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Asistente de Apoyo en Programas - Tegucigalpa

Tegucigalpa

  • Organization: WFP - World Food Programme
  • Location: Tegucigalpa
  • Grade: Level not specified - Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
  • Closing Date: Closed

TERMINOS DE REFERENCIA

Título del Puesto: Asistente de Apoyo en Programas

Tipo y Grado de Contrato: Contrato de Servicios – SC4

Estación de Trabajo: Tegucigalpa, Honduras

Contexto organizacional:

En este nivel, el trabajo se lleva a cabo bajo supervisión mínima. Se espera que los titulares de puestos de trabajo produzcan un trabajo organizado y preciso, emprendiendo actividades específicas de apoyo empresarial.  Pueden ofrecer orientación sobre prácticas estándar a más personal subalterno en su área de trabajo.

Objetivo de la posición:

El/la Asistente de Programas respalda la entrega y el mantenimiento de las prácticas administrativas y de programas con calidad, orientada al cliente.

Actividades y responsabilidades

Bajo la supervisión directa del Asistente de Programa y la supervisión general del Director Adjunto, el/la titular desempeñará las siguientes responsabilidades en apoyo a la Unidades de Programa y de Apoyo Técnico y Fortalecimiento de Capacidades:

  1. Realizar procesos estándares y /o actividades dentro del área técnica específica, de acuerdo con las reglas y políticas.
  2. Proveer apoyo en el manejo de programas y/o en general para apoyar las metas establecidas, guiándose por las reglas y políticas.
  3. Dentro del área específica de responsabilidad, recopilar datos, análisis en apoyo a preparación de reportes por parte de los Oficiales de Programa, Monitoreo y Evaluación y Mapeo de la Vulnerabilidad (ejemplo: necesidades de ayuda alimentaria, utilización de recursos, estado de proyectos, desempeño) en soporte a la toma de decisiones.
  4. Apoyar la comunicación con contrapartes, agencias, ONGs e instituciones gubernamentales.
  5. Redactar correspondencia a nivel gerencial y técnica y elaborar tablas de Excel para seguimiento de trabajos o resultados.
  6. Utilizar sistemas corporativos del PMA (WINGS y otros) para trámite de pagos, registro de acuerdos, viajes, compras, etc.
  7. Preparar plan de viajes del personal bajo asistencia y el relacionado con los viajes (internos y externos).
  8. Brindar apoyo logístico a la unidad en preparar eventos, talleres, visitas, conferencia, visibilidad, agendas, invitaciones, etc.
  9. Asistir en preparación de presentaciones programáticas para eventos oficiales
  10. Iniciar procesos de compras de la Unidad de Programas y de Monitoreo y Evaluación y Análisis de la Vulnerabilidad (VAM), para compras menores a US$4,000.00, creando requisiciones y órdenes de compra.
  11. Preparar autorizaciones de viaje (TA-Travel Authorization) de la unidad y VAM.
  12. Redactar borradores de acuerdo a requisición de memorándums de entendimiento (Memorandums de Entendimiento, FLA) de programas.
  13. Incluir registro de FLA (Field Level Agreement) en sistema WINGS.
  14. Proveer información de apoyo para misiones de oversight/auditorías de programas, reportes de contrapartes, etc.
  15. Creación de órdenes de compra de CBT (Cash Based Transfer) y realización de pagos por transferencias y comisiones.
  16. Elaboración mensual de necesidades de efectivo de la unidad.
  17. Mantener un registro adecuado y preciso de las gestiones de la unidad de programas.

Calificaciones Mínimas:

Educación:

Educación secundaria completa. Es deseable un certificado post-secundario en el área de administración o afines.

Idioma:

Fluidez oral y escrita en el idioma Español. 

Experiencia y Conocimientos Deseables:

  • Competente en el uso de equipos de oficina y MSOffice, sistema SAP.
  • Conocimiento de rutinas y métodos de trabajo administrativos para completar procesos bajo supervisión mínima.
  • Utiliza el tacto y la cortesía para dar y recibir información a una amplia gama de personas.
  • Capacidad para identificar discrepancias en los datos y rectificar problemas que requieren atención.
  • Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el trabajo a más personal subalterno.

Términos y Condiciones:

Esta posición está abierta solo a ciudadanos Hondureños/as. 

Fecha límite de aplicación:

Esta vacante está abierta desde el 11 al 27 de enero, 2019.

El PMA está comprometido con la diversidad y la inclusión y en proporcionar igualdad de oportunidades de empleo. No discrimina la diversidad de género, edad, educación, nacionalidad, origen étnico, raza, discapacidad, orientación sexual y religión. El PMA invita particularmente a participar a mujeres, afrodescendientes y personas de origen indígena.

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