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  • Organization: UN WOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Abidjan
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2018-12-23

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Administration Assistant - Assistant(e) Exécutif(ve)

Abidjan (Cote d'Ivoire)

Background

En juillet 2010, l'Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes «Entité des Nations Unies pour l'égalité des sexes et l'autonomisation des  femmes», avec pour domaines d'interventions prioritaires, le renforcement du leadership et la participation des femmes, le renforcement de l'autonomisation économique des femmes, la lutte contre les violences faites aux femmes et aux filles, l'implication des femmes dans la réponse en matière de paix et de sécurité et enfin la planification et la budgétisation nationale sensible au genre (BSG).

ONU Femmes, tirant sa source de la vision de l'égalité comme indiqué dans la charte des Nations Unies, travaille pour l'élimination des discriminations faites aux femmes et aux filles; l’autonomisation économique des femmes; la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes comme partenaires et bénéficiaires des interventions de développement, les droits humains,  l'action humanitaire  et la paix et la sécurité. En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes assurera le lead et la coordination de tous les efforts du système des Nations Unies pour assurer ses engagements en matière d'égalité de genre et d'autonomisation des femmes et la traduction opérationnelle de la prise en compte transversale du genre à travers le monde. Elle fournira un appui fort et cohérent dans ce domaine en appui aux priorités et efforts des états membres, tout en construisant des partenariats efficaces avec la société civile et les autres acteurs clés.

ONU Femmes a démarré ses activités en Côte d'Ivoire en septembre 2007 (sous l'appellation ancienne  d'UNIFEM).

Le programme 2014-2015 de ONU Femmes Côte d'Ivoire est centré sur : l'amélioration de l'accès des femmes à l'autonomisation et aux opportunités économiques ; la prévention de la violence contre les femmes et les filles et à l'accroissement de l'accès aux services et du leadership des femmes dans la paix  et l'action humanitaire. L'implication d’ONU Femmes dans les autres aspects de la reconstruction post-conflit, la consolidation de la paix et la réponse humanitaire sera matérialisée par son rôle de coordination de l'action des Nations Unies  sur l'égalité des sexes et l'autonomisation  des femmes au sein de l'équipe de pays du Système des Nations Unies (UNCT). La même  approche sera adoptée en ce qui concerne l'accroissement de la participation et du leadership des femmes dans la planification nationale et les processus d'allocation des ressources. ainsi que dans la gouvernance et dans les organes décisionnels. Les domaines de résultats identifiés pour ONU Femmes en Côte d'Ivoire pour la période 2014-2015 tiennent compte des priorités nationales déclinées dans le Plan National de Développement (PND) 2012-2015 et des orientations fournies par  l'UNDAF et la stratégie globale d’ONU Femmes.

Pour soutenir l'efficacité de son action, ONU Femmes Côte d'Ivoire cherche à recruter un(e) Assistant(e) Exécutif (ve).

Sous l'autorité et la supervision de la Représentante Pays l'Assistant(e) Exécutif (ve) assure la gestion efficace et le bon fonctionnement du bureau de la Représentante Pays en observant une stricte confidentialité dans l'exécution de ces tâches, le respect des mesures protocolaires, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais et engagements pris par la Représentante Pays.

L'Assistant(e) Exécutif (ve) travaille en étroite collaboration avec le personnel ONU Femmes du bureau pays, du bureau régional et des autres bureaux de la sous-région, les agences de l'ONU et les autorités locales pour assurer un flux d'information efficace, le suivi des instructions et la gestion de l'agenda de la Représentante Pays, et avec le personnel du siège pour la résolution des questions liées aux ressources humaines.

Duties and Responsibilities

  1. Assurer  le  secrétariat  et  le  fonctionnement  effectif  et  efficace  du  bureau  de  la Représentante Pays; 
  2. Appuyer les opérations et les programmes pour un fonctionnement efficace en cas d’absence des titulaires des postes;
  3. Appuyer le point focal HR du bureau pays sur  la gestion des questions administratives liées aux ressources humaines;
  4. Appuyer efficacement la circulation, la diffusion et la disponibilité de l'information;
  5. Faciliter le renforcement et la gestion des connaissances.

1. Assurer  le  secrétariat  et  le  fonctionnement  effectif  et  efficace  du  bureau  de  la Représentante   Pays :

  • Gestion de l'agenda de la Représentante Pays, contacts avec les visiteurs de haut rang, gestion des rendez-vous et rencontres et préparation des comptes rendus des rencontres;
  • Maintien et suivi des procédures du protocole et des dispositions sécuritaires;
  • Préparation des documents de base de très grande qualité pour les rendez-vous, rencontres et missions de la Représentante Pays;
  • Préparation des traductions informelles des circulaires du siège;
  • Maintenance de bases de données des partenaires de hauts niveaux et  des listes téléphoniques (Missions diplomatiques/Missions de coopération/Agence des Nations Unies ; Liste du gouvernement ;  Société Civile ;  ...);
  • Préparation des correspondances, directives, commentaires de la part de la Représentante Pays pour sa signature et assurer le suivi en cas de besoin;
  • Assurer la conformité et la complétude de tout courrier/document soumis à la signature/visa  de  la Représentante  Pays ;   faire corriger  les erreurs éventuelles  et s'assurer que tous les documents de référence sont joints;
  • Attirer l'attention de la Représentante Pays sur les documents importants/urgents  en cas de besoin pour le respect des délais;
  • Suivi des missions et agendas de la Représentante Pays et assurer la cohérence avec l'agenda interne du bureau.

2. Appuyer les opérations et les programmes pour un fonctionnement efficace en cas d’absence des titulaires des postes :

  • Assurer le secrétariat des réunions de travail de la RP et des réunions de staff; effectuer le suivi pour le respect des délais, engagements et actions prises, et coordonner la collecte et la soumission des rapports à la RP;
  • Soumettre dans les délais et dans la forme, à la signature/approbation/avis de la RP, les requêtes et dossiers émanant des opérations, des programmes et des partenaires ; assurer le suivi diligent de leur traitement et faire un retour systématique sur l'état du traitement et éventuellement les observations et réserves émises par la RP;
  • Assurer en relation avec l'Associée Administrative l'organisation des  conférences, séminaires et réunions organisés par ONU Femmes, notamment la préparation et le suivi de la transmission des courriers d'invitation et l'accueil protocolaire des invités de haut rang.

3. Appuyer le point focal RH du bureau pays sur  la gestion des questions administratives liées aux ressources humaines :

  • Assurer la tenue régulière des fiches de présence du personnel, appuyer la RP pour leur contrôle et certification, et assurer leur transmission aux services des ressources humaines du PNUD dans les délais requis;
  • Assurer le suivi, en lien avec les services des ressources humaines du PNUD, du bureau régional et du siège, des congés du personnel et apporter une assistance pour une bonne planification des congés (Mission and Leave Plan);
  • Assurer, en lien avec les services des ressources humaines du bureau régional à Dakar, le suivi de l'exécution des formations mandataires assignées aux staffs;
  • Diffuser les informations sur les programmes de renforcement des capacités du staff organisées à partir du siège (à travers le Webinar ou par téléconférence) et sur les possibilités locales de formations offertes aux staffs UN;
  • Faciliter les rencontres entre la RP et chaque staff pour la formulation des plans annuels d'évaluation et assurer le suivi de la mise en œuvre de ce plan.

4. Appuyer efficacement la circulation, la diffusion et la disponibilité de l'information

  • Tri/ sélection des appels entrants-sortants, des lettres et courriers, et assurer leur juste imputation;
  • Appuyer l'organisation et le maintien du système d'archivage du bureau (physique et électronique) au niveau du Management, des programmes et des opérations ; assurer le suivi périodique du fonctionnement correct et de la mise en œuvre efficace de l'archivage;
  • Appuyer le postage en ligne, sur le Share Drive du siège  d'ONU  Femmes,  des documents d'accords et conventions avec les bailleurs;
  • Participer à la collecte de toute la documentation  appropriée auprès du staff et des partenaires pour tous les dossiers soumis à l'attention de la Représentante;
  • Assurer la diffusion et le partage des circulaires, des notes d'informations, des documents et formulaires de travail, revues, productions audiovisuelles, au staff et partenaires concernés;
  • Rendre disponibles ces documents sur le Share Drive du bureau pays d'ONU Femmes en Côte d'Ivoire et alimenter une bibliothèque et une médiathèque pour le compte du bureau;
  • Réaliser 1'inventaire annuel et périodique des archives du bureau pays et gérer l'ensemble des archives du bureau  pays en vue d'assurer leur  disponibilité et leur sauvegarde;
  • Veiller au soin de la communication interne et externe au bureau ONU Femmes.

5. Faciliter le renforcement et la gestion des connaissances :

  • Contributions pertinentes aux réseaux de connaissance et communautés de pratiques;
  • Coordination, administration des questions protocolaires;
  • Assurer le partage  au personnel  des documentations transmises par le siège sur les règles et procédures d'ONU Femmes ou disponibles sur l'Intranet;
  • Faire  des  suggestions  pour  réduire  les  goulots  d'étranglement  dans  les  processus;
  • opérationnels afin d'améliorer les procédures administratives.

Competencies

  • Démontrer intégrité et capacité à promouvoir l’égalité des sexes et les valeurs et standards d’éthique des Nations Unies ;
  • Etre apte à travailler en équipe et à apporter une réponse adéquate aux attentes ;
  • Bonne connaissance des règlements et procédures administratives d’ONU Femmes et règlements relatifs au personnel des Nations Unies ;
  • Fait preuve d’une excellente connaissance du code de la route et des règlements relatifs à la conduite et avoir des capacités pour les réparations mécaniques mineures ;
  • Fait preuve d’une excellente connaissance des questions de sécurité ;
  • Fait preuve d’une bonne connaissance du protocole ;
  • Disposer d’aptitude à la planification et à l’organisation de son travail de façon autonome ;
  • Savoir utiliser l’outil informatique et l’Internet ;
  • Rester calme et garder son contrôle dans les situations de pression ;
  • Discrétion et respect de la confidentialité ;
  • Disposer de bonnes références professionnelles.

Required Skills and Experience

EDUCATION

  • Avoir un diplôme universitaire d’au moins BAC + 3 (Licence DUT) en Secrétariat, Assistanat de Direction ou Administration, ou tout autre domaine équivalent 

EXPERIENCE

  • Avoir une expérience professionnelle pertinente d’au moins  5 ans dans l'assistance administrative dans un service de direction et dans un contexte de travail bilingue;
  • Avoir une expérience avérée dans le Système des Nations Unies ; une expérience dans les organisations œuvrant dans le domaine du genre et de l'égalité des sexes est un atout;
  • Maîtriser les TIC et disposer d'une expérience de base de données et des systèmes de gestion sur le WEB;
  • Une connaissance du système ATLAS est un atout.

LANGUE

  • Une parfaite maîtrise du français écrit et oral ; 
  • Une très bonne maîtrise de l’anglais écrit et oral.

Disclaimer

Female candidacies are strongly encouraged./ Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence. We strongly encourage female candidacies.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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