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Asistente Administrativo/a - Proyecto

Tegucigalpa

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Tegucigalpa
  • Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Legal - Broad
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: Closed

Background

Proyectos: Protocolo de Nagoya y + Competitividad + Empleo

El proyecto "Fortalecimiento de recursos humanos, marcos legales y capacidades institucionales para implementar el Protocolo de Nagoya” (Proyecto global de ABS, GEF ID 5731; 2016-2019) es un proyecto de 3 años financiado por el Fondo Mundial para el Medio Ambiente (GEF, por sus siglas en ingles), implementado por PNUD a nivel global bajo la modalidad de Implementación Directa (DIM) y en el caso de Honduras, en coordinación con la Secretaría de Recursos Naturales y Ambiente (MiAmbiente). 
 
Este proyecto promueve la implementación plena y efectiva del Protocolo de Nagoya sobre el acceso a los recursos genéticos en 24 países, incluyendo Honduras con el objetivo general de ayudar a los países en el desarrollo y fortalecimiento de sus marcos nacionales sobre APB, recursos humanos y capacidades administrativas para la implementación del Protocolo de Nagoya. El proyecto busca los siguientes resultados:
  • Fortalecimiento de las capacidades legales, políticas e institucionales para el desarrollo de un marco nacional de APB;
  • Creación de confianza entre los usuarios y proveedores de recursos genéticos para facilitar la identificación de esfuerzos de bio-descubrimiento;
  • Fortalecimiento de las capacidades de comunidades indígenas y locales para contribuir a la implementación del Protocolo de Nagoya;
  • Implementación de una comunidad de prácticas sobre APB y mecanismos de cooperación sur-sur.
Por otro lado, el proyecto +competitividad+empleo, busca contribuir a remover las barreras que limitan la competitividad y la generación de empleo en Honduras en algunos territorios y sectores seleccionados. La estrategia propuesta del proyecto es apoyar el desarrollo de estrategias de competitividad a nivel territorial, incrementar las capacidades de empleabilidad de hombres y mujeres y apoyar el desarrollo empresarial y modelos de negocios que sean rentables, lleguen a la base de la pirámide económica y sean sostenibles.
 
A fin de alcanzar los objetivos estratégicos de ambos proyectos, el PNUD requiere de los servicios de un asistente administrativo que acompañe al equipo del proyecto en la implementación de las acciones que permitan lograr los resultados esperados.    
 

Duties and Responsibilities

Objetivo:El/la Asistente Administrativo/a es la persona con la responsabilidad de asegurar un adecuado apoyo administrativo y logístico para los/las Coordinadores/as, los proyectos y el equipo de los mismos, para lograr la implementación y ejecución de los fondos a fin de lograr los resultados acordados en los documentos de proyecto.
 
Resultados esperados:Desarrollada una correcta administración de los recursos financieros, facilitando la gestión operativa del Proyecto y logrando el cumplimiento de los objetivos propuestos.
 
Actividades
  • Apoyar en la elaboración de presupuestos anuales de proyectos en relación a las actividades técnicas y administrativas de los mismos
  • Apoyar a las/os Coordinadoras/es de proyectos en el monitoreo de la ejecución financiera y de los planes de trabajo.
  • Mantener la contabilidad al día y conciliar contra los informes generados por PNUD.
  • Mantener al día las revisiones presupuestarias necesarias.
  • Elaborar informes financieros trimestrales, semestrales y anuales.
  • Proporcionar información administrativa a tiempo, para la toma de decisiones 
  • Aplicar el Manual de Procedimientos Administrativos.
  • Elaborar procesos de pagos requeridos por los proyectos, asegurando la veracidad matemática y pertinencia del gasto; documentar el soporte adecuado; e ingresar los pagos en el sistema, dando el seguimiento respectivo hasta la emisión del cheque/transferencia.
  • Atender y efectuar el trámite de las solicitudes administrativas y de logística para la realización de las actividades de los proyectos, (solicitud de autorizaciones de viaje, boletos aéreos, vehículo, combustible, etc.).
  • Dar seguimiento a los depósitos, por actividades de proyectos y su respectivo registro.
  • Recopilar información/documentación antecedente para elaborar planes de trabajo y presupuestos.
  • Participar, cuando sea requerido, en los procesos de planificación y formulación de documentos.   
  • Revisar la parte financiera de los convenios firmados con diferentes instituciones.
  • Participar en las actividades de auditoría externa que se realicen a los proyectos
  • Apoyar en la recopilación de la síntesis de lecciones aprendidas y mejores prácticas.
  • Emitir, de acuerdo con requerimientos, las solicitudes de acción de personal (contratos y enmiendas).
  • Actualizar mensualmente el sistema del inventario de bienes adquiridos para los proyectos.
  • Ser responsable del archivo de la documentación de los Proyectos
  • Asegurar coordinación adecuada y efectiva con el equipo administrativo financiero de PNUD.
  • Llevar a cabo cualquier otra tarea administrativa requerida por el(a) supervisor(a).

Competencies

Corporativas
  • Demostrar integridad personal a partir de practicar valores como honestidad, respeto y ética personal y profesional;
  • Demostrar alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad, siendo capaz de mostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad; 
  • Demostrar capacidad en la coordinación interinstitucional y sinergias de trabajo con múltiples actores en el nivel local y nacional;
  • Capacidad de trabajo orientado a resultados; 
  • Liderazgo, gestión y habilidades de comunicación apropiadas con las contrapartes nacionales, consultores nacionales e internacionales, los funcionarios del PNUD, otros organismos del sistema de las Naciones Unidas y la Cooperación Internacional. 
Personales
  • Habilidad en expresión oral y escrita
  • Habilidades de negociación y concertación. 
  • Trabajo en equipo; 
  • Planificación y organización; 
  • Responsabilidad;
  • Creatividad;
  • Conocimiento tecnológico;
  • Compromiso con el aprendizaje colaborativo.

Required Skills and Experience

Calificaciones requeridas
 
Educación
  • Educación universitaria en el área administrativa, financiera o áreas afines.
  • Conocimiento amplio de sistemas contables y financieros, normas y procedimientos administrativos;
  • Conocimientos avanzados en Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), navegadores de Internet y sistemas corporativos;
  • Manejo de herramientas informáticas contables-financieras.
Experiencia
  • Al menos tres (3) años de experiencia en el área administrativa y financiera de proyectos.
  • Con experiencia en desarrollar procesos de adquisiciones de bienes y/o servicios.
  • Experiencia en preparación de Informes Financieros de Avance de Proyectos.
  • Deseable experiencia con organizaciones internacionales de desarrollo y/o agencias del sistema de las Naciones Unidas.  
  • Deseable experiencia con proyectos de PNUD y/o manejo del Sistema ATLAS
  • Habilidad de manejar equipo de Oficina.
Lenguajes
  • Conocimiento básico del idioma inglés. 

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