Administrative Assistant

Sous l’autorité et la supervision du Directeur de programme de l’Organisation des Nations Unies contre la Drogue et le Crime (ONUDC), l’Assistant(e) Administratif(ve) fournit une assistance et un soutien administratif au projet d’appui de l’ONUDC auprès de la Cour Pénale Spéciale pour l’établissement du programme de protection des témoins et d’assistance juridique en effectuant les processus administratifs standards qui garantissent la qualité et l’exactitude du travail.

L’assistant de projet travaille en collaboration avec le personnel des opérations, des programmes, projets et autres partenaires pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente et de qualité.
 

Résumé des fonctions essentielles :

• Fournir un soutien à la gestion des projets en cours
• Appui aux services administratifs et logistiques
• Appui à la maintenance du projet et à la gestion des actifs
• Appui au développement et au partage des connaissances
• Toute autre tâche assignée par le superviseur

1. Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
• Aider à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’ateliers en fonction des besoins ;
• Aider dans les procès-verbaux pour les réunions de programme / projet et dans la rédaction des rapports de recherche au besoin ;
• Aider à la coordination des événements prévus du projet ;
• Aider à rédiger des contributions pour les rapports du projet.

2.  Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
• Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
• Maintenance des enregistrements / documents/ fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
• Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, compris la création de demandes électroniques ;
• Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identités et autres documents ;
• Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
• Arrangement du transport, maintenance des véhicules et assurance ;
• Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
• Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
• Réception correcte des biens et services ;
• Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
• Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
• Maintenance d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantissent la sécurisation des documents confidentiels ;
• Aide à l’organisation, l’exécution et la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
• Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
• Extraction de données provenant de différentes sources ;
• Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.

3. Fournir un soutien à la maintenance du bureau et la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ;
• Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
• Appui à la maintenance des locaux et services communs.

4. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés.

Compétences pertinentes pour l’organisation :

• Démonter un engagement pour la mission, la vision et les valeurs des Nations Unies ;
• Montrer une sensibilité et une adaptation aux différences de culture, de religion, de race, de sexe, de nationalité et d’âge ;
• Démonter et sauvegarder l’éthique et l’intégrité ;
• Démontrer des connaissances dans l’entreprise et un bon jugement ;
• Démonter une capacité de prise d’initiatives ;
• Agir en équipe et faciliter le travail avec les collègues ;
• Faciliter et encourager la communication dans l’équipe, communiquer de manière efficace ;
• Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi ;
• Gérer les conflits ;
• Apprendre et partager les connaissances, encourager les autres ;
• Prendre des décisions transparentes basées sur les informations ;

Compétences Fonctionnelles :

Construire des partenariats stratégiques

• Analyser l’information générale et choisir des documents pour appuyer des initiatives de création de partenariats ;
• Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances ;
• Rechercher les meilleures pratiques et proposer des nouvelles façons de faire plus efficaces ;

Connaissance du travail et expertise technique

• Comprendre les principaux processus et les méthodes de travail du poste ;
• Posséder une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les appliquer de façon cohérente lors des tâches de travail ;
• Démonter une bonne connaissance de la technologie de l’information et l’appliquer lors des tâches ;

Promotion du changement organisationnel et du développement

• Démonter la capacité d’identifier les problèmes et de proposer des solutions.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

• Utiliser les informations/ bases de données/ autres systèmes de gestion ;

Orientation client

• Faire des rapports aux clients internes et externes de façon opportune et appropriée ;
• Organiser et prioriser les horaires de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients.

Promotion de la responsabilité et de la gestion axée sur les résultats

• Rassembler et diffuser les informations sur les meilleures pratiques en matière de responsabilité et de systèmes de gestions axés sur les résultats.

Éducation

• Enseignement secondaire (Baccalauréat). Un Bachelor, une Licence, un BTS ou un DUT, en administration des affaires ou en commerce, ou ressources humaines, ou finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe serait souhaitable. Cependant, ce n’est pas une exigence.

Expérience

• Pour les candidats titulaires du Baccalauréat, avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative ou le service de soutien aux programmes.
• Les candidats titulaires d’un BTS, DUT, Bachelor ou Licence, devront avoir une expérience minimum de trois (3) années.
• Maitrise dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.

Langues requises

• Les langues de travail des Nations Unies sont l’anglais et le français. Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire la maîtrise orale et écrite est requise.
• Une bonne compréhension de l’anglais est également requise.

Important applicant information

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