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Supply Chain Coordinator

Niger

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Niger
  • Grade: Mid level - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Logistics
    • Supply Chain
    • Managerial positions
  • Closing Date: Closed

Requisition ID: req3199

Job Title: Supply Chain Coordinator

Sector: Supply Chain

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Location: Niger

Job Description

ABOUT IRC

The IRC (International Rescue Committee) intervenes in the worst humanitarian crisis situations in the world and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 on the initiative of Albert Einstein, IRC provides care and assistance to save and change the lives of refugees fleeing war or disaster. With its presence in 40 countries and 22 US cities, the IRC is giving security, dignity and hope to millions of uprooted people to overcome their hardships. IRC's mission is to help people whose lives and livelihoods are destroyed by conflict and disaster to survive, stand up and take charge of their future.

POSITION OVERVIEW

IRC defines the Supply Chain as the systems and functions necessary for the effective implementation of programs. It includes planning, procurement, logistics, inventory management, real estate and asset management, as well as vehicle and fleet management. The Supply Chain Coordinator is responsible for recruiting, supervising and managing the entire Supply Chain team.

1. Supply Chain Planning

The Supply Chain Coordinator is responsible for coordinating the planning and implementation of the Supply Chain plans in support of program implementation in close cooperation with internal stakeholders (project managers , coordinators and managers Programs, DDP, Finance) and external (suppliers). Supply Chain planning consists of the following components: procurement plans, storage plans, transportation plans, staffing plans, distribution plans, staff training plans, asset retirement plans, and supply chain improvement plan through biannual assessments.

2. Supply Management

The Supply Chain Coordinator ensures that the appropriate goods and services are procured at the appropriate time, with appropriate prices and in the appropriate place, in accordance with the principles of the Global Supply Chain and those of the donors . This includes working with the Director of Planning and Logistics for International Purchasing. The Supply Chain Coordinator must prioritize strategic sourcing through the implementation of MPA / MSA or operational through daily purchasing to achieve better value for money with selected suppliers in a transparent manner.

3. Inventory Management

The Supply Chain Coordinator is responsible for the management and control of all stock operations and warehouse operational procedures as per SOPs. This includes the management of pharmaceuticals in collaboration with the program. It ensures the completion of the cyclical inventory of 20% every two months.

4. Asset Management

The Supply Chain Coordinator is responsible for the procurement, maintenance, custody, registration and decommissioning of all assets and equipment of the IRC country program. The Supply Chain Coordinator is responsible for all aspects of the administrative, financial and operational management of assets, real estate and valuables, in accordance with the rules and regulations of the IRC and the donors.

5. Fleet Management

The Supply Chain Coordinator is responsible for the supervision and coordination of all activities of the IRC's fleet of vehicles and transport in the country. He must ensure that all IRC fleet operations are conducted in accordance with the IRC's vehicle policies and procedures, including vehicle movements, maintenance, and reports . It is the same for generators.

6. Compliance and ethics

The Supply Chain Coordinator is responsible for identifying and analyzing supply chain process non-compliance risks, implementing strong controls, identifying red sourcing alerts. , implement internal and external audit remediation plans, and ensure that all Supply Chain activities are conducted in an ethical manner.

7. Learning and development:

The Supply Chain Coordinator is accountable and accountable for overseeing all learning and development initiatives, assessing training needs and developing training plans for staff. of the Supply Chain.

8. Budget development and financing proposals

The Supply Chain Coordinator must participate in the development of budgets and funding proposals, review prices including associated services and the need for new staff. He must participate in the project launch and closing meetings with all necessary documents and evidence.

9. Data Analysis and Reporting

The Supply Chain Coordinator must efficiently use Supply Chain tools such as "BvA", "Scorecard", "First time right" etc. to better analyze the progress of the activities and communicate the results to all the necessary partners. It must ensure that monthly quality reports are submitted on time, as well as donor reports and end-of-project reports.

MAIN WORKING RELATIONS

  • The position is under the authority of the DDO, with mutual oversight from the Regional Director of the Supply Chain.
  • The position is responsible for the direct supervision of Supply Chain Managers
  • Other internal / external contacts:
  • Internal: Regular contacts with Regional Supply Chain, National and Headquarters staff at all levels, Assistant Directors of Operations and other Supply Chain Coordinators from other countries, Country Directors. He is in constant contact with the Department of Programs.
  • External: At the request of the DDO or Country Director, he may serve as a representative of IRC in external meetings, procurement clusters, other non-governmental organizations, inter-organizational groups and foundations, etc.

 REQUIREMENTS 

Qualification: Bachelor's degree or equivalent degree in the Supply Chain, Procurement, Corporate Administration or a relevant related field.

Work Experience: 6 to 8 years of professional experience in Supply Chain Operations

Abilities and skills demonstrated:

  • Proven success as Supply Chain Manager in all Supply Chain disciplines, including Planning and Procurement
  •  Collaborator and persuasive influence, with effective interpersonal and analytical skills, able to work without difficulty in many countries, cultures and organizational units
  • In-depth knowledge and extensive experience in supply chain strategies, market analysis techniques, procurement and contract conclusion, fleet management, inventory management, real estate and assets
  • Strong financial management and budgeting skills
  • Excellent training and coaching skills
  • Able to work effectively in a strongly matrix structure 

Language skills: Fluency in French and a working knowledge of English are mandatory.

À PROPOS DE L’IRC

L’IRC (International Rescue Committee) intervient dans les pires situations de crise humanitaire qui surviennent dans le monde et aide les populations à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins et de l’aide pour sauver et changer les vies de réfugiés devant fuir la guerre ou des catastrophes. Par sa présence dans 40 pays et 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées afin de surmonter leurs difficultés. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

APERÇU DU POSTE

L’IRC définit la Chaîne d’Approvisionnement comme étant les systèmes et les fonctions nécessaires à la mise en œuvre efficace des programmes. Elle comprend la planification, l’approvisionnement, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des biens immobiliers et des actifs, ainsi que la gestion de véhicules et de flottes de véhicules. Le Coordinateur de la Chaîne d’Approvisionnement est responsable de recrutement, de la supervision et gestion de l’ensemble de l’équipe de la Chaîne d’Approvisionnement.

RESPONSABILITÉS CLÉS

1.Planification de la Chaîne d’Approvisionnement

Le Coordinateur de la Chaîne d’Approvisionnement est responsable de coordonner la planification et la mise en œuvre des plans de la Chaîne d’Approvisionnement à l’appui de la mise en œuvre du programme en étroite coopération avec les parties prenantes internes (chefs de projets, coordonnateurs et managers Programmes, DDP, Finance) et externes (les fournisseurs). La planification de la Chaîne d’Approvisionnement se compose des volets suivants : plans d’approvisionnement, plans d’entreposage, plans de transport, plans de dotation en personnel, plans de distribution, plans de formation du personnel, plan de déclassement des actifs et plan d’amélioration de la Chaîne d’Approvisionnement à travers les évaluations biannuelles.

2.Gestion de l’approvisionnement

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement s’assure que les biens et services appropriés sont approvisionnés au temps approprié, avec les prix appropriés et à l’endroit approprié, en conformité avec les principes de la Chaîne d’Approvisionnement globale et de ceux des bailleurs. Cela inclut de travailler avec le directeur du planning et logistique pour les achats internationaux. Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement doit prioriser un approvisionnement stratégique à travers la mise en place de MPA/MSA ou opérationnelle à travers les achats quotidien pour obtenir un meilleur rapport qualité / prix avec les fournisseurs sélectionnés en toute transparence.

3.Gestion des stocks

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de la gestion et du contrôle de toutes les opérations de stocks et les procédures opérationnelles d’entrepôt selon les SOPs. Cela inclut la gestion de produits pharmaceutiques en collaboration avec le programme. Il s’assure de la réalisation tous les deux mois de l’inventaire cyclique de 20%.

4.Gestion des actifs

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de l’approvisionnement, la maintenance, la garde, l’enregistrement et le déclassement de l’ensemble des actifs et des équipements du programme-pays de l’IRC. Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de tous les aspects de la gestion administrative, financière et opérationnelle des actifs, des biens immobiliers et des éléments de valeur, en conformité avec les règles et règlements de l’IRC et des bailleurs de fonds.

5.Gestion de la flotte

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de la supervision et de la coordination de l’ensemble des activités de la flotte de véhicules et de transport de l’IRC dans le pays. Il doit s’assurer que toutes les opérations de la flotte de l’IRC sont effectuées en conformité avec les politiques et les procédures de l’IRC relatives aux véhicules, notamment en termes de déplacements des véhicules, de leur entretien et des rapports les concernant. Il en est de même pour les groupes électrogènes.

6.Conformité et éthique

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de relever et d’analyser les risques de non-conformité au niveau des processus de la Chaîne d’Approvisionnement, de mettre en œuvre des contrôles solides, d’identifier des alertes rouges concernant l’approvisionnement, de mettre en œuvre des plans de mesures correctives d’audit interne et externe, et de veiller à ce que l’ensemble des activités de la Chaîne d’Approvisionnement soient conduites de manière éthique.

7.Apprentissage et développement :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable et doit rendre compte de la supervision de toutes les initiatives d’apprentissage et de développement, de l’évaluation des besoins de formation et de l’élaboration des plans de formation à l’intention du personnel de la Chaîne d’Approvisionnement.

8.Développement de budget et propositions de financement

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement doit participer au développement des budgets et des propositions de financements, en révise les prix y compris les services associés et la nécessité de nouveau personnel. Il doit participer aux réunions de lancement et de clôture de projet avec tous les documents et preuves nécessaires.

9.Analyse de Données et Rapportage

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement doit efficacement utiliser les outils de la Chaîne d’approvisionnement tels que « BvA », « Scorecard », « First time right » etc. pour mieux analyser l’état d’avancement des activités et communiquer le résultat à tous les partenaires qu’il faut. Il doit s’assurer de soumettre les rapports mensuels de qualité à temps, ainsi que les rapports aux bailleurs de fonds et les rapports de fin de projet.

PRINCIPALES RELATIONS DE TRAVAIL

Le poste est sous l’autorité du DDO, avec une supervision mutuelle du Directeur régional de la Chaîne d’ Approvisionnement.

Le poste est chargé de la supervision directe des Managers de la Chaîne d’approvisionnement

Autres contacts internes / externes :

Internes :Des relations régulières avec le personnel de la Chaîne d’Approvisionnement régionale, nationale et du siège social à tous les niveaux, les directeurs adjoints chargés des opérations et autres Coordinateurs de la Chaîne d’approvisionnement d’autres pays, les directeurs pays. Il est en contact permanent avec le département des Programmes.

Externes :À la demande du DDO ou Directeur Pays, il peut servir en qualité de représentant de l’IRC dans le cadre de réunions extérieures, de clusters de d’Approvisionnements, d’autres organisations non gouvernementales, de groupes inter-organisationnels et de fondations, etc.

EXIGENCES 

Qualification : Licence ou diplôme universitaire équivalent dans les domaines de la Chaîne d’Approvisionnement, de l’Approvisionnement, de l’Administration d’entreprise ou dans un domaine connexe pertinent.

Expérience professionnelle : 6 à 8 ans d’expérience professionnelle dans des opérations de la Chaîne d’Approvisionnement

Aptitudes et compétences démontrées :

  • Succès avéré en tant que chef de la Chaîne d’Approvisionnement dans l’ensemble des disciplines appartenant à la Chaîne d’Approvisionnement, et notamment la planification et de l’Approvisionnement
  • Collaborateur et influenceur convaincant, possédant des aptitudes interpersonnelles et analytiques efficaces, capable de travailler sans difficultés dans plusieurs pays, cultures et unités de l’organisation
  • Des connaissances approfondies et une vaste expérience en stratégies de la Chaîne d’Approvisionnement, techniques d’analyse du marché, approvisionnement et conclusion de contrats, gestion de flotte, gestion de stocks, biens immobiliers et actifs
  • Des aptitudes solides en gestion financière et en établissement de budget
  • Excellentes capacités de formation et d’encadrement
  • Capable de travailler efficacement dans une structure fortement matricielle

Aptitudes linguistiques : La maîtrise du français et une connaissance fonctionnelle de l’anglais sont obligatoires.

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