Assistant (e) Administratif (ve) â Fixed Term
Kinshasa
- Organization: WHO - World Health Organization
- Location: Kinshasa
- Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- AF_COD Democratic Republic of Congo
- Closing Date: Closed
1. Contexte et justification
Apporter un appui administratif au programme dans le respect des politiques, procédures, règles et réglementation de lâOMS.
2. Description du poste
Objectifs du Programme et objectifs stratégiques immédiats
Le Programme OMS de gestion des situations dâurgence sanitaire a pour mission dâaider les pays et de coordonner lâaction internationale afin de prévenir les flambées et les situations dâurgence, de sây préparer, de les détecter, dây réagir rapidement et dâassurer le relèvement.
Contexte organisationnel (Décrire le rôle de lâindividu au sein de lâéquipe, lâorientation et la supervision des supérieurs hiérarchiques et la formation ou lâinformation fournie à dâautres membres du personnel)
LâAssistant Administratif travaille en étroite collaboration avec les autres membres du personnel administratif. Le titulaire est appelé à travailler avec un minimum de supervision, conformément aux procédures et pratiques établies, traitant de questions de routine de façon indépendante et en se référant au superviseur pour des problèmes ou des situations inhabituelles. Une orientation générale est fournie par le superviseur ou un autre professionnel du personnel à travers des objectifs généraux et des instructions concernant l'affectation des ressources, les divisions et les besoins des programmes et des priorités.
Résumé des tâches assignées (Décrire ce que le/la titulaire du poste doit faire pour atteindre les principaux objectifs)
Sous la supervision du responsable de lâAdministration du Programmes des Urgences (MGA Lead) et les orientations technique lâAdministrateur chargé des Opérations, lâAssistant Administratif fournit un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel dans la réalisation des tâches ci-après \:
1. Apporter une assistance administrative et logistique au programme de lâunité du programme des Urgences (WHE);
2. Organiser toutes les réunions internes et autres événements de lâunité du programme des Urgences (WHE) en relation avec les collègues du bureau pays ;
3. Gérer la documentation de lâUnité du Programme des Urgences (WHE) ;
4. Etablir les PV et rapports de réunion ;
5. Assurer la fluidité des informations entre le niveau central et les pôles ;
6. Contribuer à la mise à jour du système informatique de gestion du programme des Urgences (WHE) ;
7. Initier suivant la demande, la production de supports techniques documentaires du Programme des Urgences (WHE) ;
8. Apporter un appui administratif aux responsables de Programmes dans la mise en Åuvre des activités ;
9. Organiser les missions externes en relations avec les chargés de programmes (réservation de salles de réunion et dâhôtels, Transports, etc) ;
10. Effectuer le suivi et lâaffectation des équipements mis à la disposition du programme des urgences (WHE) ;
11. Effectuer toutes autres activités demandées par le superviseur dans le cadre de ses compétences.
Difficulté, sensibilité, nature et importance des relations de travail
| Titre de la personne contactée | Objet et but du contact |
Au sein de l'unité/la division | OO, MGA, WHE Lead, HR Officer | Couvrir le processus de bout en bout Obtenir des orientations et/ou un appui |
Au sein de l'organisation au lieu d'affectation | Membres de l'équipe du Programme WHE, gestionnaires et membres du personnel | Couvrir le processus de bout en bout Obtenir des orientations et/ou un appui |
Au sein de l'organisation hors du lieu d'affectation | WHE RO, WCOs, GSC | Interagir sur l'administration des transactions du GSM |
Hors de l'Organisation | Partenaires techniques, ONG et Système des Nations Unies, Agences de voyages, services de lâEtat, fournisseurs de biens et services | Partenariats, collaboration |
3. Profil de recrutement
Compétences \: Génériques
Décrire les compétences essentielles, gestionnaires et dâencadrement requises â voir le modèle des compétences de lâOMS â en les listant par ordre de priorité, à commencer par les plus importantes
1. Communiquer de manière crédible et efficace
2. Produire des résultats
3. Favoriser l'intégration et le travail d'équipe
4. Avancer dans un environnement en constante évolution
5. Se connaitre et se gérer
Compétences fonctionnelles\:-
Décrire les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste.
Tous les employés de lâOMS sont tenus dâavoir trois compétences, à savoir « le travail dâéquipe », « le respect et la promotion des différences individuelles et culturelles », ainsi que « la communication ».
- Solide expérience dans lâorganisation des réunions et en évènementiels
- Connaissance des systèmes ERP.
Capacité à identifier les insuffisances et les anomalies, ainsi quâà prendre des mesures correctives.
Bonnes capacités dâanalyse ; Haut niveau de discernement et esprit dâinitiative ; Excellentes capacités rédactionnelles
Souci du détail.
Formation (Qualifications)
- Essentielle\: Fin dâétudes secondaires en administration générale avec une formation pratique axée en gestion.
- Souhaitable\: - Un diplôme universitaire en gestion est un atout.
Expérience
· Essentielle\: - Au moins 8 ans dâexpériences impliquant des responsabilités progressivement plus importantes en gestion administrative.
- Expériences des projets financés par les bailleurs de fonds
· Souhaitable\:- Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage
Langues
Une excellente connaissance de la langue française et une bonne connaissance de lâanglais.
Autres considérations (cadre de travail, si différent du cadre normal, compétences informatiques, etc.)
Maîtrise de lâoutil informatique et aptitude à utiliser une variété de logiciels. La maîtrise de Microsoft Excel est indispensable pour lâutilisation des modules du WHO Global Management System (GSM). Excellentes connaissances des autres applications de Microsoft (Word, PowerPoint, etc)
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