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Assistant (e) Spécial (e) – Fixed Term Contract

Kinshasa

  • Organization: WHO - World Health Organization
  • Location: Kinshasa
  • Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • AF_COD Democratic Republic of Congo
  • Closing Date: Closed

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1.       Contexte et justification

Raison d’être du poste

Apporter un appui administratif au programme dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de l’OMS.

2.       Description du poste

 Objectifs du Programme et objectifs stratégiques immédiats

Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire a pour mission d’aider les pays et de coordonner l’action internationale afin de prévenir les flambées et les situations d’urgence, de s’y préparer, de les détecter, d’y réagir rapidement et d’assurer le relèvement.

 Contexte organisationnel (Décrire le rôle de l’individu au sein de l’équipe, l’orientation et la supervision des supérieurs hiérarchiques et la formation ou l’information fournie à d’autres membres du personnel)

L’Assistant (e) Spécial (e) travaille en étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif. Le titulaire est appelé à travailler avec un minimum de supervision, conformément aux procédures et pratiques établies, traitant de questions de routine de façon indépendante et en se référant au superviseur pour des problèmes ou des situations inhabituelles. Une orientation générale est fournie par le superviseur ou un autre professionnel du personnel à travers des objectifs généraux et des instructions concernant l'affectation des ressources, les divisions et les besoins des programmes et des priorités.

 Résumé des tâches assignées (Décrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs)

Sous la supervision du responsable de l’Administration du Programmes des Urgences (MGA Lead) et les orientations technique l’Administrateur chargé des Opérations, l’Assistant (e) Spécial (e) est chargé (e) de l’accomplissement les tâches ci-après \:

 

1. Tenir et gérer le secrétariat de l’Unité d’Exécution du Programme des Urgences (WHE) au niveau central ;

2. Coordonner les activités du secrétariat de l’Unité du Programme d’Urgences  et du personnel qui s’y rattache ;

3. Gérer les activités classiques du secrétariat au quotidien \: agenda, déplacements, réunions ;

4. Filtrer les appels et accueil physique des rendez-vous ;

5. Réaliser différents supports de présentation ;

6. Mettre à jour une base de données pour le Programme des Urgences (Vshoc) ;

7. Assurer le classement et l’archivage des dossiers ;

8. Organiser les missions et les voyages du Responsable du Programme des Urgences (WHE)

9. Effectuer tout autre activité demandée par le superviseur hiérarchique dans les cadre du travail.

Difficulté, sensibilité, nature et importance des relations de travail

 

Titre de la personne contactée

Objet et but du

contact

Au sein de l'unité/la division

OO, MGA, WHE Lead, HR Officer

 

Couvrir le processus de bout en bout

Obtenir des orientations et/ou un appui

Au sein de l'organisation au lieu d'affectation

Membres de l'équipe du Programme WHE, gestionnaires et membres du personnel

 

Couvrir le processus de bout en bout

Obtenir des orientations et/ou un appui

Au sein de l'organisation hors du lieu d'affectation

WHE RO, WCOs, GSC

Interagir sur l'administration des transactions du GSM

 

Hors de l'Organisation

Partenaires techniques, ONG et Système des Nations Unies, Agences de voyages, services de l’Etat, fournisseurs de biens et services

 

Partenariats, collaboration

 

3.       Profil de recrutement

Compétences \: Génériques

Décrire les compétences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requises – voir le modèle des compétences de l’OMS – en les listant par ordre de priorité, à commencer par les plus importantes.

  1. Communiquer de manière crédible et efficace

2. Produire des résultats

3. Favoriser l'intégration et le travail d'équipe

  4. Avancer dans un environnement en constante évolution

  5. Se connaitre et se gérer

Compétences fonctionnelles\:-

Décrire les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste

Tous les employés de l’OMS sont tenus d’avoir trois compétences, à savoir « le travail d’équipe », « le respect et la promotion des différences individuelles et culturelles », ainsi que « la communication ».

- Solide expérience dans l’organisation des réunions et en évènementiels

- Très bonne capacité de communication

- Connaissance des systèmes ERP.

Capacité à identifier les insuffisances et les anomalies, ainsi qu’à prendre des mesures correctives.

Bonnes capacités d’analyse ; Haut niveau de discernement et esprit d’initiative ; Excellentes capacités rédactionnelles

Souci du détail.

Formation (Qualifications)

  • Essentielle\:  Fin d’études secondaires en Secrétariat ou administration générale avec une formation en communication

 

  • Souhaitable\: - Un diplôme universitaire en gestion ou communication est un atout.

 

Expérience

Essentielle\: - Au moins 8  ans d’expériences en Secrétariat, Communication d’entreprise ou gestion administrative.

 

  • Souhaitable\:-   Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.

 

Langues \:

Une excellente connaissance de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais.

Autres considérations (cadre de travail, si différent du cadre normal, compétences informatiques, etc.)

Maîtrise de l’outil informatique et aptitude à utiliser une variété de logiciels. La maîtrise de Microsoft Excel est indispensable pour l’utilisation des modules du WHO Global Management System (GSM). Excellentes connaissances des autres applications de Microsoft (Word, PowerPoint, etc)

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