Assistant (e) Spécial (e) â Fixed Term Contract
Kinshasa
- Organization: WHO - World Health Organization
- Location: Kinshasa
- Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- AF_COD Democratic Republic of Congo
- Closing Date: Closed
1. Contexte et justification
Apporter un appui administratif au programme dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de lâOMS.
2. Description du poste
Objectifs du Programme et objectifs stratégiques immédiats
Le Programme OMS de gestion des situations dâurgence sanitaire a pour mission dâaider les pays et de coordonner lâaction internationale afin de prévenir les flambées et les situations dâurgence, de sây préparer, de les détecter, dây réagir rapidement et dâassurer le relèvement.
Contexte organisationnel (Décrire le rôle de lâindividu au sein de lâéquipe, lâorientation et la supervision des supérieurs hiérarchiques et la formation ou lâinformation fournie à dâautres membres du personnel)
LâAssistant (e) Spécial (e) travaille en étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif. Le titulaire est appelé à travailler avec un minimum de supervision, conformément aux procédures et pratiques établies, traitant de questions de routine de façon indépendante et en se référant au superviseur pour des problèmes ou des situations inhabituelles. Une orientation générale est fournie par le superviseur ou un autre professionnel du personnel à travers des objectifs généraux et des instructions concernant l'affectation des ressources, les divisions et les besoins des programmes et des priorités.
Résumé des tâches assignées (Décrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs)
Sous la supervision du responsable de lâAdministration du Programmes des Urgences (MGA Lead) et les orientations technique lâAdministrateur chargé des Opérations, lâAssistant (e) Spécial (e) est chargé (e) de lâaccomplissement les tâches ci-après \:
1. Tenir et gérer le secrétariat de lâUnité dâExécution du Programme des Urgences (WHE) au niveau central ;
2. Coordonner les activités du secrétariat de lâUnité du Programme dâUrgences et du personnel qui sây rattache ;
3. Gérer les activités classiques du secrétariat au quotidien \: agenda, déplacements, réunions ;
4. Filtrer les appels et accueil physique des rendez-vous ;
5. Réaliser différents supports de présentation ;
6. Mettre à jour une base de données pour le Programme des Urgences (Vshoc) ;
7. Assurer le classement et lâarchivage des dossiers ;
8. Organiser les missions et les voyages du Responsable du Programme des Urgences (WHE)
9. Effectuer tout autre activité demandée par le superviseur hiérarchique dans les cadre du travail.
Difficulté, sensibilité, nature et importance des relations de travail
| Titre de la personne contactée | Objet et but du contact |
Au sein de l'unité/la division | OO, MGA, WHE Lead, HR Officer | Couvrir le processus de bout en bout Obtenir des orientations et/ou un appui |
Au sein de l'organisation au lieu d'affectation | Membres de l'équipe du Programme WHE, gestionnaires et membres du personnel | Couvrir le processus de bout en bout Obtenir des orientations et/ou un appui |
Au sein de l'organisation hors du lieu d'affectation | WHE RO, WCOs, GSC | Interagir sur l'administration des transactions du GSM |
Hors de l'Organisation | Partenaires techniques, ONG et Système des Nations Unies, Agences de voyages, services de lâEtat, fournisseurs de biens et services | Partenariats, collaboration |
3. Profil de recrutement
Compétences \: Génériques
Décrire les compétences essentielles, gestionnaires et dâencadrement requises â voir le modèle des compétences de lâOMS â en les listant par ordre de priorité, à commencer par les plus importantes.
1. Communiquer de manière crédible et efficace
2. Produire des résultats
3. Favoriser l'intégration et le travail d'équipe
4. Avancer dans un environnement en constante évolution
5. Se connaitre et se gérer
Compétences fonctionnelles\:-
Décrire les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste
Tous les employés de lâOMS sont tenus dâavoir trois compétences, à savoir « le travail dâéquipe », « le respect et la promotion des différences individuelles et culturelles », ainsi que « la communication ».
- Solide expérience dans lâorganisation des réunions et en évènementiels
- Très bonne capacité de communication
- Connaissance des systèmes ERP.
Capacité à identifier les insuffisances et les anomalies, ainsi quâà prendre des mesures correctives.
Bonnes capacités dâanalyse ; Haut niveau de discernement et esprit dâinitiative ; Excellentes capacités rédactionnelles
Souci du détail.
Formation (Qualifications)
- Essentielle\: Fin dâétudes secondaires en Secrétariat ou administration générale avec une formation en communication
- Souhaitable\: - Un diplôme universitaire en gestion ou communication est un atout.
Expérience
Essentielle\: - Au moins 8 ans dâexpériences en Secrétariat, Communication dâentreprise ou gestion administrative.
- Souhaitable\:- Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.
Langues \:
Une excellente connaissance de la langue française et une bonne connaissance de lâanglais.
Autres considérations (cadre de travail, si différent du cadre normal, compétences informatiques, etc.)
Maîtrise de lâoutil informatique et aptitude à utiliser une variété de logiciels. La maîtrise de Microsoft Excel est indispensable pour lâutilisation des modules du WHO Global Management System (GSM). Excellentes connaissances des autres applications de Microsoft (Word, PowerPoint, etc)
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