Assistant (e) d'appui aux projets

Bangui

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Bangui
Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Administration
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

La République centrafricaine (RCA) est un pays très fragile marqué par des conflits récurrents dont les plus récents ont été enregistrés en 2013 par des affrontements entre plusieurs groupes armés. La violence qui a suivi cette crise de 2013 a d’une part, fortement endommagé les biens publics et les infrastructures socio-communautaires de base et d’autre part, perturbé l’accès des populations aux services sociaux de base.

Face à cette situation, la Banque mondiale apporte son soutien au gouvernement du pays à travers la mise en œuvre d'un projet visant à appuyer l'accès des populations vulnérables aux services sociaux de base, aux infrastructures socio-communautaires et la mise en place de dispositifs sécuritaires appropriés au profit des communautés affectées par les déplacements forcés. La première phase de mise en œuvre de ce projet s’effectuera dans les régions de Kaga-Bandoro, Batangafo, Bria, Bambari et Bangui (3è et 5è arrondissement).

L’UNOPS recherche un candidat pour le poste d’Associé (e) aux Opérations qui sera basé à Bangui sous la supervision directe du Chef des Opérations.

Background information - DR Congo

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Burundi, L’Angola.

Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets.

Functional Responsibilities

Sous l’autorité du responsable du Chef de Projet et la supervision directe du chef des Opérations, l’assistant (e) aux Projets assumera les tâches suivantes :

Assistance au Transfert monétaire dans le cadre du projet PACAD dans toutes les régions
Faire un suivi quotidien des activités mises en œuvre par les partenaires, et de la participation des bénéficiaires aux activités, et en rendre compte ;
Garantir la bonne circulation de l’information entre les bénéficiaires du projet, les partenaires de mise en œuvre et l'UNOPS
Gestion des Avances Opérationnelles, traitement et soumission des demandes d’Avance Opérationnelle
Achat des items mentionnés dans les budgets des Avances Opérationnelles (appui à tous les projets)
Paiement des factures d’achat direct des items mentionnés dans le budget des avances opérationnelles (appui à tous les projets)
Traitement des tableaux de dépenses pour la réconciliation des Avances Opérationnelles,
Vérification, rangement des documents, envoie des pièces justificatives scannées et des originaux pour clôture des avances opérationnelles au niveau du siège
Réception des Rémittences, édition des ordres de virement et chèques ; (Finance Kinshasa)
Interface entre banque et le bureau de l’UNOPS et faire le suivi des dossiers (Finance Kinshasa)
Appui administratif et logistique dans la préparation des ordres de mission et les demandes liées aux voyages/mission
Assurer la liaison avec les unités de soutien sur toutes les questions administratives liées à la gestion des contrats, bon de commandes et paiements
Fournir des contributions substantielles pour aider le Chef des Opérations dans la préparation des rapports et des documents du projet ;
Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen
Préparation des RIR dès la réception des biens ou services (appui à la logistique pour tous les Projet)
Pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l’UNOPS/ des Nations Unies ;
Participation aux différentes réunions de l’Unité des Opérations en qualité de preneur de notes et faire des comptes rendus au responsable des Opérations ;

Education

Diplôme d’étude secondaire est exigé;

Diplôme universitaire en Administration des Affaires ou en Administration Publique serait souhaitée mais n’est pas une exigence
Certification en administration est souhaitée;

Experience

Au moins 5 ans d’expérience avérée en administration ou service d’assistance au programme ;
Connaissances avérées en informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel, etc.) ;

Bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne est souhaitée;
Expérience au sein des Nations Unies est souhaitée.

Languages

Avoir une excellente maîtrise de la langue française est exigée ;
La connaissance de l’anglais est un atout pour ce poste;

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: Contrat de Prestataire Individuel Local (LICA 5)

Contract level: LICA 5

Contract duration: Open-ended, subject to Organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance

[Please keep only the appropriate link below and delete the other one - thank you]
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
Veuillez noter que ce poste est réservé uniquement aux candidats de la RCA

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

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