Assistant (Finance)

1.      Contexte et justification

Raison d’être du poste

Au sein de l’unité en charge de l’administration du programme en charge des urgences, fournir un appui en rapport avec les services administratifs et financiers et prêter assistance aux gestionnaires et aux membres du personnel et exécuter des transactions dans le GSM conformément aux règles, règlements et politiques de l’OMS.

2.      Description du poste

 Objectifs du Programme et objectifs stratégiques immédiats

Le Programme OMS de gestion des situations d’urgence sanitaire a pour mission d’aider les pays et de coordonner l’action internationale afin de prévenir les flambées et les situations d’urgence, de s’y préparer, de les détecter, d’y réagir rapidement et d’assurer le relèvement.

 Contexte organisationnel (Décrire le rôle de l’individu au sein de l’équipe, l’orientation et la supervision des supérieurs hiérarchiques et la formation ou l’information fournie à d’autres membres du personnel)

L’Assistant Finances et budget apporte un appui au travail du programme WHE en assurant une promotion orientée pour la satisfaction des clients sur la base d’une gestion transparente, vertueuse et un respect des règles et procédures de l’organisation. Il (Elle) devra travailler étroitement avec les chargés de programmes/projets au niveau du bureau, une interrelation soudée et proche avec l’administration et des Finances du Bureau et des échanges avec le Bureau régional et le Siège si nécessaire. Il (elle) travaillera dans l’environnement du GSM.  Même si certaines tâches continueront d'être accomplies hors système, les rôles majeurs de l'Assistant Finance seront de mettre en œuvre les principaux processus du GSM en vue de l’atteinte des objectifs du Programme.  Le travail nécessitera une interaction régulière avec les programmes techniques, le Centre mondial des services (GSC), le Siège, d'autres régions, ainsi que les partenaires et les fournisseurs de biens et de services de l'OMS.

 Résumé des tâches assignées (Décrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs)

Sous la supervision du responsable de l’Administration du Programmes des Urgences (MGA Lead) et les orientations technique l’Administrateur chargé des Opérations, l’assistant (e) des Finances aura pour taches principales \:

1.      Suivre avec l’administrateur du programme WHE et le PMO toutes les contributions financières pour les programmes/projets et tenir informer les responsables du programme ;

2.      Participer à la préparation et à la révision des budgets des activités ;

3.      Suivre les bons de commande, la livraison des services ou des biens, leurs paiements et la clôture de ces bons de commande ;

4.      Suivre avec les Programmes/projets les encombrements (encumbrances) pour leur liquidation ou paiement.

5.      Participer à l’organisation des séances de formation pour le personnel du programme des urgences et contribuer pour un respect et connaissance des règles et procédures en vigueur de l’Organisation ;

6.      Responsable de la petite caisse au niveau du Programme des Urgences (WHE), et faire le rapport  à certifier par le Responsable du programme urgences (WHE) à l’administration et des Finances du Bureau avant toute nouvelle demande de réapprovisionnement ;

7.      Préparer la réconciliation bancaire des programmes des urgences (WHE) ;

8.      Initier toutes transactions sur la base de documentation approuvée dans la banque en ligne ou dans GSM ;

9.      Exiger tous les justificatifs pour tous décaissements ou avances de paiements avant tout nouveaux paiements aux mêmes bénéficiaires ;

10.  Procéder au classements des dossiers financiers et comptables avec toute la documentation des approbations ;

11.  Initier toutes autres activités à la demande du superviseur dans le cadre de ses compétences.

Les résultats escomptés comprennent un rendement de qualité en temps voulu et la production de résultats permettant d’atteindre les objectifs de l’unité et de favoriser une mise en œuvre efficace du programme dans la Région.

Difficulté, sensibilité, nature et importance des relations de travail

3.       Profil de recrutement

Compétences \: Génériques

Décrire les compétences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requises – voir le modèle des compétences de l’OMS – en les listant par ordre de priorité, à commencer par les plus importantes

  1. Communiquer de manière crédible et efficace

2. Produire des résultats

3. Favoriser l'intégration et le travail d'équipe

  4. Avancer dans un environnement en constante évolution

  5. Veiller à l'utilisation efficace des ressources

Compétences fonctionnelles\:-

Décrire les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste.

Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des apports provenant de plusieurs sources; à observer les règles financières; à concevoir et à s’acquitter de tâches sous une supervision minimale; à produire des rapports financiers analytiques, à l'aide de logiciels appropriés; à interpréter les règles et règlements financiers, et à créer et maintenir de bonnes relations de travail avec des personnes de cultures et de milieux différents.

Formation (Qualifications)

• Essentielle\:-  Cycle secondaire complet ou formation technique équivalente ou des études commerciales avec une spécialisation en comptabilité, budgétisation et finances.

·         Souhaitable\:- Un diplôme ou un brevet de l’enseignement supérieur en comptabilité ou finances serait un avantage.

Expérience

·  Essentielle\:-  8 ans d'expérience professionnelle dont 3 à 5 ans à des niveaux de responsabilité dans des activités de finance, de budgétisation et/ou de comptabilité

·         Souhaitable\:-   Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage

Langues

Une excellente connaissance de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais.

Autres considérations (cadre de travail, si différent du cadre normal, compétences informatiques, etc.)

Connaissances en informatique et aptitude à utiliser efficacement une variété de logiciels. La maîtrise de Microsoft Excel est essentielle, ainsi qu'une expérience dans l'utilisation des modules pertinents du Système mondial de gestion (GSM) de l'OMS.