Asistente de Recursos Humanos y Administración General

Panamá

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Panamá
Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Human Resources
- Administrative support
- Administration
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un brazo operativo de las Naciones Unidas que apoya a sus asociados en la implementación exitosa de los proyectos de desarrollo de la paz, humanitarios y de desarrollo en todo el mundo. En la Región América Latina y el Caribe tiene presencia en 13 países.

UNOPS proporciona servicios sostenibles de gestión de proyectos, adquisiciones e infraestructura a una amplia gama de gobiernos, donantes y organizaciones de las Naciones Unidas.

Esta posición está ubicada en la Oficina Regional de UNOPS para América Latina y el Caribe (LCR).

Bajo la guía y supervisión primaria de la Especialista Regional de Recursos Humanos de LCR y secundaria de el/la Asociado/a de Finanzas y Administración, el/la Asistente de Recursos Humanos y Administración General proporciona apoyo operativo y transaccional a la oficina regional en una variedad de procesos de recursos humanos y de administración general garantizando una alta calidad y precisión del trabajo.

El/la Asistente de Recursos Humanos y Administración General puede tomar decisiones operativas rutinarias asociada a los procesos bajo su ejecución y el con base en el conocimiento de las políticas y procedimientos establecidos. Al realizar su trabajo, el/la Asistente de Recursos Humanos y Administración General promueve un enfoque de cliente, calidad y orientado a resultados.

El/la Asistente de Recursos Humanos y Administración General trabaja en estrecha colaboración con el personal de recursos humanos y operaciones de la Oficina Regional, y los Centros de Proyectos en toda la región, así como con el personal de otras agencias de las Naciones Unidas para intercambiar información y garantizar la prestación constante de servicios.

Functional Responsibilities

El/la Asistente de Recursos Humanos y Administración General tendrá bajo su responsabilidad tres procesos esenciales:

1- Apoyo operativo y transaccional en la gestión recursos humanos de la Oficina Regional

2- Apoyo operativo y transaccional de servicios generales y adquisiciones menores

3- Gestión de viajes y logística

(1) Brinda apoyo operativo y transaccional en la gestión recursos humanos de la Oficina Regional, principalmente enfocándose en los siguientes resultados:

• Actuar como punto focal de Recursos Humanos para el personal de la oficina regional, gestionando las peticiones de información general y de procedimientos rutinarios tales como: certificaciones laborales, avances de nómina, actualizaciones de dependientes en el seguro de salud, etc.
• Apoyar con la logística y transacciones operativas relacionadas con los procesos de selección liderados por la Especialista Regional de Recursos Humanos que incluyen: citar a los/as candidatos/as a pruebas y entrevistas, organizar la logística de las entrevistas, actuar como secretario/a en los paneles de entrevistas, recolectar información y documentos necesarios para los contratos tales como referencias profesionales, certificaciones educativas, otros documentos requeridos para formalizar la contratación, cerrar los procesos de selección en GPRS asegurando que toda la información de soporte este en el sistema, etc.
• Realizar las acciones administrativas en el sistema de personal (OneUNOPS) tales como: adjudicaciones de nuevos contratos de personal, extensiones de contratos de corto plazo, actualización de las líneas presupuestarias de los contratos, hacer seguimiento a la firma de contratos e incluirlos en el sistema, etc.
• Validar mensualmente la nómina del personal con contrato continuo (on-going) y de corto plazo (short term)
• Apoyar en la gestión administrativa del personal bajo la Oficina Regional con contrato retainer o lumpsum, incluyendo: extensiones de contratos, llevar el control de techos de días laborados y pagos, procesamiento de los pagos, actualización de la herramienta de retainers en la intranet, etc.
• Apoyar en la recolección de información de personal de la Oficina Regional
• Apoyar en la sistematización y seguimiento de información de HR de toda la Región, incluyendo actualizar la zona de LCR HR en la intranet.
• Apoyar en la elaboración y seguimiento de las agendas de inducción de personal nuevo de la ORD.
• Otras funciones delegadas por la Especialista Regional de Recursos Humanos de LCR.

(2) Apoyo operativo y transaccional de servicios generales, y adquisiciones menores

• Bajo la supervisión del Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a brinda apoyo transaccional/operativo en las funciones de servicios generales y adquisiciones menores.
• Actúa como back-up del cargo e Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a.

(3) Gestión de viajes y logística

Bajo la supervisión del Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a toma responsabilidad directa por el procesamiento de los siguientes servicios:

• Tramita las transacciones de viaje de acuerdo con el reglamento, procedimiento y herramientas de viajes vigentes, incluyendo brindar información sobre servicios aéreos, tarifas, itinerarios, autorizaciones de viaje, reclamaciones y pagos.
Apoya la gestión de visados y otros documentos de viaje autorizados al personal (ej. UN Certificate, UNLP)
Procesamiento de tramites logísticos de aduanas, preparación de documentos y seguimiento de los tramites hasta su consecución final.
• Apoyo logístico para el desarrollo de conferencias, talleres, retiros, incluyendo

autorizaciones/briefings de seguridad, reservas de hotel, organizar recogidas en el aeropuerto, etc.

• Soporte con respecto a trámites ante la cancillería del personal internacional incluyendo la documentación identificación oficial, visados, licencias de conducción, importación / exportación o transferencia de bienes (ej. Vehículos), etc.

(4) Otras funciones relevantes al cargo según sea requerido por su supervisor/a directo/a.

Education

- Se requiere educación secundaria completa.

- Título universitario (licenciatura o maestría) preferiblemente en Administración de Empresas, Administración Pública o disciplinas equivalentes se considerarán un activo y pueden sustituir algunos de los años de experiencia requeridos

Experience

Se requiere

- Mínimo de cinco años de experiencia relevante en servicios administrativos, o de soporte a operaciones, y/o en apoyo a áreas de recursos humanos en organizaciones públicas o privadas nacionales o internacionales.

- Experiencia en el uso competente de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office).

Deseable:

- Experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas

- Experiencia en el uso de sistemas ERP administrativos.

Languages

- Se requiere español fluido

- Se requiere ingles a nivel intermedio, deseable a nivel avanzado

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Local Individual Contract Agreement (LICA) - Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural. Nivel del contrato: LICA 5
Duración del contrato: Contrato a termino i
ndefinido - Sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio

Para más informaciones sobre la modalidad contractual LICA, por favor siga el enlace:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET), 17 hs, hora local de Panamá.
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.
UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas, personas transgénero, indígenas, afrodescendientes y personas con discapacidad. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

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