Asistente de Apoyo en Programas - Tegucigalpa
Tegucigalpa
- Organization: WFP - World Food Programme
- Location: Tegucigalpa
- Grade: Level not specified - Level not specified
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Closing Date: Closed
TERMINOS DE REFERENCIA
Título del Puesto: Asistente de Apoyo en Programas
Tipo y Grado de Contrato: Contrato de Servicios – SC4
Estación de Trabajo: Tegucigalpa, Honduras
Contexto organizacional:
En este nivel, el trabajo se lleva a cabo bajo supervisión mínima. Se espera que los titulares de puestos de trabajo produzcan un trabajo organizado y preciso, emprendiendo actividades específicas de apoyo empresarial. Pueden ofrecer orientación sobre prácticas estándar a más personal subalterno en su área de trabajo.
Objetivo de la posición:
El/la Asistente de Programas respalda la entrega y el mantenimiento de las prácticas administrativas y de programas con calidad, orientada al cliente.
Actividades y responsabilidades
Bajo la supervisión directa del Asistente de Programa y la supervisión general del Director Adjunto, el/la titular desempeñará las siguientes responsabilidades en apoyo a la Unidades de Programa y de Apoyo Técnico y Fortalecimiento de Capacidades:
- Realizar procesos estándares y /o actividades dentro del área técnica específica, de acuerdo con las reglas y políticas.
- Proveer apoyo en el manejo de programas y/o en general para apoyar las metas establecidas, guiándose por las reglas y políticas.
- Dentro del área específica de responsabilidad, recopilar datos, análisis en apoyo a preparación de reportes por parte de los Oficiales de Programa, Monitoreo y Evaluación y Mapeo de la Vulnerabilidad (ejemplo: necesidades de ayuda alimentaria, utilización de recursos, estado de proyectos, desempeño) en soporte a la toma de decisiones.
- Apoyar la comunicación con contrapartes, agencias, ONGs e instituciones gubernamentales.
- Redactar correspondencia a nivel gerencial y técnica y elaborar tablas de Excel para seguimiento de trabajos o resultados.
- Utilizar sistemas corporativos del PMA (WINGS y otros) para trámite de pagos, registro de acuerdos, viajes, compras, etc.
- Preparar plan de viajes del personal bajo asistencia y el relacionado con los viajes (internos y externos).
- Brindar apoyo logístico a la unidad en preparar eventos, talleres, visitas, conferencia, visibilidad, agendas, invitaciones, etc.
- Asistir en preparación de presentaciones programáticas para eventos oficiales
- Iniciar procesos de compras de la Unidad de Programas y de Monitoreo y Evaluación y Análisis de la Vulnerabilidad (VAM), para compras menores a US$4,000.00, creando requisiciones y órdenes de compra.
- Preparar autorizaciones de viaje (TA-Travel Authorization) de la unidad y VAM.
- Redactar borradores de acuerdo a requisición de memorándums de entendimiento (Memorandums de Entendimiento, FLA) de programas.
- Incluir registro de FLA (Field Level Agreement) en sistema WINGS.
- Proveer información de apoyo para misiones de oversight/auditorías de programas, reportes de contrapartes, etc.
- Creación de órdenes de compra de CBT (Cash Based Transfer) y realización de pagos por transferencias y comisiones.
- Elaboración mensual de necesidades de efectivo de la unidad.
- Mantener un registro adecuado y preciso de las gestiones de la unidad de programas.
Calificaciones Mínimas:
Educación:
Educación secundaria completa. Es deseable un certificado post-secundario en el área de administración o afines.
Idioma:
Fluidez oral y escrita en el idioma Español.
Experiencia y Conocimientos Deseables:
- Competente en el uso de equipos de oficina y MSOffice, sistema SAP.
- Conocimiento de rutinas y métodos de trabajo administrativos para completar procesos bajo supervisión mínima.
- Utiliza el tacto y la cortesía para dar y recibir información a una amplia gama de personas.
- Capacidad para identificar discrepancias en los datos y rectificar problemas que requieren atención.
- Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el trabajo a más personal subalterno.
Términos y Condiciones:
Esta posición está abierta solo a ciudadanos Hondureños/as.
Fecha límite de aplicación:
Esta vacante está abierta desde el 11 al 27 de enero, 2019.
El PMA está comprometido con la diversidad y la inclusión y en proporcionar igualdad de oportunidades de empleo. No discrimina la diversidad de género, edad, educación, nacionalidad, origen étnico, raza, discapacidad, orientación sexual y religión. El PMA invita particularmente a participar a mujeres, afrodescendientes y personas de origen indígena.
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