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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bujumbura
  • Grade: NO-B, National Professional Officer - Locally recruited position - Junior level
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Procurement
  • Closing Date: 2019-02-26

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Analyste aux Achats (ouvert uniquement aux candidat(e)s de nationalité burundaise)

Bujumbura (Burundi)

Background

« Le PNUD est le réseau de développement global du système des Nations Unies, une organisation qui plaide pour le changement et connecte les pays à la connaissance, expérience et ressources pour aider les peuples à constituer la meilleure vie. Le PNUD est présent sur terrain dans 170 pays et territoires, y compris au Burundi, œuvrant pour l’éradication de la pauvreté en protégeant la planète. Le PNUD appuie l’implémentation des Objectifs de Développement Durables (ODDs). Au Burundi, le PNUD collabore avec le Gouvernement pour intégrer des ODDs dans le plan et les politiques nationaux. »
 
Sous le leadership et la supervision directe du Directeur Pays Adjoint/Opérations, l’Analyste aux Achats est responsable de la gestion de l’unité des achats et Services Généraux du Bureau Pays et de la réalisation effective des services d’achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Il/elle analyse et interprète les règles et procédures financières et fournit des solutions aux problèmes complexes liés aux achats et assure le bon fonctionnement des Services Généraux conformément aux règles et procédures du PNUD. L’Analyste aux Achats promeut une approche collaborative, axée sur le résultat, la qualité et le client dans l’unité.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :
  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats ;
  • Organisation des processus des achats ;
  • Mise en œuvre de la stratégie des sources d’achats des biens et services ;
  • Contrôle des biens du bureau et des projets (Assets) ;
  • Facilitation du renforcement et du partage de connaissances.
L’analyste aux Achats supervise et guide le personnel des unités d’achat et des Services Généraux. L’Analyste aux Achats travaille en collaboration avec les équipes des opérations, du programme et des projets au Bureau Pays, le personnel au Siège du PNUD et les officiels du Gouvernement pour réaliser avec succès les services d’achat. 
 
Assure l’élaboration et l’exécution des stratégies opérationnelles en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Conformité totale des activités d’achat et activités administratives aux règles, procédures, directives et stratégies des Nations Unies et du PNUD ; implémentation du contrôle interne effectif, conception et fonctionnement propres d’un système de gestion des achats et de gestion administrative orienté aux clients ;
  • La carte des processus de gestion (business processus mapping) administrative et des achats du Bureau Pays et élaboration ou établissement des procédures opérationnelles standards (SOPs) en achats, administration and logistique, le contrôle des flux de travail dans l’unité des achats et Services Généraux ;
  • Elaboration et implémentation des stratégies de réduction de coût ;
  • Implémentation d’une stratégie pour les contrats au Bureau Pays comprenant les processus compétitifs et l’évaluation de performance des contractants, gestion des contrats et contractants, considérations légales et conditions de paiement et évaluation des risques ; 
  • Implémentation des achats stratégiques au Bureau Pays incluant la stratégie de sollicitation, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la qualité de gestion, la gestion des relations clients, introduction et promotion de e-procurement/e-tendering et la mesure de performance.
Gère et guide les processus d’achat pour le Bureau Pays, les projets et à la demande des autres Agences des Nations Unies en focalisant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Préparation des plans d’achats appropriés à temps pour le bureau et ses projets et le suivi sur leur mise en œuvre ;
  • Mise en œuvre de suivi et contrôle approprié des processus d’achats comprenant l’organisation des demandes de prix (RFQ), Appel d’Offres (ITB) ou Invitation à soumissionner (RFP), réception des facture-proformas, des offres ou proposition, leur évaluation, négociation de certaines conditions des contrats en conformité total aux règles et procédures du PNUD ;
  • Revue et certification des soumissions au Comité local de revue des achats et équipement (CAP), au Comité Consultatif Régional des achats (RACP) et au Comité Consultatif des Achats (ACP)
  • Appui aux achats pour le Gouvernement selon le besoin, les frais pour les services, etc ;
  • Gestion des contrats d’achat et, sur la base d’une délégation d’autorité, assumer les fonctions de Manager Level 1 dans l’Atlas pour l’approbation des bons de commande ;
  • Les actions de correction sur les bons de commande sont prises à temps par rapport aux erreurs de vérification de budget et autres problèmes ;
  • Mise en place le système de suivi sur les processus d’achat et le mécanisme d’élimination des déficiences dans les achats ;
  • Confirmation de paiement pour chaque commande placée dès que la livraison a eu lieu ;
  • Préparation des factures pour le recouvrement de coût dans l’Atlas pour les achats et services administratifs fournis par le PNUD aux autres agences ;
  • Implémentation des achats et services administratifs harmonisés et élaboration des propositions sur les services communs en ligne avec la réforme des Nations Unies.
Assure l’introduction et l’implémentation d’une stratégie de sollicitation et les instruments de e-procurement en se focalisant sur les résultats suivants :
  • Développement et gestion des rosters des fournisseurs, élaboration de la sélection des fournisseurs et l’évaluation, mécanisme de mesure de qualité et de performance.
Assure le contrôle approprié dans la gestion des équipements en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Elaboration et implémentation de la gestion des inventaires ;
  • Elaboration de l’approche stratégique pour l’implémentation de l’administration en ligne avec le dernier développement dans l’administration et les meilleures pratiques ;
  • Gestion appropriée des équipements du PNUD, des facilités et services logistiques, incluant la conformité totale aux Standards Internationaux de la Comptabilité du Secteur Public (IPSAS) dans la comptabilité pour les achats, l’utilisation et le déclassement des équipements ;
  • Mise en œuvre du contrôle de l’inventaire et de la vérification physique au Bureau Pays et ses projets.
Assure l’organisation des services logistiques en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Coordination de la gestion des voyages, arrangements des expéditions, maintenance des véhicules et arrangement des facilités de conférence ;
  • Enquêtes conduites à temps sur les indemnités de voyage (DSA), Agences de voyage, maintenance des véhicules, hôtels et facilités des conférences.
Facilite le renforcement des connaissances et le partage de celles-ci au Bureau Pays en se focalisant sur les résultats suivants :
  • Organisation des formations pour le personnel des opérations et des projets sur les achats et les services généraux et la gestion des équipements ;
  • Synthèse des leçons apprises et les meilleures pratiques dans les achats, services généraux et la gestion des équipements ;
  • Contributions actives aux réseaux de connaissance et aux communautés des pratiques ;
  • Contribution effective à la formation et connaissance dans l’intégration genre.
Le titulaire de ce poste devrait éviter toute sorte de comportement discriminatoire incluant la discrimination du genre et assurer que :
  • Les droits humains et l’égalité genre sont priorisés comme un principe d’éthique dans toutes les actions ;
  • Les activités sont conçues et exécutées en accord avec les Standards environnementaux et sociaux ;
  • Toutes sortes de diversités basées sur l’ethnicité, âge, orientation sexuelle, handicape, religion, classe et genre sont respectées dans toutes les réalisations, y compris la production des données ;
  • Les besoins spécifiques aux femmes et aux hommes sont considérés ;
  • L’approche inclusive est reflétée dans toutes les actions et réalisations, de sorte qu’une barrière au langage genre inapproprié est créée ;
  • Arrangements nécessaires pour assurer une parité genre dans tous les comités, les réunions, formation, etc.
Impact des résultats :
  • Les résultats clés ont un impact aussi bien sur l’exécution globale de services fournis par l’Unité des Achats que sur le succès de mise en œuvre des stratégies et politiques de l’organisation relatives aux Achats ;
  • La bonne présentation des informations financières et contractuelles aux différents comités (CAP et ACP) contribuent à assurer un rapide avancement dans le traitement des dossiers et dans la fiabilité de la gestion des ressources du bureau par rapport aux auditeurs.

Competencies

La liste détaillée des compétences techniques et fonctionnelles est accessible à travers ce lien : https://intranet.undp.org/unit/ohr/competency-framework/SitePages/Home.aspx
 
CORE
COMPÉTENCES LIÉES AU PNUD :
  • Démontre son intégrité par le respect des valeurs et de l’éthique des Nations Unies ;
  • Promeut la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD ;
  • Respecte les différences culturelles, de genre, de religion, de race, d’âge et de nationalité ;
  • Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme.
INNOVATION
 
Capacité à mettre en œuvre des idées nouvelles et utiles. Adepte aux concepts complexe et défie des conventions à dessein
  • Evalue critiquement des méthodes établies ;
  • Contribue aux leçons ou commentaires de prototypage, de pilotage et d’évaluation.
Niveau 4 : Adepte aux concepts complexe et défie des conventions à dessein
 
LEADERSHIP
 
Capacité de persuader les autres à suivre. Génère de l’engagement, de l’effervescence et de l’excellence dans les autres
  • Crée des nouvelles opportunités pour l’équipe, pas pour soi-même à la formation et prend des nouvelles responsabilités ;
  • Partage activement la connaissance.
Niveau 4 : Génère de l’engagement, de l’effervescence et de l’excellence dans les autres
 
GESTION DES PERSONNES
 
Capacité d’améliorer la performance et la satisfaction. Montre des réflexion et action indépendantes
  • Démontre des comportements d’un travail d’équipe, de collaboration, de partage de connaissance et maintien des relations.
Niveau 4 : Montre des réflexion et action indépendantes
 
COMMUNICATION
 
Capacité d’écouter, adapter, persuader et transformer. Synthétise les informations pour communiquer des analyses indépendantes
  • Communique ses idées et positions avec commande et confiance ;
  • Trouve un terrain d’entente pour résoudre les problèmes.
Niveau 4 : Synthétise les informations pour communiquer des analyses indépendantes
 
REALISATIONS
 
Capacité de faire faire les choses en exerçant un jugement adéquat. Atteint les objectifs et critères de qualité pour la livraison des biens ou services
  • Embrasse les défis et opportunités complexes pour parvenir au travail fait ;
  • Capacité d’embrasser les défis avec une supervision minimale ;
  • Travaille pour développer la connaissance organisationnelle de l’approche du PNUD la fourniture de service aux clients, l’intégrité et la redevabilité.
Niveau 4 : Atteint les objectifs et critères de qualité pour la livraison des biens ou services
 
COMPETENCE TECHNIQUE
 
Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
DE L’ACHAT AU PAIEMENT
 
Connaissance de cycles de l’achat au paiement, principes et politiques d’achat et capacité à appliquer les situations stratégiques et/ou pratiques
 
Niveau 4 :  Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
ACHATS
 
Capacité de trouver, évaluer et engager les fournisseurs des et services
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
SOURCING
 
Capacité de trouver, évaluer et engager les fournisseurs des et services
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
SOURCING STRATEGIQUE
 
Connaissance des concepts de sollicitation stratégiques, principes et méthodes, et agilité d’appliquer les situations stratégiques et/ou pratiques 
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
GESTION DES FOURNISSEURS
 
Connaissance des concepts de gestion des fournisseurs, principes et méthodes, et capacité d’appliquer les situations stratégiques et/ou pratiques
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
LOGISTIQUE
 
Connaissance des opérations logistiques, principes et méthodes, et capacité d’appliquer les situations stratégiques et/ou pratiques
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
GESTION DES CONTRATS
 
Connaissance des concepts de gestion des contrats, principes et méthodes, capacité d’appliquer les situations stratégiques et/ou pratiques
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
ADMIINSTRATION DU BUREAU
 
Capacité de gérer les activités bureau au jour le jour (incluant mais non limité à la gestion des voyages, gestion des facilités et équipement, politique et procédure de maintenance) pour satisfaire les besoins opérationnels.
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise
 
RESOURCE ALLOCATION
 
Capacité de distribuer les ressources de manière stratégique ou tactique.
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise.
 
EFFIENCE OPERATIONNELLE
 
Capacité d’identifier et exécuter les opportunités pour améliorer l’efficience opérationnelle.
 
Niveau 4 : Contribue aux compétences et connaissances avec la capacité démontrée pour avancer l’innovation et l’amélioration continue dans le domaine professionnel de l’expertise.

Required Skills and Experience

Education : 
  • Le Diplôme de Maitrise ou équivalent en Administration des affaires, Administration Publique, Finance, Economique ou autres domaines similaires est exigé ;
  • La Certification dans les domaines des Achats ou IPSAS est très avantageuse.
Experience professionnelle
  • 2 ans d’expérience professionnelle pour le/la candidat/e le diplôme de Maitrise ou 3 ans d’expérience professionnelle pour le/la candidat/e avec le diplôme de Licence (BAC+4) dans le domaine des achats au niveau national ou international ;
  • Expérience solide dans les achats, équipement, services généraux et/ou logistique ;
  • Expérience solide dans la fourniture des services de conseil en gestion et/ou dans la gestion du personnel et des systèmes ;
  • Opérationnels, et en établissant des interrelations parmi les organisations internationales et le Gouvernement ;
  • Avoir une bonne maîtrise de l’informatique (logiciel : Excel, Word, Outlook.) expérience dans l’exploitation des systèmes de gestion informatisée et les systèmes ERP, de préférence PeopleSoft. La connaissance du système « ATLAS » ou de tout autre système de gestion intégrée est un atout ;
  • Les compétences solides en communication et expérience passée prouvée dans la coopération avec les Autorités Gouvernementales seraient un atout ;
  • Une expérience dans la gestion des opérations du UNDP au des Agences des Nations Unies est très avantageuse.
Language Requirements:
  • Parler et écrire couramment le Français ;
  • La connaissance de l’Anglais au niveau de travail est désirable.
Notes : 
  • Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées ;
  • Ce poste est uniquement ouvert aux candidat(e)s de nationalité Burundaise.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

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