Associé aux achats

Bangui

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Bangui
Grade: Administrative support - LICA-6, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Procurement
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

L’UNOPS en République démocratique du Congo (RDC) fournit des services depuis son bureau principal à Kinshasa et son bureau dans les provinces de la RDC.
Le bureau de CDOH couvre 11 pays francophones en Afrique Centrale et Australe tels que la RDC, la République du Congo, la République Centrafricaine, le Chad, le Cameroun, le Burundi, le Rwanda, le Gabon, la Guinée Equatoriale, et Madagascar. L’organisation répond aux besoins du gouvernement de la RDC grâce au financement des donateurs bilatéraux, de la Banque Mondiale, d’institutions financières internationales et d’agences des Nations Unies.

L’UNOPS en RDC fournit un large éventail de services de gestion de projets et d’autres services connexes, y compris en matière d’achats, de gestion de contrats, de logistique, de ressources humaines et de gestion financière.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement.

Background information - DR Congo

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Burundi, L’Angola.

Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets.

Functional Responsibilities

Sous l’autorité du responsable de l’unité de support et la supervision directe du chargé de l’unité des Achats, l’associé (e) aux achats assumera les tâches suivantes :

Assurer la mise en œuvre du service des achats, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

Assurer le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés ;
Appui aux projets dans l’élaboration de leurs plans d'achats et suivre leur exécution ;
Organiser et mettre en place les documents de sollicitation dans la plateforme e-Sourcing de l’UNOPS en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS en matière d’achats ;
Créer les bons de commande relatifs aux achats du Projet en vérifiant la conformité des achats ;
Assurer le suivi et l’application des contrôles internes pour s’assurer que le processus d’achat effectué et la création des bons de commande (POs) sont dûment préparés, approuvés et expédiés ;
Assurer que toutes les demandes de paiement soient conformes et les pièces justificatives soient correctes et répondre à l’exigence du SOP pour le paiement ;
Revenir vers le projet en cas de manquement des dossiers de paiements et faire le suivi jusqu’à la réalisation de paiement ;
Assurer que le paiement soit fait conformément aux règles dans OneUnops ;
Résoudre les erreurs relatifs aux bons de commandes et prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les rapports des erreurs liés aux budgets;
Participer à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le superviseur direct

Soutenir le processus de gestion des contrats et de l'approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

Appuyer le chargé des achats dans toutes tâches relatives à la préparation des plans de passation des marchés du CDOH/CAR et des projets ;
Appuyer la logistique dans la réception des produits/services rendus suivant le contrat d’approvisionnement ;
Appuyer le chargé des achats dans le processus d’approvisionnement notamment dans la préparation de la publication en ligne des documents de sollicitation ainsi que toutes les étape de la chaine d’approvisionnement ;
Faire le suivi de la gestion de contrat dans OneUnops sur toutes les étapes de paiements et l’évaluation de performance de chaque fournisseur suivant les règles et procédures ;
Assurer que tout fournisseur adjudicataire des contrats soit enregistré dans le système UNGM et dispose d’un profile vendor de l’UNOPS. Un suivi permanent devrait être fait avant l’élaboration du contrat ;
Développer une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs pour le projet dans OneUnops et dans Esourcing ;

Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement ;
Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d'approvisionnement ;
Préparer les lettres, notes de service etc ; surveiller les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics ; enquêter et résoudre les problèmes post- commande relatifs à la préparation des rapports d'avancement sur les questions de passation des marchés ;
Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait ;
Veiller à ce que toutes les pièces justificatives soient fournies et disponibles pour faciliter la vérification et le contrôle interne ;
Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau/projet pour atteindre les résultats suivants :
Partage des leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats ;
Contribution aux réseaux de connaissances et communautés de pratique ;
Réaliser toute autre activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements

Contrôles de suivi et des progrès

Assurance intégrale des règles et procédures en matière de passation de marchés sur la conduite des appels d’offres, demandes de propositions ou demande de prix, leur évaluation et certaine négociation des contrats ;
Mise en place continue d’un système de contrôle interne pour s’assurer que les bons de commande sont dûment préparés, approuvés et expédiés ainsi que les informations requises dans OneUnops ;
Appui et suivi des différentes Unités (Achat, Logistique) dans la gestion des contrats services/travaux ;
Maintien un bon système de classement des dossiers relatifs aux achats, une base des données et une évaluation des performances des fournisseurs/contractants…
Fourni des réponses orales/écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d’approvisionnement ainsi qu’aux différents projets ; contrôle et suivi sur le cumul des montants par fournisseur/contractant

Education

Avoir un diplôme d’études secondaires est exigé
Avoir un diplôme universitaire BAC + 3 en gestion financière, administration, approvisionnement ou dans le domaine similaire est un atout pour ce poste
Avoir un certificat professionnel dans le domaine de la passation des marchés sera un avantage.

Experience

Avoir au moins 6 ans d'expérience pertinente dans l’administration ou gestion des achats est exigé
Les candidats ayant un diplôme de Licence doivent avoir au moins 2 années d’expérience dans le domaine

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: Contrat de Prestataire Individuel Local (LICA 6)

Contract level: LICA 6

Contract duration: Open-ended, subject to Organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance

[Please keep only the appropriate link below and delete the other one - thank you]
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Veuillez noter que ce poste est réservé aux nationaux Centrafricain
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

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