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Asistente de Proyecto

Santiago (Chile)

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 FAO está comprometido con lograr la diversidad de su personal

en términos de género y nacionalidad.

También se alienta a presentar sus solicitudes a las personas con discapacidades.

Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

El titular del puesto podrá ser reasignado a diferentes actividades o lugares de destino

en función de la evolución de las necesidades de la Organización.

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Organizational Setting
 
La Consultoría se enmarca en el ámbito del apoyo operacional y administrativo a la Unidad de Programa de Campo de FAO RLC. Esta unidad es la encargada de la operación de los proyectos regionales, el apoyo y monitoreo de los proyectos nacionales y subregionales.
 
Reporting Lines
 
El (la) Asistente de Proyecto trabajará bajo la supervisión administrativa del Oficial Superior del Programa de Campo, RLC, y la supervisión directa del Delegado del Budget Holder -en colaboración general con los Coordinadores de Proyecto-
 
Technical Focus
 
Proveer al programa de campo soporte en los procesos operacionales y administrativos, control presupuestario, monitoreo, seguimiento y correcta ejecución de los proyectos, de acuerdo a las normas de la FAO.
 
Tasks and responsibilities
 
El (la) Asistente de Proyecto desempeñará las siguientes funciones/tareas\:
 
  • Proveer soporte operacional y administrativo en lo relativo a la organización y realización de eventos, talleres, reuniones y/o misiones realizados en el ámbito del proyecto, incluyendo la organización de los viajes, el procesamiento de TAs, TECs, compra de pasajes aéreos, seguros y reembolso de viaje, reservas de hoteles, organización de salas, comidas , traslados, papelería y documentos necesarios, servicios relacionados, equipos, registro de itinerarios, confirmación de participación, envío de invitaciones, entre otros, todo de acuerdo a las normas de la Organización;
 
  • Apoyar en el control del presupuesto del proyecto, ejecutando pagos conforme lo solicite el Coordinador Regional del proyecto y el Budget Holder, apoyar la revisión de las revisiones presupuestarias, conciliar las cuentas del proyecto, realizar seguimiento de los recursos designados para cada plan operativo por medio de los sistemas corporativos de la FAO, así como de los recursos autorizados a las representaciones de la FAO en los países,  seguimiento de gastos de los proyectos y alertar al BH de cargos no correspondiente, en cumplimiento con las normas de la FAO;
 
  • Gestionar, de acuerdo a las normativas vigentes, los procesos administrativos y operacionales necesarios para\:
  • la adquisición de equipos
  • contratación de servicios
  • pagos de personal,
  • contratación de personal, incluyendo preparación de paneles de selección, manejo de Taleo, publicación de vacantes, etc
  • compras de materiales
  • organización y logística de talleres o reuniones
  • realización de cartas de acuerdos
  • envíos de FBAs
  • paneles de selección
 
  • Mantener archivos físicos y electrónicos (en discos compartidos), de acuerdo con las normas de la FAO, de todos los documentos producidos por el/los proyecto(s), entre otros\:
  • cartas de acuerdo, contratos o convenios celebrados para lograr los productos del proyecto;
  • Misiones de departamentos técnicos para el apoyo técnico del proyecto (términos de referencia, aprobaciones, TA, TEC, BTORs)
  • Misiones realizadas por el personal del proyecto (términos de referencia, aprobaciones, TA, TEC, BTORs)
  • Nómina de consultores contratados por el proyecto, contratos, TORs, costos, documentos exigidos, informes;
  • Registro de seminarios, talleres, etc. organizados por el proyecto (TORs, notas conceptuales, informes, duración, localización, participantes divididos por género, itinerarios, costos, etc).
  • Delegaciones
 
  • Mantener actualizada la base de datos corporativa de la Organización (Sistema de información sobre gestión del Programa de campo [FPMIS]) con respecto a las informaciones del proyecto, incluyendo, entre otros\:
  • informes de progreso;
  • ingreso de proyecciones de gasto según indicaciones del BH;
  • informes de misiones de asistencia técnica.
  • Publicaciones o documentos relevantes emitidos durante la ejecución de actividades
  • Correspondencia oficial de transferencia de responsabilidades
  • Archivo impreso cuando se requiera/solicite
 
  • Asistir operacionalmente en el diseño y monitoreo del desarrollo del Plan de Trabajo y Marco Lógico del proyecto
 
  • Apoyar en el seguimiento/monitoreo de las tareas, actualización de datos, actividades y compromisos del Proyecto en herramientas corporativas de seguimiento y evaluación de acuerdo con las indicaciones de la coordinación técnica del proyecto y el delegado del Budget Holder.
 
  • Colaborar con las articulaciones y sinergias con otros proyectos, programas de Cooperación Internacional e Iniciativas de la FAO
 
  • Realizar otras funciones administrativas, según solicitud de los supervisores en apoyo al trabajo del equipo del programa de campo.
  • Prestar apoyo general a la organización de las tareas y a la elaboración de la documentación regular administrada por el Coordinador del proyecto y su equipo de trabajo;
 
  • Durante la ausencia del supervisor directo, tomar las medidas apropiadas en el trabajo diario relacionado con las actividades del proyecto de acuerdo con los planes de trabajo aprobados y mantener informado al supervisor directo.
 
Realizar otras tareas que le sean encomendadas y relacionadas con su quehacer, siempre y cuando no afecten las actividades en desarrollo de las principales funciones mencionadas anteriormente.
 
CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING
 
 
Minimum Requirements
 
  • Educación\: Título técnico/universitario en áreas afines.
  • Experiencia profesional comprobada de al menos tres años en proyectos de cooperación internacional.
  • Dominio de herramientas de computación en Windows, Internet y correo electrónico. Utilización de equipos de oficina (computadores, impresora, fotocopiadora, etc.).
  • Buen conocimiento (nivel C) del español.  Se considerará una ventaja el conocimiento básico o avanzado de alguno de los idiomas oficiales de la Organización.
 
FAO Core Competencies
 
  • Enfoque basado en los resultados.
  • Trabajo en equipo, habilidades comunicacionales, Establecimiento de relaciones eficaces, Intercambio de conocimientos y mejora continua.
  • Capacidad para relacionarse en ambiente multicultural.
  • Compromiso con la FAO, Respeto hacia todos, Integridad y transparencia.
  • Además, el candidato deberá ser una persona que demuestre Iniciativa, proactividad, buen juicio y capacidad para mantener registros y bases de datos, organizar el trabajo de oficina y redactar la correspondencia.
  • Confidencialidad.
  • Deseable buen conocimiento de las reglas y procedimientos administrativos y operativos de la FAO. Conocimiento de ORACLE / GRMS, TALEO y sistemas corporativos agregados relacionados\: IMIS, FPMIS, DWH.
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 Se hace notar que todos los candidatos deberían adherirse a los valores de la Organización de compromiso con la FAO, respeto hacia todos e integridad y transparencia. 

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INFORMACIÓN ADICIONAL
  • La FAO no cobra honorarios en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, procesamiento).
  • Cabe señalar que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en un centro de enseñanza incluido en la lista de la UNESCO y la Asociación Internacional de Universidades (IAU).
  • Sólo se aceptarán certificados de competencia lingüística de proveedores externos acreditados por la ONU y / o exámenes oficiales de idiomas de la FAO (LPE, ILE, LRT) como prueba del nivel de conocimiento de los idiomas indicados en las solicitudes en línea. 
  • Aquellos candidatos con certificados válidos de idiomas, deberán adjuntarlos a su postulación. Para mayor información, visitar http\://www.fao.org/3/I8446EN/i8446en.pdf
  • Para otras cuestiones, visite el sitio web de empleo de la FAO\: http\://www.fao.org/employment/home/es/
  • Para mayor información sobre categorías, duración del contrato y honorarios, por favor visite la página de Condiciones.
PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES
 
Si desea solicitar este puesto, vaya al sitio web Jobs at FAO y complete su perfil en línea. Tenga en cuenta que las candidaturas solamente pueden presentarse a través del portal de empelo, y que los perfiles incompletos no serán tenidos en cuenta.
 
 
Las vacantes se retirarán del portal de empelo a las 23.59 hora de Europa Central (CET) del día en que venza el plazo para la presentación de solicitudes. Aconsejamos a los candidatos que presenten su solicitud con antelación suficiente al vencimiento del plazo.
 
Si necesita ayuda o tiene dudas, contacte con\: iRecruitment@fao.org
 
EN LOS LOCALES DE LA FAO ESTÁ PROHIBIDO FUMAR
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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  • Organization: FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
  • Location: Santiago (Chile)
  • Grade: Consultant - Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Legal - Broad
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2018-09-25

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