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Asistente Administrativo(a) y Financiero(a) (SB3-PEG1) (R-938)

Bogotá (Colombia)

Background

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD - trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener resultados de desarrollo.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo.

El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2018-2021, establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr el desarrollo sostenible mediante la erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, la aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible y la creación de resiliencia ante la crisis y las perturbaciones.  Lo anterior, como respuesta al panorama cambiante del desarrollo y la evolución de las necesidades de los Asociados al PNUD. Para el 2021, se aspira que el PNUD consolide: 1) El Fortalecimiento de su relevancia como asociado digno de confianza en un panorama de desarrollo complejo y cambiante, firmemente comprometido con su mandato de erradicar la pobreza; 2) Ser más ágil, innovador y emprendedor: un referente intelectual que logre asumir y gestionar los riesgos; 3) Ser más eficaz y eficiente en la utilización de los recursos para obtener resultados. De igual manera, se persigue consolidar los siguientes progresos: 1)La erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, y el mantenimiento de las personas al margen de la pobreza; 2) La aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible, en particular mediante soluciones innovadoras que tengan efectos multiplicadores en todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible; 3) La creación de resiliencia ante crisis y perturbaciones, a fin de salvaguardar los logros alcanzados en materia de desarrollo. El PNUD se plantea fortalecer el compromiso de trabajar en colaboración con los Gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, con el objeto de responder a las necesidades que se plantea el país.

Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2015-2019 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE.  El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Construcción de paz y transformación pacífica de conflictividades; 2) Crecimiento inclusivo y sostenible; y 3) Gobernabilidad inclusiva para el desarrollo urbano y rural.

En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.

A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz.

El Gobierno Nacional ha contado con importantes insumos para la toma de decisiones en el sector rural, como lo son “La Misión Rural” llevada a cabo por una serie de expertos, los cuales de acuerdo con un análisis profundo del campo plantearon una propuesta de agenda transformadora para el sector rural, enfocada en cinco puntos principales: derechos sociales, inclusión productiva, competitividad del sector agropecuario, sostenibilidad ambiental y reforma institucional. De igual forma se cuenta con el Tercer Censo Nacional Agropecuario el cual se realiza después de 47 años, y destaca como resultado del levantamiento de la información temas como: el uso y la cobertura del suelo, las características de las unidades de producción agropecuaria, los factores y sustentabilidad para la producción, las características de la población residente en el rural disperso y las características de los productores.

Ante esta situación, y con una coincidencia de propósitos entre PNUD y la Cooperación Coreana (KOICA), ambas instituciones han articulado esfuerzos para la implementación del Proyecto “Fortalecimiento de la cadena de valor hortofrutícola en Colombia”, en Bolívar, Tolima y Cauca, que contribuyan a mejorar las condiciones de vida de los pobladores rurales colombianos en situación de pobreza, desde la lógica del fortalecimiento de las organizaciones que los representan, el mejoramiento de sus sistemas productivos, y el fortalecimiento general de la cadena de valor de sus productos.

*Para conocer las escalas salariales vigentes diríjase a: http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/convocatorias/escala%20salarial%202018.pdf

Duties and Responsibilities

Funciones:

De conformidad con los lineamientos del Área de Pobreza y bajo la supervisión del/la Coordinador(a) Nacional / Asociado(a) de Programa, el/la Asistente Administrativo(a) y Financiero(a) desempeña las siguientes funciones:

1.Asistir al equipo de coordinación en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación.

2.Dar soporte en ATLAS, en procesos relacionados con transacciones, requisiciones y pagos.

3.Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los convenios con organizaciones socias/contrapartes y donantes se encuentre completa y en el archivo general.

4.Preparar y gestionar la correspondencia y los mecanismos de comunicación/información necesarios durante la formulación y ejecución del proyecto, con actores internos y externos.

5.    Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros.

6.Realizar ajuste al presupuesto con referencia a estado de cajas y COAs para los contratos, seguimiento a presupuestos, ingreso de recursos y seguimiento a apropiaciones presupuestales, seguimiento a estados de caja, seguimiento a calendarios de pagos y elaborar revisiones presupuestales cuando sea requerido.

7.Realizar seguimiento a las PO generadas por el proyecto, tramitando el cierre oportuno.

8.Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.

9.Realizar seguimiento operativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto).

10.Organizar misiones, eventos y reuniones, manejar agendas de trabajo y elaborar actas, entre otros, según sea requerido.

11.Elaborar los planes de adquisiciones y desarrollar procesos de compras y adquisiciones de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.

12.Desarrollar los procesos de contratación de personal de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.

13.Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional y oficinas Territoriales, enviando al archivo central en Bogotá la documentación requerida conforme a las normas y procedimientos del PNUD.

14.Dar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto.

15.Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elabora el inventario oficial semestral para firmas del PNUD.

16.Llevar el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo del proyecto y hacer seguimiento al pago de obligaciones de seguridad social del personal de proyecto.

Competencies

Competencias Organizacionales:

Liderazgo:

Actitud inclusiva en la toma de decisiones

  • Busca y reconoce los aportes individuales
  • Motiva el diálogo y actúa en consecuencia con los aportes de los equipos
  • Anticipa y resuelve los conflictos
  • Acoge la diversidad de opiniones y las considera oportunidades de mejoramiento
  • Reconoce el crédito a los otros
  • Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones apropiados

Innovación:

Analiza y recomienda

  • Analiza materiales técnicos complejos (incluida información) y realiza recomendaciones concisas y pertinentes
  • Aporta a la producción confiable de servicios y transferencias de conocimientos
  • Identifica y aborda los posibles desafíos de manera rápida y desarrolla planes de acción
  • Considera oportunidades específicas de mejora inmediata en su propio campo

Gestión del talento:

Busca oportunidades para aprender y compartir

  • Manifiestaconductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones
  • Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.
  • Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.
  • Incentiva el compromiso del equipo.
  • Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función.
  • Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.
  • Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras

Comunicación:

Escucha a fin de desarrollar sensibilidad hacia las necesidades del cliente

  • Respeta las diferencias de opinión
  • Encuentra elementos en común para resolver problemas
  • Se gana la confianza de colegas, socios y clientes
  • Presenta a las demás ideas conceptuales complejas en términos prácticos
  • Adapta las comunicaciones a cada público específico
  • Construye redes informales interna y externamente y las considera parte del proceso de construcción de valor
  • Desarrolla la comprensión detallada de las necesidades, problemas y prioridades del   cliente mediante la solicitud permanente de su retroalimentación
  • Conoce cómo se desempeña el equipo respecto a las expectativas del cliente
  • Reconoce y recompensa logros

Entrega de Resultados:

Adapta e Implementa

  • Asumela responsabilidad para enfrentar situaciones críticas
  • Demuestra compromiso hacia los clientes y calidad
  • Trabaja según las metas acordadas, enfrentando los desafíos de manera constructiva
  • Responde por la implementación de proyectos o resultados del equipo
  • Asume responsabilidades y se esfuerza por planificar metas, superar obstáculos, contratiempos e incertidumbres
  • Actúa siempre de manera cumplida y utiliza los recursos con responsabilidad

Required Skills and Experience

Educación:

  • Profesional en economía, contaduría, administración de empresas o finanzas, ingeniería industrial

Experiencia:

  • Experiencia mínima de cuatro (4) años comprobable en el desarrollo de las actividades administrativas de proyectos con organizaciones públicas o privadas.
  • Experiencia en el desarrollo de procesos competitivos para adquisiciones de bienes y servicios preferiblemente bajo las normas y procedimientos PNUD.
  • Experiencia en temas relacionados con administración, manejo de presupuestos y flujos de caja.
  • Experiencia demostrada en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.), así como en el manejo de sistemas administrativos basados en Internet.

Conocimiento:

  • Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja.
  • Conocimiento de reglas y procedimientos administrativos del PNUD y manejo de ATLAS (deseable).
  • Idiomas: Español hablado y escrito//Inglés hablado y escrito (deseable).

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bogotá (Colombia)
  • Grade: SB-3, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Poverty Reduction
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
    • Banking and Finance
  • Closing Date: 2018-10-01

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