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Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a

Panamá (Panama)

Background Information - Job-specific

1. Antecedentes generales del proyecto/asignación

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un brazo operativo de las Naciones Unidas que apoya a sus asociados en la implementación exitosa de los proyectos de desarrollo de la paz, humanitarios y de desarrollo en todo el mundo. En la Región América Latina y el Caribe tiene presencia en 13 países.

UNOPS proporciona servicios sostenibles de gestión de proyectos, adquisiciones e infraestructura a una amplia gama de gobiernos, donantes y organizaciones de las Naciones Unidas.

Esta posición está ubicada en la Oficina Regional de UNOPS para América Latina y el Caribe.

Bajo la guía y supervisión del Coordinador de Actividades Regionales, el/la Asociado_a Financiero y Administrativo proporciona apoyo a las operaciones de la oficina que realizan una variedad de procesos financieros y administrativos estándar que garantizan una alta calidad y precisión del trabajo. El/la Asociado_a Financiero y Administrativo puede tomar decisiones asociada a la ejecución sobre los procesos financieros y administrativos en base a su conocimiento profundo de las políticas y procedimientos establecidos. Al realizar su trabajo, el/la Asociado_a Financiero y Administrativo promueve un enfoque de cliente, calidad y orientado a resultados.

el/la Asociado_a Financiero y Administrativo trabaja en estrecha colaboración con el personal de Operaciones, Programas y Proyectos de la Oficina Regional, Operaciones o Centros de Proyectos, así como con el personal de otras agencias de las Naciones Unidas para intercambiar información y garantizar la prestación constante de servicios.


Functional Responsibilities

2. Propósito y alcance de la asignación 

El/la Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a tendrá bajo su responsabilidad cuatro procesos esenciales:

1-     Apoyo en la gestión financiera de la Oficina Regional

2-     Apoyo en la gestión de administrativa y de servicios generales

3-     Gestión de Adquisiciones menores

4-     Supervisa la gestión de viajes y logística

(1)   Apoyo en la gestión financiera de la Oficina Regional

• Mantener todos los documentos financieros de respaldo para los procesos de auditoría y revisión.
• Asegurar la entrada precisa de datos en el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) de UNOPS.
• Monitorear el presupuesto y el gasto financiero y todos los procedimientos administrativos en línea con el plan de trabajo.
• Procesar pagos directos y solicitudes de anticipo y preparar revisiones presupuestarias.
• Producir informes financieros; incluido el desarrollo de formatos de supervisión y presentación de informes financieros según los requisitos de UNOPS.
• Apoyar al Coordinador de Actividades Regionales monitoreando los presupuestos, el flujo de caja y reportando las obligaciones de gastos para asegurar que se cumplan los entregables.
• Alertar al Coordinador de Actividades Regionales de cualquier discrepancia, déficit financiero y exceso de gastos.
• Proponer revisiones presupuestarias e iniciar acciones correctivas cuando sea necesario.
• Gestión de caja menor
• Colaboración en la preparación del plan de presupuesto administrativo para la oficina regional.

(2)   Apoyo en la gestión de administrativa y de servicios generales

• Actúa como el custodio/a de todos los activos de la oficina, incluyendo mantener el inventario de bienes y apropiado registro en la herramienta de inventarios, y hacer las comprobaciones físicas de inventario anuales.
• Mantiene los suministros de papelería y oficina y distribución de los mismos según lo requiera el personal.
• Coordina los contratos de prestación de servicios generales de proveedores externos (servicio de vigilancia y aseo)
• Elabora e implementa el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y equipos.
• Coordina y supervisa los servicios de transporte terrestre prestados por el conductor de la oficina y los servicios de mensajería externos.
• Apoya a la coordinadora de actividades regionales en la recolección de datos e información relevante a proyectos específicos, así como la sistematización de los mismos (ej. prepara y mantiene gráficos, tablas, bases de datos e informes estadísticos, etc.)
• Apoya en la recopilación de datos para auditorias periódicas
• Apoya en la compilación y preparación de materiales de presentación, información de antecedentes y documentación para reuniones y misiones.
• Apoya en la traducción de correspondencias simples, cuando sea necesario.
• Mantenimiento de archivos físicos y electrónicos, materiales de referencia y registros confidenciales según sea necesario.
• Apoya con la organización de citas y reuniones, actuando como intérprete cuando sea necesario y / o tomando minutas.

(3)   Gestión de adquisiciones menores

• Coordinar las comunicaciones, reuniones e informes de los proveedores según sea necesario.
• Identificación de proveedores y solicitud de cotizaciones
• Preparación de requisiciones de compras y ejecución de pequeños procesos de compras
• Creación y administración de proveedores en el sistema de UNOPS
• Emisión de órdenes de compra, recibos de bienes y servicios y solicitudes de pago.

(4)   Supervisa la gestión de viajes y logística

Es responsable por la supervisión y cuando sea necesario es responsable directo por el procesamiento de los siguientes servicios:

  • Tramita las transacciones de viaje de acuerdo con el reglamento, procedimiento y herramientas de viajes vigentes, incluyendo brindar información sobre servicios aéreos, tarifas, itinerarios, autorizaciones de viaje, reclamaciones y pagos.
  • Apoya la gestión de visados y otros documentos de viaje autorizados al personal (ej. UN Certificate, UNLP)
  • Procesamiento de tramites logísticos de aduanas, preparación de documentos y seguimiento de los tramites hasta su consecución final.
  • Apoyo logístico para el desarrollo de conferencias, talleres, retiros, incluyendo autorizaciones/briefings de seguridad, reservas de hotel, organizar recogidas en el aeropuerto, etc.
  • Soporte con respecto a trámites ante la cancillería del personal internacional incluyendo la documentación identificación oficial, visados, licencias de conducción, importación / exportación o transferencia de bienes (ej. Vehículos), etc.

(5)   Otras funciones relevantes al cargo según sea requerido por su supervisor/a directo/a.


Education

  • Se requiere educación secundaria completa.
  • Título universitario (licenciatura o maestría) preferiblemente en Administración de Empresas, Administración Pública o disciplinas equivalentes se considerarán un activo y pueden sustituir algunos de los años de experiencia requeridos

Experience

Se requiere

  • Mínimo de seis años de experiencia relevante en servicios administrativos, contables o de soporte a operaciones en organizaciones públicas o privadas nacionales o internacionales.
  • Se requiere competencia en computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office).
  • Experiencia en el uso de sistemas ERP administrativos o financieros.

Deseable:

  • Experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas

Languages

  • Se requiere español fluido
  • Se requiere ingles a nivel intermedio, deseable a nivel avanzado

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Local Individual Contract Agreement (LICA) - Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural. Nivel del contrato: LICA 6
Duración del contrato: Contrato a termino i

ndefinido - Sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio



Para más informaciones sobre la modalidad contractual LICA, por favor siga el enlace:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET), 17 hs, hora local de Panamá.
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.
UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas, personas transgénero, indígenas, afrodescendientes y personas con discapacidad. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción. 

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

Additional information
TDR Asociado_a Financiero y Administrativo.pdf (268 KB) 

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Panamá (Panama)
  • Grade: LICA-6, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Banking and Finance
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2018-09-19

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