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  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Ciudad Guayana
  • Grade: LICA-8, Local Individual Contractors Agreement - Junior level
  • Occupational Groups:
    • Banking and Finance
    • Project and Programme Management
    • Sales and Marketing
    • Customer services
  • Closing Date: 2019-04-18

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Oficial de Soporte a Proyectos

Ciudad Guayana (Venezuela)

Background Information - Job-specific

UNOPS en Guatemala, desde junio de 2016,  desarrolla el  Proyecto de Adquisición de Medicamentos e Insumos Médicos y de Fortalecimiento de las Capacidades del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), la Junta Directiva del IGSS solicitó la asistencia técnica de UNOPS con el objeto de mejorar la calidad y la transparencia de los procesos de adquisición de medicamentos y material médico quirúrgico gestionados a la sociedad, a través del fortalecimiento de las capacidades de compra del Instituto, con el propósito de mejorar los niveles de atención, de procesos y gerencia, hasta alcanzar estándares de clase mundial, contribuyendo a entregas más adherentes a las necesidades de sus derechohabientes.

El/la Oficial de Soporte a Proyectos (PSO) reportará al Gerente del Proyecto y trabajará en estrecha coordinación con los Coordinadores Técnicos y demás integrantes del equipo del proyecto y de la oficina en las funciones especificadas a continuación.

Functional Responsibilities

Resumen de funciones clave:

1. Implementación de proyectos

2. Gestión financiera

3. Monitoreo de proyectos y reportería.

4. Gestión de las partes interesadas.

5. Gestión del conocimiento e innovación

1.     Implementación de proyectos

  • Coordinar con los/as gerentes/as de proyecto sobre el progreso de la implementación de los proyectos.
  • Asistir a los/as gerentes/as de proyecto en la redacción y/o revisión de las planificaciones de implementación de los proyectos.
  • Administrar los flujos de información y supervisar cambios, registros de riesgos y gestión de problemas mediante el establecimiento de procedimientos de control.
  • Dar seguimiento a la realización de requerimientos corporativos de reportes y control de calidad (Engagement assurance, RBR, fee posting, etc)
  • Dar seguimiento a la implementación de los work packages y delivery financiero de los proyectos.
  • Notificar a los/as gerentes/as de proyecto de cualquier desviación del plan y actualizar los planes.
  • Trabajar con los/as gerentes/as de proyectos para identificar y gestionar los riesgos.
  • Coordinar y gestionar los cierres de proyectos.

2.     Gestión financiera

  • Monitorear los presupuestos de proyectos y los gastos financieros y todos los procedimientos administrativos de acuerdo con los planes de trabajo.
  • Apoyar a los/as gerentes/as de proyectos mediante el monitoreo de presupuestos, flujo de efectivo y de informes financieros para garantizar que se cumplan los entregables.
  • Alertar a los/as gerentes/as de proyecto de cualquier déficit financiero y exceso de gastos.
  • Proponer revisión de presupuesto y recomendar acciones correctivas cuando sea necesario.
  • Administración de los contratos firmados en el marco de los proyectos, garantizando el cumplimiento de lo legalmente establecido (en el contrato y/o Orden de compra UNOPS), incluyendo la solicitud de pago.
  • Gestión de los contratos, incluyendo la emisión de ordenes de entrega a los proveedores; brindando estricto seguimiento el estado de las entregas, modificaciones, cálculo y notificaciones de multas, cálculo de retenciones y pagos realizados; elevando las alertas necesarias de forma preventiva tomando las acciones necesarias para mitigarlas.

3. Monitoreo de proyectos y reportería

  • Proporcionar aportes sustantivos para ayudar a los gerentes de proyectos en la preparación de informes y documentos de proyectos;
  • Gestionar la consolidación de los Reportes o Informes Financieros por concepto de pagos a proveedores, garantizando la veracidad de la información.
  • Mantener los siguientes registros: Registro de riesgos, lecciones aprendidas, criterios de sostenibilidad y demás registros delegados.
  • Facilitar información a los gerentes de proyectos y a las áreas relacionadas sobre el historial de desempeño de los proveedores; y de esta forma permitir el establecimiento de patrones de desempeño que sean considerados para futuras adjudicaciones.
  • Gestionar la compilación, consolidación y análisis de datos relevantes de proyectos.
  • Apoyar a los/as gerentes/as de proyecto en la preparación de los informes de cierre de proyecto y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
  • Proporcionar soporte para procesar y analizar información sobre las metas corporativas (targets).

4. Gestión de las partes interesadas

  • Apoyar en la coordinación y gestión de las comunicaciones.
  • Apoyar en la gestión de relaciones sólidas con asociados y demás organismos internacionales y de las Naciones Unidas (ONU) con el fin de facilitar las actividades y mejorar la calidad y la relevancia del análisis de la información.
  • Participar y dirigir reuniones con proveedores relacionadas al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
  • Participar en reuniones con asociados y otras partes interesadas, según sea necesario.

5.    Gestión del conocimiento e innovación

  • Participar en las Comunidades de Práctica relevantes y grupos de trabajo Inter agenciales.
  • Apoyar y monitorear a los/as gerentes/as de proyectos en la recopilación de lecciones aprendidas y las mejores prácticas de los proyectos.
  • Contribuir a la difusión y el intercambio de mejores prácticas y lecciones aprendidas para la planificación y la creación de conocimiento.
  • Contribuir al uso de herramientas y técnicas innovadoras.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación
  • Se requiere título a nivel de licenciatura en las áreas de administración de empresas, finanzas y de ciencias sociales.
Será Valorado
  • Conocimiento en procedimientos de adquisiciones públicas y gestión de contrato.
  • Contar con certificación PMI o PRINCE² Foundation.
b. Experiencia
  • Se requiere aportar al menos 2 años de experiencia progresiva en áreas administrativas, financieras  o gestión de proyectos.
Será Valorado
  • Experiencia en organismos de cooperación internacional y/o del Sistema de Naciones Unidas.
  • Experiencia previa en soporte a proyectos, con destaque para el manejo de presupuestos y la consolidación de informes financieros.

c. Idioma:

  • Se requiere dominio del español
  • Será valorado tener dominio del idioma inglés

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Independiente (contrato regular mensual)

Contrato Regular Mensual:  Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural. Nivel de Contrato: LICA-8 (candidatos locales).

Duración de Contrato
: Indefinido: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad presupuestal  y desempeño satisfactorio.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.


Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).Hora Guatemala 5:00pm- 17 horas
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
 Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

Infraestructura sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, así como en países de renta media. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas. 

Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y sus asociados. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible en función de los costos. 

Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.


Additional information
TDRS Oficial de Soporte a Proyectos LICA 8 final.pdf (122 KB) 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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