un minimum de 70 points seront considérés pour l’évaluation financière.

Critères d'évaluation

  • Avoir un diplôme de Master II ou niveau équivalent en gestion des ressources humaines, sciences administratives ou de gestion ou dans un autre domaine lié. - Critère exclusif
  • Justifier de 10 ans d’expérience dans le métier de gestion de ressources humaines notamment dans le développement des ressources humaines, la formation, l’évaluation des performances et la gestion des emplois et des compétences. - 40 points
  • Avoir une expérience dans la gestion des ressources humaines dans les?administratives publiques évoluant dans une logique de gestion axée sur les résultats. - 30 points
  • Disposer d’une expérience dans l’élaboration de manuel de gestion des ressources humaines dans le secteur public – deux expériences au minimum. - 30 points

Les soumissions à savoir une proposition technique et une proposition financière doivent être envoyées, séparées en deux attachements dans un seul e-mail jusqu’au 10 Août 2018 à l'adresse : procurement.bi@undp.org avec la mention "Consultant International chargé du renforcement des capacités et de l’appui à l’élaboration d’un manuel de gestion des ressources humaines de l’Administration publique". 

Veuillez consulter le lien de publication http://procurement-notices.undp.org/view_notice.cfm?notice_id=47920

Aucune soumission par courrier physique ne sera reçue.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bujumbura (Burundi)
  • Grade: International Consultant - Internationally recruited Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Development Cooperation and Sustainable Development Goals
    • Human Resources
  • Closing Date: 2018-08-10

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