Requisition ID: req2774
Job Title: Grants Manager
Sector: Grants
Employment Category: Fixed Term
Employment Type: Full-Time
Location: CAR-Bangui
Job Description
COUNTRY PROGRAM OVERVIEW:
Present in the CAR since 2006 the IRC is currently expanding its Country Program (CP) to respond to the ongoing emergency response and develop programs for the early recovery stage in country. The CP is active in 5 locations across the country (Bangui, Bocaranga, Dekoa, Kaga Bandoro and Paoua) and four sectors (Health, Water and Sanitation, Food Security/Economic Recovery and Development (ERD), and Protection including women’s protection and empowerment (WPE), child protection).The team includes 15 international staff and around 180 national staff.
SCOPE OF WORK:
- The grants manager works under the direction of the Deputy Director of Programmes and is responsible for ensuring the grants compliance with donor regulations and coordinates the submission of timely and accurate financial and narrative donor reports.
- The compilation of internal reports, designing and editing of IRC Program literature, other public information materials, including orientation materials, and special reports on IRC’s activities.
- Supporting the Deputy Director of Programmes and the Programmes Coordination team in efforts in designing, writing, editing new proposals in coordination with the sector and field coordinators.
-
Liaising with the Regional Unit and relevant Technical Units for the revision of reports and proposals, as well as to ensure adherence to IRC internal procedures.
This position is based in Bangui, Central African Republic, and reports to the Deputy Director of Programmes and will require minimum travel to Field offices.
MAIN RESPONSIBILITIES:
- Ensure that all IRC grants are implemented in compliance with the relevant donor regulations and that all grant related information is fully available to the mission in CAR.
- Compile and edit narrative donor reports and liaise with the Finance Department to ensure that both narrative and finance reports are accurately submitted and on time.
- Coordinate proposal preparation process, and assist in editing and reviewing of proposals.
- Support SMT to organize BvA and grants meetings with coordinators and managers.
Supervise the Grants Officer and M&E Managers in order to update the reporting and proposals sheets of the country’s monthly financial monitoring document FM01 and other reporting monitoring tools.
- Work with finance to review budgets, and where necessary develop budget realignments.
- Ensure that the Grants Officer keep grants files up to dateincluding project’s sheets and that they are archived properly
- Create and manage the opportunities into the OTIS system. Part of this tasks can be delegated to the Grants Officer and the M&E Manager;
- with the DDP and other members of the SMT coordinate grant opening, follow up and closing meetings, disseminating grants/proposal documents, and responding to information requests from the field and from other partners.
- With the support to the M&E Manager: assist with program monitoring and evaluation and compiling achievements and lessons learnt.
- Upon DDP request; write or review donor communications such as responding to requests for information and assist with donor visits.
- Take and compile minutes of senior management meetings and all grant related meetings. Distribute and archive accordingly
- Assist program, finance and operations teams with preparations for audits.
- Conduct trainings for national field staff as needed on grants management and compliance, reporting, filing, monitoring, evaluation and program cycle management.
-
Perform other duties as required by the Deputy Director of Programs.
QUALIFICATIONS:
- Education: Master’s degree in relevant field
- Experience: 5 years of experience in a business development role, preferably with an NGO
- Experience of working in Africa, and west Africa experience is an advantage
- Skills and Abilities: Strong proposal writing and budgeting skills, IT proficiency, excellent communication and writing skills, excellent interpersonal and diplomatic skills, ability to work in a team setting, ability and willingness to travel to remote areas, and ability to prioritize high volumes of work to meet tight deadlines.
-
Fluent in English, Proficient in French
APERÇU DU PROGRAMME PAYS:
Présent en RCA depuis 2006, l'IRC élargit actuellement son programme pays (PC) pour fournir une réponse d'urgence en cours et développer des programmes pour la phase de relèvement dans le pays. IRC est operationnel dans 5 sites à travers le pays (Bangui, Bocaranga, Dekoa, Kaga Bandoro et Paoua) et dans quatre secteurs (santé, eau et assainissement, sécurité alimentaire / relance économique et développement et protection, notamment protection et autonomisation des femmes). (WPE), protection de l'enfance). L'équipe comprend 15 membres du personnel international et environ 180 membres du personnel national.
ÉTENDUE DES TRAVAUX:
-
Le responsable des subventions travaille sous la direction du directeur adjoint des programmes et veille à ce que les subventions soient conformes aux réglementations des donateurs et coordonne la soumission de rapports financiers et narratifs détaillés et opportuns.
- La compilation de rapports internes, la conception et l’édition de la documentation du programme IRC, d’autres documents d’information, y compris des documents d’orientation, et des rapports spéciaux sur les activités de l’IRC.
- Soutenir le directeur adjoint des programmes et l’équipe de coordination des programmes dans la conception, la rédaction et l’édition des nouvelles propositions en coordination avec les coordonnateurs sectoriels et de terrain.
- Assurer la liaison avec l'unité régionale et les unités techniques concernées pour la révision des rapports et des propositions, ainsi que pour assurer le respect des procédures internes de l'IRC.
Ce poste est basé à Bangui, en République centrafricaine, et relève du directeur adjoint des programmes et nécessitera des déplacements minimums dans les bureaux extérieurs.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
-
S'assurer que toutes les subventions de l'IRC sont mises en œuvre conformément aux réglementations pertinentes des donateurs et que toutes les informations relatives aux subventions sont entièrement disponibles pour la mission en RCA.
- Compiler et éditer les rapports narratifs des donateurs et assurer la liaison avec le Département des finances pour s’assurer que les rapports narratifs et financiers sont soumis avec précision et dans les délais.
- Coordonner le processus de préparation des propositions et aider à la révision et à la révision des propositions.
- Soutenir le Senior Management Team pour organiser le BvA et organiser des réunions avec les coordinateurs et les gestionnaires.
- Travailler avec les finances pour examiner les budgets et, le cas échéant, élaborer des réalignements budgétaires.
- Veiller à ce que le responsable des subventions tienne à jour les dossiers de subventions, y compris les fiches de projet, et qu’ils soient correctement archivés.
- Créer et gérer les opportunités dans le système OTIS. Une partie de ces tâches peut être déléguée au responsable des subventions et au responsable du S & E;
- avec le DDP et les autres membres du SMT, coordonner les réunions d’ouverture, de suivi et de clôture des subventions, diffuser les documents relatifs aux subventions / propositions et répondre aux demandes d’informations provenant du terrain et des autres partenaires.
- Avec le soutien du responsable du suivi et de l’évaluation: aider au suivi et à l’évaluation du programme et compiler les réalisations et les enseignements tirés.
- sur demande DDP; rédiger ou réviser les communications des donateurs, par exemple répondre aux demandes d’information et aider aux visites des donateurs.
- Prendre et compiler les procès-verbaux des réunions de la haute direction et de toutes les réunions liées aux subventions. Distribuer et archiver en conséquence
- Assister les équipes du programme, des finances et des opérations dans la préparation des audits.
- Organiser, au besoin, des formations pour le personnel de terrain national sur la gestion et la conformité des subventions, l'établissement de rapports, le classement, le suivi, l'évaluation et la gestion du cycle de programme.
- S'acquitter d'autres tâches à la demande du directeur adjoint des programmes.
QUALIFICATIONS:
-
Formation: maîtrise dans un domaine pertinent
- Expérience: 5 ans d’expérience dans le développement des affaires, de préférence avec une ONG
- Une expérience de travail en Afrique et en Afrique de l’Ouest est un avantage
- Compétences et aptitudes: Solides compétences en rédaction et en budgétisation, maîtrise des technologies de l'information, excellentes aptitudes à la communication et à la rédaction, excellentes compétences interpersonnelles et diplomatiques, aptitude à travailler en équipe, aptitude et volonté de voyager dans des zones reculées de travail pour respecter des délais serrés.
- Anglais courant, maîtrise du français.
