Auxiliar Administrativo/a

Lima

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Lima
Grade: Administrative support - LICA-3, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Administration
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

“UNOPS cumple una función crítica de prestación de servicios de gestión para nuestras operaciones vitales de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo. He visto muchos ejemplos de la ayuda que prestan esas actividades a aquellos que sufren en regiones convulsionadas del mundo. UNOPS ayuda a los países a emprender la senda hacia un futuro más estable, prestándoles asistencia en la construcción de caminos, escuelas y clínicas, la remoción de minas terrestres, la celebración de elecciones democráticas y muchas otras tareas.” Ban Ki-moon, Secretario General de las Naciones Unidas 25 de mayo de 2009
La misión de UNOPS es ampliar la capacidad del sistema de las Naciones Unidas y de sus asociados para ejecutar operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo que revisten importancia para las personas necesitadas.
Trabajando en algunos de los entornos mas desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es satisfacer en todo momento las necesidades de las entidades asociadas, prestándoles servicios de gestión que se ajusten a las más altas normas mundiales de calidad, rentabilidad y celeridad.

UNOPS emplea a mas de 6000 personas y a través de sus socios crea miles de oportunidades de empleo en las comunidades locales. Con sede en Copenhagen, Dinamarca, una red de 5 oficinas regionales y más de 20 Centros de Proyecto. UNOPS lleva a cabo operaciones en más de 80 países.

La Oficina Regional de América Latina y el Caribe de UNOPS, con sede en Panamá, apoya a los centros de operaciones y proyectos de UNOPS en toda la región, brindando supervisión financiera de proyectos, adquisición de bienes y servicios y administración de recursos humanos. La oficina ayuda a garantizar que los proyectos se ejecuten con los más altos estándares, proporcionando una base de conocimiento compartida y asegurando que las mejores prácticas y lecciones aprendidas se difundan entre los proyectos.

Functional Responsibilities

UNOPS requiere contratar un/a Auxiliar Administrativo quien bajo la supervisión de primaria de el/la Asistente de la Gerencia de Portfolio, realizará las actividades que se describen a continuación:

Registrar documentación entrante y saliente del proyecto; actualización del registro y distribución correspondiente, según corresponda.
Digitalizar los documentos del proyecto, denominados Mail-In y Mail-Out, en forma oportuna, segura y eficiente.
Apertura de archivos nuevos del proyecto según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles.
Apoyar al personal del proyecto con el fotocopiado / digitalización de los documentos, según lo soliciten.
Asistir en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes (tickets, DSA, TA, F10), talleres, capacitaciones, reuniones y otros eventos.
Asistir en el proceso de pagos en la herramienta ERP, compilar y revisar la documentación necesaria de sustento para los pagos.
Mantener una comunicación adecuada y fluida a nivel interno.
Apoyo en la preparación (edición de forma, impresión) de los informes, redacción de correspondencia de rutina. Otras tareas asignadas relacionadas al puesto por su supervisor.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education

Se requiere estudios secundarios completos.
Estudios completos a Nivel Universitario y/o Técnico, de preferencia en secretariado, administración de empresas etc. o carreras afines será considerado valorable y podrá reemplazar algunos años de experiencia.
Perfecto conocimiento del idioma español.
Se valorará aportar conocimiento del idioma inglés.

Experience

Se requieren 03 años de experiencia en puestos similares brindando apoyo administrativo; se valorará positivamente la experiencia laboral en oficinas del Sistema de Naciones Unidas.
Se requiere experiencia en manejo en paquetes MS Office: como MS Word, Excel, etc.
Se desea aportar experiencia con las políticas y procedimientos de UN / UNOPS relacionados con las reglas administrativas.

Languages

Se requiere 100% del dominio del idioma Español.
Se valorará aportar conocimiento del idioma Ingles.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo de Contratista Individual Loca - LICA (Por sus siglas en Inglés). Este es un contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural. Nivel del Contrato: Local, Nivel 3 (LICA 3).
Los/las candidatos/as deberán ser nacional de Perú o contar con residencia/permiso de trabajo vigente en Perú al momento de aplicar a esta vacante.
Duración del contrato: Ongoing ICA (Contrato en curso - Abierto), sujeto a requisitos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.
La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). (17:00 hrs Lima, Perú)
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es ampliar la capacidad del sistema de las Naciones Unidas y de sus asociados para ejecutar operaciones de consolidación de la paz, humanitarias y de desarrollo que revisten importancia para las personas necesitadas.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es satisfacer en todo momento las necesidades de las entidades asociadas, prestándoles servicios de gestión que se ajusten a las más altas normas mundiales de calidad, rentabilidad y celeridad.

Presente en el Perú desde 1992, UNOPS asiste a sus socios en el gerenciamiento de proyectos, la gestión de recursos humanos, la adquisición de bienes y servicios, así como la ejecución y la supervisión de obras. UNOPS ha ayudado a implementar más de 2.000 millones USD de inversión pública en Perú, en línea con las normas internacionales y en asociación con los organismos nacionales para contribuir al logro de los objetivos de desarrollo del país.

El equipo de UNOPS en Perú trabaja con sus asociados apoyando proyectos para la mejora de la salud, el acceso a los servicios básicos, el medio ambiente y el desarrollo sostenible, así como la justicia, la gobernanza.

Additional information

2018 Factsheet Peru UNOPS.pdf (937 KB)

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