Associé (e) exécutif (ve)

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles ; l'autonomisation des femmes; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

Les cadres d'orientation et de résultats du programme ONU Femmes sont définis dans son plan stratégique mondial et régional. Ce plan met l'accent sur l'approfondissement du soutien de l'ONU Femmes aux pays pour mettre en œuvre leur engagement en faveur de l'égalité des sexes et des droits fondamentaux des femmes, en particulier dans les domaines du renforcement de la sécurité et des droits économiques des femmes; réduire la prévalence de la violence à l'égard des femmes; promouvoir l'égalité des sexes dans la gouvernance démocratique dans les États stables et fragiles. Le plan stratégique appelle également à un meilleur alignement sur les nouveaux mécanismes de coordination régionaux des Nations Unies et à leur soutien.

L’ONU Femmes dirige et coordonne les efforts des Nations Unies pour faire en sorte que les engagements en matière d'égalité des sexes et la prise en compte du genre se traduisent en actions partout dans le monde. L’ONU Femmes fournit ainsi un leadership fort et cohérent à l'appui des priorités des États membres et des efforts pour l'établissement de partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs concernés.     

Le travail de l’ONU Femmes en République Démocratique du Congo se focalise sur les 4 thématiques prioritaires suivantes :

• Participation politique des femmes et le leadership féminin ;

• Autonomisation économique des femmes ;

• Lutte contre les violences sexuelles et basées sur le genre ;

• Gouvernance, femmes, paix et sécurité et action humanitaire ;

Au-delà du rôle de mise en œuvre de ses thématiques prioritaires, ONU Femmes a aussi des rôles dans la promotion du cadre normatif et dans la coordination genre, aussi bien au sein du Système des Nations Unies, qu’au niveau national.

ONU Femmes capitalisera sur sa position et son expérience réussie pour renforcer les partenariats avec les principales parties prenantes nationales ainsi que les donateurs pour assurer la réalisation des droits des femmes en RDC, dans le cadre du plan de travail annuel.

Pour faciliter son rôle de coordination, ONU Femmes cherche à recruter un (e ) associé (e ) exécutif (ve). Il / elle sera chargé (e) d'assurer des tâches administratives et logistiques efficaces pour soutenir la Représentante dans le respect du mandat d'ONU Femmes pour la promotion des droits fondamentaux des femmes en RDC.

Duties and Responsibilities

Relevant de la représentante résidente, l'associé (e ) exécutif (ve) est chargé (e ) de fournir une assistance administrative à cette dernière en assurant la confidentialité totale de tous les aspects de la mission et, en étroite coordination avec la direction et le personnel du bureau régional, gérer le flux efficace d'informations et de communications pour assurer une diffusion rapide des informations, une action rapide et le respect des délais fixés.

• Fournir un soutien exécutif à la représentante résidente d'ONU Femmes

  • Gérer le calendrier de la représentante résidente d'ONU Femmes et le calendrier des rendez-vous et des réunions ;

  • Organiser les voyages et le choix des chambres d’hôtel et d’autres services logistiques pour la représentante résidente d’ONU Femmes en mission ;

  • Tenir à jour la liste des contacts des chefs d’agences des bureaux pays à travers une mise en place d’un fichier électronique des contacts ;

  • Répondre et filtrer les appels de la représentante résidente avec tact et discrétion;

  • Gérer les dossiers administratifs concernant les rapports de mission et de voyage de la représentante résidente ;

  • Collecter des informations et outils de travail pour répondre favorablement aux demandes de la représentante résidente.

• Fournir un soutien administratif à la représentante résidente d'ONU Femmes

  • Assurer le suivi logistique, administratif et financier dans la tenue des réunions, des événements et des ateliers (workshops) ;

  • organiser et assister à des réunions et à des événements et préparer des comptes rendus des réunions ;

  • Préparer et assembler des documents d’information et des présentations PowerPoint à l’intention de la représentante résidente pour les réunions, les missions et d’autres événements importants ;

  • organiser et surveiller le système de classement des dossiers du bureau;

  • Appuyer la représentante résidente dans le suivi scrupuleux des engagements dans le respect des délais.

• Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l’information du bureau pays

  • Faciliter la circulation de l’information et la communication entre le Bureau de la Représentante Résidente d’ONU Femmes et d’autres unités à l’intérieur ou à l’extérieur d’ONU Femmes;

  • examiner, classer par ordre de priorité et acheminer la correspondance vers et depuis le bureau de la Représentante résidente d’ONU Femmes ; prendre des mesures de suivi proactives et en informer la Représentante résidente ;

  • Répondre aux demandes de renseignements et / ou les adresser directement aux unités appropriées pour une action ou une réponse rapide;

  • Préparer la correspondance de routine et les circulaires entre bureaux ; examiner les documents et les rapports pour s'assurer que l'orthographe, la ponctuation et le format sont corrects;

  • Maintenir et organiser des fichiers matériels et électroniques à jour pour faciliter l'accès et la récupération ; assurer la garde des documents confidentiels du bureau;

  • aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles des textes (d’anglais en français vis-versa) ; agir comme interprète.

• Apporter un soutien aux activités de relations extérieures du bureau de la représentante résidente

  • Faciliter l'interaction de la représentante résidente avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques et par le biais de relations collaboratives et proactives avec ses homologues et ses collègues des autres agences et bureaux ;

  • Recevoir et accueillir les hauts fonctionnaires / visiteurs ;

  • Assurer les questions de protocole, recevoir des visiteurs / fonctionnaires de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites de la Représentante.

• Contribuer au renforcement des connaissances et au partage des connaissances

  • Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficace des connaissances au sein du bureau et des autres bureaux et du siège ;

  • Construire et partager des connaissances et de l’expérience en matière de soutien administratif et opérationnel.

Competencies

Compétences institutionnelles :

• Faire preuve d’intégrité avérée en accord avec les valeurs et normes des Nations Unies ;

• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques des Nations Unies en général et de l’ONU Femmes en particulier ;

• Faire preuve d’une grande flexibilité et adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge au sein des Nations Unies et auprès de ses partenaires ;

• Etre crédible et jouir d’une bonne santé physique et d’une bonne éthique ;

• Etre familiarisé (e) avec l’environnement institutionnel de la coopération au développement (ONG, Système des Nations Unies, coopération multilatérale, etc.).

Compétences fonctionnelles :

• Gestion des connaissances et apprentissage : Promouvoir au sein de l’ONU Femmes la gestion des connaissances et un environnement propice à l’apprentissage grâce à l’exemple personnel et travailler activement à la formation et au développement continus du personnel à partir de leur plan d’apprentissage et au développement des nouvelles aptitudes ;

• Développement et efficacité opérationnelle : Capacités de fournir des données analytiques à la planification stratégique, la gestion et le suivi axés sur les résultats et les rapports et à organiser le travail.

• Communication : Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement en public ;

  Aptitude technologique : Bonne maitrise de l’outil informatique, y compris les logiciels Power point, Excel ainsi que d’autres logiciels de design graphique ;

• Travail en groupe : Aptitude à entretenir, de façon satisfaisante aussi bien avec les collègues, les superviseurs hiérarchiques qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, des bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité ;

• Gestion axée sur les résultats : Bonne maîtrise des méthodes et techniques de gestion axée sur les Résultats et aptitudes à les utiliser efficacement dans l’exécution de ses tâches quotidiennes à l’ONU Femmes.

• indicateurs de Performance

 Appui opportun et de qualité au représentant résident

Présentation de qualité de l'information

Organisation rapide et de qualité des événements / réunions

Adhésion au protocole

Required Skills and Experience

Education

• Un diplôme d'études secondaires est requis.

• Un baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique est un atout

Expériences

• Au moins six années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en matière d’administration, de secrétariat ou d’expérience de programme;

• Expérience dans l'utilisation d'applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et les systèmes de gestion basés sur le Web;

• L’expérience du système ATLAS est un atout

Langue

• la maîtrise du français et de l'anglais est requise;• La connaissance de l'autre langue de travail officielle de l'ONU est un atout.