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  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Kinshasa
  • Grade: LICA-4, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • External Relations, Partnerships and Resource mobilization
    • Legal - Broad
    • Legal - International Law
    • Civil Society and Local governance
  • Closing Date: 2019-02-25

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Commis.e chargé.e de la saisie de données

Kinshasa (Congo Democratic)

Background Information - Job-specific

Dans le cadre de son initiative de promotion de l’excellence organisationnelle, l’UNOPS en RDC recherche activement un Commis Chargé de la saisie de données qui fera partie de l’équipe du Support.


Background information - DR Congo

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Burundi, L’Angola.

Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets


Functional Responsibilities

Sous l’autorité et la supervision du Procurement Specialist, avec l’orientation du responsable de l’Unité de support, le Commis Chargé de la saisie de données assumera les rôles et responsabilités suivantes :

Tâches relatives à la base des données :

  • Assurer la gestion quotidienne de la base des données des vendors à travers la collecte et l’encodage.
  • Assister à l’analyse de la qualité des données en collaboration avec les unités impliquées afin de s’assurer de la qualité, la cohérence et la fiabilité des données introduites dans le système.
  • Mettre en place les mécanismes internes pour le contrôle des données avant l’introduction dans le système;
  • S’assurer de la validation des données et du respect des procédures de sécurité
  • Identifier et signaler toutes les données manquantes, 
  • Produire des rapports réguliers et pertinents à la demande des unités impliquées sous forme des tableaux et graphiques
  • Effectuer toutes autres tâches connexes réliées au contenu des responsabilités pour la bonne marche de l’unité

Tâches Administratives :

  • Appuyer le bureau de Kinshasa dans le classement de tous les documents.
  • Classer tous les dossiers en suivant le check list approprié pour chaque catégorie de document.
  • Appuyer dans la réception et archivage de tous les dossiers et correspondances entrants et/ou sortant.
  • Vérifier les pièces justificatives.
  • Assurer le travail de photocopie, scannage et reluire des documents.
  • Préparer les notifications aux projets en cas d’absence de certaines pièces.
  • Effectuer toute autre tache sur demande du superviseur

Education

  • Un diplôme d’études secondaires est exigé.
  • Un diplôme de Licence ou Bachelor en administration, finances ou dans un autre domaine pertinent serait un atout.

Experience

  • Avoir au moins 4 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et l’assistance au Projet ou Programme est exigé pour les candidats ayant le diplôme d’études sécondaires (BAC) ;
  • Avoir au moins 1 an d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et l’assistance au Projet ou Programme est exigé pour les candidats ayant le diplôme de licence  (BAC +5) ;
  • Expérience dans l’utilisation des outils informatiques Microsoft office :Microsoft Word, Excel et Access exigé ;
  • Avoir une experience dans l’encodage des données utilisant un logiciel informatique exigé ;
  • Avoir une Maitrise des procédures de gestion de bureau est un atout ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles et aptitudes en matière de reporting est un atout.


Languages

  • La maitrise parfaite du francais ( écrit, lu et oral) est exigée.
  • La connaissance de l’anglais serait un atout.

Competencies FR


Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.
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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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