Recepcionista

Buenos

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Buenos
Grade: Administrative support - LICA-3, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administration
Closing Date: Closed

Functional Responsibilities

Las funciones principales serán las siguientes:

Coordinar y organizar las tareas relativas a la Recepción, Registro y Envío de Documentos; incluyendo la atención de llamadas telefónicas, envío de faxes, correos electrónicos oficiales, entre otros;
Apoyar a la sección de archivo en la clasificación, registro y archivo de toda la correspondencia saliente y entrante de la oficina; por proyecto, donante o proveedores de bienes y servicios, según se establezca.
Apoyar la elaboración de cartas, actas, ayudas de memoria, documentos, informes que se requieran y relacionados con los proyectos.
Llevar el control y registro de los cronológicos del Centro de Operaciones y de la Coordinación (procesos, correspondencia enviada, acciones administrativas, etc)
Mantener un registro actualizado y/o directorio telefónico de todas las contrapartes de Gobierno y de las Agencias, Fondos y Programas del Sistema de Naciones Unidas.
Apoyar en la gestión de la reproducción de documentos, incluyendo cuando esta se realiza externamente a la oficina.
Mantener la existencia de suministros e insumos básicos para los miembros del área.
Recepción de facturas, emisión de contraseña para pago y entrega de cheques a los contratistas.
Asistencia a los diferentes procesos de licitación y adquisiciones, según se requiera, llevando un control y registro correspondiente por proyecto, lo cual incluye: apoyo en la revisión de bases de licitación, publicaciones, registro y elaboración de correspondencia de los diferentes procesos, manejo de actas, apoyo a los comités de evaluación.
Asistencia en la preparación de contratos, memorando de acuerdo y sus respectivas enmiendas si las hubiere
Asistencia en la preparación de proyectos y/o propuestas de proyecto, incluyendo las presentaciones correspondientes a la aprobación de la Oficina Regional y/o Sede Central de UNOPS
Apoyar la presentación de casos para aprobación de la Oficina Regional o de la Sede Central de UNOPS, incluyendo la traducción de las presentaciones al idioma inglés.
Llevar un registro actualizado del inventario de bienes, de las diferentes adquisiciones hechas por cada proyecto
Llevar la agenda de reuniones del Gerente de Proyectos, incluyendo la organización y facilidades de las mismas según sea requerido; así como registrar las Ayudas de Memoria correspondientes y reproducción de documentos y agendas de reunión
Apoyar la logística de viajes nacionales e internacionales, incluyendo la solicitud de security clearance, boletos, reservas, itinerarios y programas de misión.
Cualquier otra asignación de tareas inherentes al cargo que le sean requeridas por el Gerente de Proyectos.
Apoyar en la logística de armado de talleres y cursos
Mantener actualizada la reserva de la sala de reuniones
Apoyar en la adquisición de presupuestos para compras menores de la oficina
Apoyar a la Dirección de la oficina en la redacción y armado de notas oficiales
Solicitar y devolver la documentación que se solicita al archivo externo de las oficinas
Participar como punto focal de seguridad de ARPC elaborando y manteniendo actualizados los documentos solicitados por UNDSS.

Education/Experience/Language requirements

Educación
• Estudios secundarios completos

Experiencia laboral

• Mínimo tres años de experiencia específica como recepcionista
• Experiencia en Organismos Internacionales es considerada un asset

Idiomas

• Dominio de idioma español
• Dominio de idioma inglés oral, leído y escrito.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).

Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.

Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.

Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.

Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.

Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.

Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA) Nivel de Contrato: Local ICA 3 - Soporte (LICA)
Duración del contrato: Indefinido. Contrato Continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 8 p.m. Argentina
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

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