Asistente Logistico - Tegucigalpa
Tegucigalpa
- Organization: WFP - World Food Programme
- Location: Tegucigalpa
- Grade: Level not specified - Level not specified
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Closing Date: Closed
TERMINOS DE REFERENCIA
Título del Puesto: Asistente de Logística
Tipo y Grado de Contrato: Duración Determinada (Fixed Term) – GS5
Estación de Trabajo: Tegucigalpa, Honduras
Contexto organizacional:
Bajo la supervisión directa del Oficial de Cadena de Suministros y general del Director de País en Honduras, el/la titular del puesto será responsable de las siguientes tareas descritas. A este nivel el/la titular se espera que tome la responsabilidad de completar una serie de procesos y actividades que requieren cierta interpretación de lineamientos/practicas estándar tanto para PMA como los servicios comunes logísticos. El/la titular debe ser capaz de recomendar un curso de acciones para el personal de varios niveles y puede asignar tareas a otro personal de apoyo.
Objetivo de la posición:
Implementar procesos de cadena de suministros estándares bien definidos, así como actividades para activar entregas efectivas de productos y servicios en todas sus modalidades.
Actividades y responsabilidades
Bajo la supervisión directa de la Oficial de Cadena de Suministros y supervisión general de la Directora de País, el/la titular cumplirá con la responsabilidad de asistir en lo pertinente a los procesos logísticos del PMA, siendo responsable de:
- Desarrollar actividades administrativas logísticas (contrataciones, pagos, exoneraciones de impuestos) a tiempo y de manera eficiente, apoyar en la adquisición de servicios logísticos para una eficiente operación de campo.
- Responsable de manejar los inventarios (ejemplo: verificación física, reportes, etc.), para asegurar que cualquier problema existente en relación con el manejo de inventario es apropiadamente dirigido y manejado bajo los procedimientos estándares de PMA.
- Dar acción a tiempo de las entregas de alimentos a contrapartes.
- Asistir en el manejo de datos contables de alimentos con calidad e integridad.
- Apoyar los análisis de proyección operacional, evaluaciones y planes operativos en todas sus modalidades de entrega.
- Proveer apoyo logístico a operaciones y actividades, siguiendo procesos estándares y facilitando directamente o indirectamente, la entrega efectiva de ayuda alimentaria a los beneficiarios.
- Manejar las actividades de los contratos de proveedores incluyendo la medición de su desempeño.
- Responder a una variedad de consultas técnicas para apoyo, seguimiento de procesos estándares y obtener guía como sea requerido, para asegurar soluciones a tiempo y asegurar que todas las consultas sean atendidas con un alto estándar de servicio al cliente.
- Contribuir a la preparación de presupuesto, monitoreo y revisión en todas sus modalidades de entrega, asegurando adherencia a los procedimientos en cumplimiento con los estándares corporativos.
- Procesar documentación para ejecución de operaciones logísticas (ejem.: trámites aduaneros, verificación de facturas), tomar acciones apropiadas para resolver problemas operativos escalando varios de ellos al supervisor.
- Recolectar y compilar datos, producir y/o contribuir con los reportes (ejemplo: CCTI, SPRs, cierre financiero, inventario físico, desempeño del servicio de transporte) y asegurar la exactitud de la información en el sistema corporativo en apoyo para la toma de decisiones.
- Enlazar con un interno y limitado número de interesados en apoyar el manejo eficiente de las operaciones logísticas.
- Proveer guía a otro personal de apoyo, a fin de ayudarles a completar tareas estándares acordadas en tiempo límite.
- Mantener registros exactos de las actividades en línea con los estándares de cumplimiento para facilitar las respuestas a preguntas básicas de auditoria.
Otras Actividades del Puesto:
- Demostrar alta comprensión de procesos de contrato/licitación para apoyar operaciones de la Cadena de Suministros.
- Demostrar habilidad para implementar procedimientos operacionales de bodega y guías normativas a fin de manejar las bodegas de PMA, manejar inventarios efectivamente a través de los sistemas corporativos y asegurar la mitigación de perdidas.
- Impulsar una alta comprensión sobre el servicio que se necesita de los proveedores, así como de los criterios para su selección.
Capacidades funcionales:
Manejo de Cadena de Suministro y Optimización: Muestra aptitud en monitoreo y reportes sobre operaciones de cadena de suministro para capacitar equipos que eficientemente evalúen el desempeño y sostenibilidad de los actuales enlaces.
Planeación, Proyecto & Manejo de Recursos: Apoya la planeación, previsión y los esfuerzos de manejo de recursos de su equipo, recolectando datos de diversas fuentes.
Manejo de Información & Reportes: recolecta información exacta y puntual que facilite la toma de decisiones sobre los reportes dentro de la unidad y consecuentemente a la gran comunidad.
Análisis de Mercado, Contratos y Ejecución Operacional: Habilidad para recolectar la información necesaria para que PMA pueda tomar decisiones operacionales.
Bodega y Manejo de Inventario: Demuestra habilidad para implementar procedimientos operacionales de bodega y guía normativa a fin de manejar las bodegas de PMA, inventarios efectivos a través de sistemas corporativos y asegurar la mitigación de perdidas.
Asistencia Técnica y Coordinación: Demuestra conocimiento de la importancia de la ayuda técnica y coordinación con contrapartes claves y una habilidad en llevar a cabo actividades logísticas respetando el mandato individual y prioridades del programa.
Calificaciones Mínimas:
Educación:
Educación secundaria completa. Es deseable un certificado post secundario relacionado al área funcional.
Idioma:
Fluidez oral y escrita en el idioma Español. Se requiere idioma Inglés a nivel laboral para la lectura de materiales y políticas de PMA.
Experiencia y Conocimientos Deseables:
- Experiencia usando sistemas corporativos para monitorear los embarques recurrentes, proyecciones, reclamos de seguro, e inventarios.
- Experiencia en análisis de datos (sobre alimentos, fondos, etc.) y elaborar borrador de reportes.
- Experiencia en procesos de contratación, recopilar documentación de contratos, y ejecución de contratos.
- Experiencia en evaluar la prestación de servicio de los proveedores.
- Experiencia en proveer apoyo técnico de los sistemas corporativos.
Términos y Condiciones:
Esta posición está abierta solo a ciudadanos Hondureños/as.
Fecha límite de aplicación:
Esta vacante está abierta desde el 11 de enero hasta el 3 de febrero, 2019.
El PMA está comprometido con la diversidad y la inclusión y en proporcionar igualdad de oportunidades de empleo. No discrimina la diversidad de género, edad, educación, nacionalidad, origen étnico, raza, discapacidad, orientación sexual y religión. El PMA invita particularmente a participar a mujeres, afrodescendientes y personas de origen indígena.
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