Pasantes para Apoyo de Proyectos, Multiple positions
Guatemala City
- Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
- Location: Guatemala City
- Grade: Internship - Internship
-
Occupational Groups:
- Administration
- Project and Programme Management
- Closing Date: Closed
Background Information - Job-specific
Bajo la supervisión de la Asociada de Apoyo para Proyectos, el/la Pasante de Apoyo para Proyectos, será responsable de realizar las siguientes actividades, sin limitarse exclusivamente a ellas:
- Total aceptación de las regulaciones de UNOPS, sobre los procesos financieros, récords financieros y reportes.
- Apoyo Administrativo.
- Archivo (físico y digital) de la información.
- Otras actividades adicionales designadas por el supervisor.
Functional Responsibilities
- Apoyar en la preparación y seguimiento de controles adecuados para la gestión del inventario del proyecto.
- Llevar el control de suministros de trabajo, limpieza y demás de la Oficina.
- Apoyar en el proceso de pago en observación a las políticas y regulaciones financieros y administrativas de UNOPS.
- Apoyar en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes, talleres, capacitaciones, reuniones y otros eventos.
- Asegurar el establecimiento y mantenimiento del sistema de registro del archivo del proyecto.
- Apertura de archivos según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles.
- Recibo, registro codificación, distribución y seguimiento de correspondencia (entrante y saliente).
- Suministro de fotocopias del material de los archivos según se solicite.
- Apoyar en la redacción, elaboración de correspondencia, minutas, actas, etc
- Mantener una comunicación adecuada y fluida a lo interno y externo del proyecto.
- Apoyar al proyecto en actividades específicas de actividades con relación a proveedores.
- Otras tareas asignadas relacionadas al puesto por su supervisor.
Seguimiento y control de los progresos
Descripción clara de resultados cuantificables, etapas, indicadores clave del desempeño y/o requisitos de presentación de información que permitirán el seguimiento del desempeño.
Producto Final
Informe de pagos a proveedores y sus soportes cumpliendo con las condiciones administrativas, financieras y tributarias establecidas con el asociado IGSS.
Competencies ES
| Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). |
| Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. |
| Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. |
| Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. |
| Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. |
| Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. |
Education/Experience/Language requirements
Calificaciones y educación
Educación Cursando estudios a nivel licenciatura o con un máximo de tres años de haberse graduado de la licenciatura.
Se requiere disponibilidad de 40 horas a la semana.
Idioma Conocimiento avanzado del idioma español.
Contract type, level and duration
Tipo de contrato: Pasante Nivel de contrato: N/A
Duración del contrato: 3 meses, con posibilidades de extensión hasta un máximo de 12 meses corridos desde la fecha de inicio. Extensiones basadas en buen desempeño y disponibilidad presupuestaria.
Esta pasantía está abierta a personas nacionales de Guatemala.
Los horarios de trabajo flexibles se pueden arreglar.
El/la pasante estará invitado/a a participar en todas las sesiones de formación abierta de UNOPS, siempre y cuando las mismas tengan relación con el contenido de su puesto de trabajo.
Se ofrecerá formación online durante el proceso de acogida.
Esta pasantía no está diseñada para convertirse en una posición a futuro dentro de la UNOPS. Por lo tanto, no deberá haber ninguna expectativa de empleo al final de la pasantía.
Los internos pueden ser elegibles para un estipendio mensual de USD$ 448.00 dólares a condición de que no reciban fondos de otras instituciones.
El pasante deberá contar con un seguro médico valido con cobertura durante el tiempo que dure la pasantía.
Para más detalles sobre las pasantías UNOPS por favor siga este enlace:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx
Additional Considerations
- Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET) 4:00 horas de Guatemala.
- Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
- Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
- Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
- Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
- El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
Background Information - UNOPS
En apoyo a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y a la Agenda de Desarrollo Post-2015, UNOPS (Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos), brinda servicios técnicos en las áreas Infraestructura, adquisiciones, planificación, gestión y desarrollo de capacidades en salud.
En Guatemala, UNOPS tiene el propósito principal de fortalecer las capacidades instaladas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social - IGSS en el área de adquisiciones públicas, especialmente con relación a medicamentos e insumos médicos. Para ello, durante 19 meses; el proyecto llevará a cabo un diagnóstico de las capacidades actuales y propondrá medidas técnicas para mejorarlas, incluyendo procedimientos y procesos estandarizados, reorganización funcional, formación del personal en adquisiciones públicas y gestión de proyectos, así como herramientas de monitoreo.
Además de las actividades de fortalecimiento de capacidades, durante los primeros 12 meses de implementación a través del proyecto se realizará la adquisición de medicamentos e insumos médicos para el IGSS, a través de procesos competitivos internacionales, de acuerdo con los estándares y políticas de adquisiciones de UNOPS.
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