Asistente de Administracion - Comayagua

TERMINOS DE REFERENCIA

Título del Puesto: Asistente de Administración

Tipo y Grado de Contrato: Duración Determinada (Fixed Term) – GS5

Estación de Trabajo: Comayagua, Honduras

Contexto organizacional:

Este puesto se ubica en la oficina de campo de Comayagua.  El/la titular del puesto de trabajo informa al Jefe de la Sub-Oficina de Campo u Oficial de Administración o designado.   En este nivel, se espera que los titulares de estos puestos de trabajo asuman la responsabilidad de completar una gama de procesos y actividades que requieren de alguna interpretación de la norma, pautas o prácticas. Los titulares de estos puestos de trabajo pueden recomendar un curso de acción para personal de diversos niveles y puede asignar tareas a otro personal de apoyo.

Objetivo de la posición:

El/la Asistente de Administración respalda la entrega y el mantenimiento de prácticas administrativas con calidad, orientada al cliente y orientada al valor del dinero.

Actividades y responsabilidades

Bajo la supervisión directa del Jefe de la Sub-Oficina de Campo en Comayagua, y bajo la supervisión general de Administración y Finanzas, el/la titular cumplirá con la responsabilidad de asistir en lo pertinente a los procesos administrativos del PMA, siendo responsable de:

1. Desarrollar procesos de compras menores de $5K, elaboración de Términos de Referencia de servicios o productos, preparación de cuadros comparativos, estimaciones presupuestarias, creación de MPOs en WINGSII y certificaciones de servicios, asegurando el cumplimiento de las normas oficiales del PMA.
2. Revisión y certificación de documentación para pagos a proveedores de costos recurrentes de PMA, asegurando el cumplimiento de las condiciones contractuales, el trámite de exoneraciones y pago mensual oportuno.
3. Asegurar la inmediata resolución de problemas relacionados con los proveedores de servicios productos.
4. Responsable de mantener actualizados y en orden, los archivos de pagos y procesos administrativos tanto en forma electrónica como en duro.
5. Responsable de asegurar el apropiado manejo del sistema corporativo ITS para el registro de facturas de proveedores.
6. Trámite, revisión y certificación de las solicitudes de viaje nacional e Internacionales en WINGSII, TECs y exoneraciones en forma oportuna, dando el seguimiento necesario a los mismos y velando por el cumplimiento de las normas oficiales del PMA.
7. Responsable del control y manejo de la flota vehicular asignada a su cargo, asegurando el mantenimiento, suministro oportuno de combustible y trámite de exoneraciones y los pagos relacionados.
8. Responsable del ingreso mensual de datos de la flota de la zona a su cargo en el sistema FMS (Fleet Management System), y control de gastos adicionales de la operación.
9. Responsable del control y manejo de inventarios, asegurando el cumplimiento de las normas oficiales.
10. Responsable del manejo de caja chica si fuese requerido.
11. Velar por el apropiado mantenimiento de las instalaciones de oficinas, asegurando su buena operación y el cumplimiento de las normas administrativas y de seguridad de PMA.  
12. Coordinación y organización de eventos y talleres cuando sea requerido.
13. Desarrollar trámites protocolarios de exoneraciones fiscales, dispensas, visas, extensiones territoriales etc. tanto para vehículos oficiales o para funcionarios según sea requerido.
14. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea asignada por su supervisor(a) inmediato(a).

Capacidades funcionales:

Servicios de apoyo e Informes: Muestra la capacidad de convertir los planes en acciones claras para que los miembros del equipo apoyen la implementación del programa. Recopila y reporta datos para extraer ideas basadas en hechos.

Controles internos y riesgo: Demuestra conocimientos básicos de controles internos, gestión de riesgos y monitoreo, así como mecanismos y su aplicabilidad a las actividades críticas inmediatas del cliente.

Manejo de recursos: Monitorea tendencias en el manejo de personal y de recursos para anticipar y escalar posibles problemas a los líderes del programa o clientes claves.  

Conocimiento Especializado en Administración: Demuestra amplio conocimiento especializado en administración, mejores prácticas, técnicas y procesos.

Enfoque en el cliente: Monitorea y supervisa trabajo administrativo contra los protocolos estándares ya establecidos para dar un servicio de excelencia.  Se asegura que los problemas del cliente sean identificados y resueltos.

Calificaciones Mínimas:

Educación:

Educación secundaria completa. Es deseable un certificado post-secundario en el área de administración o afines.

Idioma:

Fluidez oral y escrita en el idioma Español.  Se requiere idioma inglés a nivel laboral para la lectura de materiales y políticas de administración de PMA.   

Experiencia y Conocimientos Deseables:

• Manejo de MSOffice.
• Experiencia en trabajos de administrativos.
• Conocimiento de políticas administrativas PMA, lo cual es deseable pero no excluyente.

Términos y Condiciones:

Esta posición está abierta solo a ciudadanos Hondureños/as. 

Fecha límite de aplicación:

Esta vacante está abierta desde el 11 de enero hasta el 3 de febrero, 2019.

El PMA está comprometido con la diversidad y la inclusión y en proporcionar igualdad de oportunidades de empleo. No discrimina la diversidad de género, edad, educación, nacionalidad, origen étnico, raza, discapacidad, orientación sexual y religión. El PMA invita particularmente a participar a mujeres, afrodescendientes y personas de origen indígena.