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Asistente Administrativo(a) de Proyecto  PS 92046 Apoyo a las Reformas del Ministerio de Gobierno

Panama (Panama)

Background

Contexto Organizacional  

El (la) Asistente Administrativo/a de Proyecto trabaja bajo la dirección del Administrador del Proyecto y en estrecha colaboración y coordinación con el PNUD y la contraparte nacional, en la implementación de los objetivos del Proyecto para el cual labora.

Objetivo del Puesto y Breve Descripción del Proyecto

Bajo la supervisión del Administrador del Proyecto, el asistente administrativo/a del Programa proveerá asistencia secretarial, logística, administrativa y financiera para asegurar la implementación del proyecto.

En el Proyecto “Apoyo a las Reformas del Ministerio de Gobierno (MINGOB)”, el PNUD acompaña y asiste técnica y administrativamente al Ministerio de Gobierno en sus tareas correspondientes al fortalecimiento de la democracia y el Estado de derecho, consignadas en el Plan de Gobierno electoral y el Plan Estratégico de Gobierno. El acompañamiento y asistencia se realiza a través de once componentes articulados estratégicamente, que apuntan a la creación de capacidades en la administración pública, las reformas estructurales de las instituciones político-administrativas del Estado panameño y la defensa y promoción de los derechos humanos de la población, especialmente de los grupos de alta prioridad, entre otros, a través de la implementación del Plan de Desarrollo Integral de los Pueblos Indígenas de Panamá (PNDPI).

Dentro de su componente “Poblaciones Indígenas” el referido Proyecto, busca apoyar en el mejoramiento de la calidad de vida de los pueblos indígenas, a través de productos que apuntan hacia la implementación del PNDPI, fortalecimiento de las capacidades de las instancias encargadas de su implementación, fortalecimiento del Viceministerio de Asuntos Indígenas para cumplir de forma adecuada con su rol de liderazgo en asuntos indígenas, la formulación de políticas sociales para responder a las necesidades de los pueblos indígenas y la prestación de servicios básicos mejorada y la presencia institucional fortalecida en las áreas indígenas. 

Este componente le ha dado continuidad al trabajo que el MINGOB, con el apoyo del PNUD, se desarrolló desde inicios de 2013, en el cual, el PNUD acompañó al Ministerio de Gobierno en la facilitación metodológica para la formulación participativa del PNDPI, tomando como base los insumos generados en un el proceso de consultas realizadas directamente en los territorios por las estructuras tradicionales de cada pueblo. De igual manera, se llevarán a cabo acciones para lograr la mejora en la prestación de servicios básicos y fortalecimiento de la presencia institucional en áreas indígenas.

Duties and Responsibilities

Funciones/Resultados Esperados 


Resumen de las funciones principales

  • Realizar gestiones operativas de los planes de trabajo segun las normas y procedimientos del PNUD para proyectos de implementaciòn directa.
  • Proveer apoyo logístico para la ejecución de actividades de campo, talleres, foros y otros de la Unidad de Coordinación (integrada por el/la Administrador de Proyectos y Especialistas contratados por el PNUD) incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros
  • Asistir al Administrador en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones para la implementación del Proyecto, incluidas las funciones de apoyo administrativo.
  • Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos de la Unidad de Coordinación.
  • Generar y mantener actualizado el directorio de contactos de la Unidad de Coordinación, a través de la herramienta de contactos de Microsoft Outlook.
  • Generar un registro operativo de cada evento que realice la Unidad de Coordinación que incluya como mínimo la invitación, agenda, lugar, fecha, lista de invitados, lista de participantes (asistencia firmada), materiales presentados, materiales entregados, documentos de soporte, archivos de audio, video o fotografía.
  • Recibir la correspondencia dirigida a la Unidad de Coordinación y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debido trámite.
  • Confeccionar notas y memos que se requieran por parte de la Unidad Coordinadora.
  • Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos, contratos, enmiendas, apoyo logístico y otras actividades que el proyecto puede requerir.
  • Colaborar y asistir a los coordinadores en temas y tareas varias asignadas para el desarrollo de los componentes.
  • Apoyar a la Unidad de Coordinación en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos y financieros.
  • Elaborar minutas de reuniones de coordinación, reuniones semestrales de seguimiento, reuniones de comité directivo, y otras que sean requeridas.
  • Llevar el registro de minutas de reuniones de coordinación, reuniones semestrales de seguimiento, reuniones de comité directivo, y otras que sean requeridas.
  • Facilitar la coordinación con las Agencias e Instituciones Nacionales participantes.
  • Apoyar a la preparación de Informes Técnicos, Financieros y Contables semestrales y anuales según los requerimientos de los donantes.
  • Apoyar en el seguimiento, monitoreo y evaluación de la implementación del Proyecto.
  • Mantener actualizados los archivos documentales del proyecto.
  • Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas, otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del proyecto.entre otros

Competencies

Habilidades y Competencias Generales

  • Se requiere de amplia competencia y experiencias en el manejo administrativo y financiero. Es deseable que el candidato(a), cuente con experiencia en proyectos de desarrollo. Amplias habilidades en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de apoyo logístico a la organización de reuniones o talleres del programa.
  • Habilidades sociales para trabajar con actores de diferentes contextos culturales y conocimiento del entorno nacional con capacidad en la creación de redes de apoyo al proyecto.
  • Disponibilidad para desplazarse a áreas de difícil acceso, incluyendo territorios indígenas.

Competencias Corporativas:

  • Integridad personal comprobada a partir de desplegar en la práctica los valores de honestidad, respeto y ética personal y profesional.
  • Comprometerse y promover la visión, misión y metas estratégicas de la organización.
  • Poseer alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas políticos, interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad, siendo capaz de mostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad.
  • Capacidad demostrada en la coordinación interinstitucional y sinergias de trabajo con múltiples actores.

Competencias Personales:

  • Habilidad de comunicación
  • Trabajo en equipo
  • Planificación y organización
  • Responsabilidad
  • Creatividad
  • Iniciativa
  • Conocimiento tecnológico
  • Compromiso con el Aprendizaje Colaborativo

Competencias Técnicas:

  • Manejo de procedimientos administrativos y financieros para la ejecución de proyectos.
  • Promover el manejo de conocimiento en su ambiente profesional y de administración

Required Skills and Experience

Calificaciones y requisitos para la Contratación

Nivel de Formación Académica 

  • Estudios superiores a nivel de licenciatura en alguna de las siguientes áreas: administración, finanzas, auditoría u otros relacionados con el área administrativa o financiera.

Experiencia Laboral:

  • Experiencia general mínima de 5 años en gestión administrativa y financiera.
  • Manejo de instrumentos y procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo.
  • Manejo de instrumentos de planificación presupuestaria, reportes financieros y monitoreo del presupuesto y auditorías.
  • Se valorará experiencia de trabajo en ONG’s, entidades de Gobierno u otras instituciones en gestión administrativa de proyectos de desarrollo.
  • Se valorará experiencia en manejo con actores de alto perfil político y profesional.

Idiomas requeridos:

  • Dominio del español
  • Comprensión del inglés escrito y hablado

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Panama (Panama)
  • Grade: SB-3, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Democratic Governance
    • Administrative support
    • Legal - Broad
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2018-10-03

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