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Auxiliar de Proyecto, Multiple positions

Bogotá

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Bogotá
  • Grade: Administrative support - LICA-3, Local Individual Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Legal - Broad
    • Administrative support
    • Administration
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

Dentro del sistema de las Naciones Unidas, UNOPS presta servicios de infraestructura, gestión de proyectos y adquisiciones como contribución para lograr un mundo mejor y alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

En  Colombia UNOPS desarrolla en la actualidad el proyecto: “50Mil Mejores Casas” junto con  Prosperidad Social (Asociado)-. Este proyecto procura, mediante intervenciones a la infraestructura de las viviendas y el trabajo social comunitario, en todo el territorio nacional, generar capacidades en las familias para alcanzar un desarrollo progresivo, contribuir a la disminución de las NBI en el contexto habitacional, buscando incrementar el nivel de calidad de vida de la población, coadyuvar en la superación de las barreras de la dimensión habitacional, a través de acciones de impacto rápido.

Bajo la guía y supervisión de los Coordinadores de Infraestructura basados en Bogotá, los/las Auxiliares de Proyecto proporcionan servicios de registro confiables, en la organización de la información y en llevar un control preciso y actualizado de todos los aspectos del proyecto, así como, apoyo en algunos aspectos logísticos de oficina, ampliados más adelante.

Los/las Auxiliares de Proyecto demuestran un enfoque orientado al equipo técnico del proyecto, tacto y capacidad para trabajar con personas de diferentes orígenes nacionales y culturales así como, equipos multidisciplinarios. 


Functional Responsibilities

Resumen de funciones clave:

  1. Mantenimiento del sistema de registro.
  2. Gestión efectiva de información de correo y correspondencia.
  3. Servicios de Logística de Oficina Bogotá de acuerdo a políticas de la Organización.
  4. Funciones de recepcionista en casos de visita de Interventoría o Contratistas del proyecto a oficina Bogotá.
1.  

Asegura el mantenimiento del sistema de registro / archivo que se enfoca en el logro de los siguientes resultados:

  • Mantenimiento del sistema de archivo del proyecto.
  • Apertura de nuevos archivos según sea necesario y eliminación de archivos antiguos de acuerdo con el programa de retención establecido.
  • Mantenimiento de archivos, asegurándose que los archivos estén correctamente almacenados y sean accesibles; custodia de documentos.
  • Fotocopias de material de los archivos de registro confidenciales, según lo solicite el personal técnico del proyecto.
  • Asistencia en la recopilación de material de referencia y antecedentes de los archivos de registro.
  • Mantenimiento del sistema de registros de movimientos de archivos dentro de la oficina, de circulación y lectura de archivos.
  • Preparación de correspondencia e informes relacionados con las actividades de registro.
  • Participación en la creación y mantenimiento de un sistema de registro / archivo electrónico en estrecha colaboración con el personal de ICT.
2. 

Asegura la provisión de una gestión de correo efectiva centrada en el logro de los siguientes resultados:

  • Recepción, registro, codificación y reenvío de faxes entrantes, cartas y otra correspondencia del proyecto en Bogotá, y distribución de todas las copias necesarias dentro de la oficina.
  • Registro y envío de las comunicaciones salientes y distribución de seguimiento. Prepara el resumen de los formularios adjuntos y los documentos necesarios, y mantiene organizado el archivo recibido para garantizar que se tiene en cuenta todos los documentos enviados.

3. Proporciona servicios de logística de oficina en comunicaciones telefónicas e internet, trámites de misiones y eventos de acuerdo a políticas de la Organización enfocados en el logro de los siguientes resultados:

  • Asistencia y apoyo administrativo en la compilación de informes y documentación financiera.
  • Asistir a las reuniones semanales del proyecto aportando información recopilada de territorios y apoyar en la realización de las actas correspondientes.
  • Apoyo al equipo de proyecto en la coordinación de reuniones (Skype, Google Meet.)
  • Apoyo en logística de misiones según procesos y políticas UNOPS.
  • Apoyo en compra de tiquetes y viáticos (DSA) según procesos y políticas.
  • Brindar soporte en organización de archivos o registros para el seguimiento al proceso de pagos.

4. Proporciona funciones de recepcionista eficientes, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

  • Recibo de Interventores o Contratistas del proyecto en visitas a oficina de Bogotá.
  • Recibo de llamadas telefónicas entrantes y dirigirlas a las unidades / individuos relevantes dentro del proyecto de parte de Asociado y personal en Territorio
  • Todas las consultas (por teléfono o en persona) de personal Territorio o Cliente Externo al proyecto en Bogotá, respondidas con discreción.

Competencies ES


Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education/Experience/Language requirements

Educación:
  • Estudios secundarios/ Bachillerato completo.
  • Estudios profesionales en Ciencias Políticas y/o Estudios Socioculturales serán considerados como una ventaja  y podrán sustituir algunos años de experiencia requeridos.
Experiencia:

3 años de experiencia laboral relevante en:

  • Apoyo en mantenimiento de archivos e información de inicio, seguimiento y cierre en proyectos/programas preferiblemente de infraestructura, con población vulnerable, en las áreas técnicas y sociales.
  • Apoyo en actividades de soporte administrativo, logístico y talleres.
  • Capacidad para trabajar con paquetes de software de computadora y oficina (MS Office 2003 y / o versiones más recientes) y conocimiento de paquetes de bases de datos y hojas de cálculo

Se valorará:

  • Apoyo a equipos multidisciplinarios con enfoque integral de resultados.
  • Experiencia consolidando información, diagnósticos y demás documentación generada en obra de campo – externo a oficinas centrales.
  • Experiencia trabajando en el Sistema de Naciones Unidas.

Idiomas:
  • Se requiere fluidez en español oral y escrito 
  • Conocimiento del segundo idioma- Inglés deseable.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Local Individual Contract Agreement (LICA) - Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al presente contrato al final de cada mes natural.
Nivel del contrato: LICA 3

Duración del contrato: Contrato a termino indefinido

- Sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio

 
Para más informaciones sobre la modalidad contractual LICA, por favor siga el enlace:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

Los/las candidatos/as deberán ser nacional de Colombia o contar con residencia/permiso de trabajo vigente en Colombia al momento de aplicar a esta vacante.

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). Hora Bogotá- Colombia 5:00pm
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas, personas transgénero, indígenas, afrodescendientes y personas con discapacidad. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción. 

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

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