Project Assistant

English Version

PURPOSE OF THE POSITION

The purpose of this new position of Project Assistant is to provide administrative support to scientists in the Infections and Cancer Epidemiology Group (ICE) as well as external collaborators, in the conduct of long-term multi-centre epidemiological studies, to assist the scientists in ensuring timelines of project milestones and successful delivery of project objectives.

These studies can vary over time and currently include HPV vaccine impact studies in low and middle income countries (Bhutan, Rwanda, Uganda, Armenia) and the APACHES study of anal cancer natural history (6 centres in France).

The incumbent is expected to carry out duty travel throughout the year to study sites, estimated at six unaccompanied trips per year in France and two accompanied trips per year outside of France (notably Africa and Asia).

DESCRIPTION OF DUTIES

The incumbent provides administrative support in the context of projects carried out by scientists in the ICE Group, of which the key duties are as follows.

1. Regularly communicate and liaise with the study collaborators and site staff to support the efficient conduct and monitoring of the research projects\:

- Prepare collaborative research agreements (CRAs) using appropriate workflow, ensure timely receipt of signed CRAs, progress and financial reports from collaborating institutions to allow for timely transfer of funds to them.

- Update and follow up on project milestones. Bring discrepancies to the attention of the supervisor for his/her action.

- Prepare, amend and dispatch material transfer agreements (MTAs).

- Provide shipment related support documents such as lettres of donation to collaborating institutions, liaising with IARC's Administrative Services Group (ASO) who then prepares shipment of material.

2. Provide administrative support to project-related activities based in Lyon or at other study site(s) in France and abroad\:

- Assist in the preparation (formatting, proofreading) of detailed and highly specific Methods of Procedures (e.g. questionnaires, sample collection, sample storage and/or sample shipping).

- Communicate with all internal and external parties concerned regarding travel authorizations, arrange flights, visas, ground transportation and accommodation of the meeting participants.

- Assist with logistics of training sessions on site in the different centres (checking and setting-up training room, ensuring training material is available and tools are ready, communication with local staff, organisation of groups of trainees).

- Visit study sites as deemed necessary by the IARC principal investigators, notably extraction of patient data from databases for insertion of this data in IARC Excel follow-up tables.

3. Provide administrative support for the preparation of grant applications and reports to donors\:

- Proofread and format grant applications prior to submission.

- Supply supporting material, as appropriate, and provide the necessary administrative support to ensure that submission deadlines are respected.

- In conjunction with the Budget Assistant, keep track of grant work plans, budget status and deadlines through close monitoring of project milestones.

- Edit and format periodic progress reports for funding agencies.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential\: Graduation from secondary school or equivalent technical or commercial school recognized by a diploma (BTS or equivalent) in administration, communications, humanities or related field.

Desirable\: Further academic training in a field relevant to the position.

Experience

Essential\:

At least three years of experience providing administrative support to large-scale international projects in a scientific research or public health field, including at least one year of experience providing administrative support for the preparation (in English) of grant applications and reports to donors.

Prior work experience in a multicultural setting is also required.

Skills

Essential\:

- Work in an international environment,

- Proven organizational skills,

- Ability to communicate in a timely and courteous manner with internal and external partners,

- Demonstrated project management skills,

- Familiarity with relevant software\: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, web tools.

Desirable\:

- Experience in a support role within an international or national research institute.

Languages

Expert knowledge both English and French is required.

ADDITIONAL INFORMATION

• IMPORTANT NOTE TO ALL CANDIDATES\:

Online applications should be filled out in English and should include a cover letter written in French.

Application profiles should include the details of all work experiences to date (including paid internships).

• This recruitment is restricted to candidates residing at the time of submitting their application, within a maximum distance of 50 kms from Lyon.

• Only candidates under serious consideration will be contacted for test and interview.

• Annual salary\: Euros 36819, net of French income tax (before deduction of the employee share of private social insurances applicable at IARC, i.e. staff health and accident insurances and pension fund).

• WHO/IARC has its own Staff Health Insurance and Pension plans and is not part of the French Social Security system ("Sécurité Sociale"), the French Pension system or the French unemployment benefit agency ("Pôle-Emploi").

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level, including those of a temporary nature.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• WHO is committed to workforce diversity.

• This vacancy is open to applicants of either sex.

• IARC has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

 

Version française

OBJET DU POSTE

L’objet de ce nouveau poste d’Assistant de projet est d’apporter un appui administratif aux chercheurs du Groupe Epidémiologie des infections et cancer (ICE) ainsi qu’aux collaborateurs externes dans la conduite d’études épidémiologiques multicentriques à long terme, d’assurer le soutien nécessaire aux chercheurs pour le respect des délais des différentes étapes et la réalisation des objectifs des projets.

Ces études peuvent varier dans le temps et comprennent actuellement des études sur l’impact du vaccin contre le VPH dans les pays à revenu faible ou intermédiaire (notamment le Bhoutan, le Rwanda, l’Ouganda, l’Arménie) ainsi que l’étude APACHES sur l’histoire naturelle du cancer anal (six centres en France).

Le titulaire est susceptible d’effectuer des visites des sites d’étude tout au long de l’année, soit environ six voyages non accompagnés par an en France et deux voyages accompagnés par an hors de France (notamment en Afrique et en Asie).

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Le titulaire fournit un appui administratif dans le contexte des projets menés par les chercheurs du Groupe ICE, dont les fonctions principales sont décrites ci-après.

1. Communiquer et assurer le contact régulier avec les collaborateurs de l’étude et le personnel travaillant sur le site pour permettre la réalisation et le contrôle efficaces des projets de recherche \:

- Préparation des accords de recherche en collaboration (CRA) en utilisant le process approprié, et réception en temps voulu des CRA signés et des rapports d’avancement et financiers de la part des institutions collaboratrices afin de permettre le transfert des fonds qui leur sont affectés dans les délais.

- Actualisation et suivi des étapes du projet, en portant à l’attention du superviseur toute incohérence nécessitant la prise des mesures appropriées.

- Préparation, modification et diffusion des accords de transfert de matériel (MTA).

- Préparation des documents en lien avec les expéditions, comme les lettres de don aux institutions collaboratrices, en collaboration avec les Services intérieurs du Centre (ASO) qui sont en charge de la préparation de l’envoi de matériel.

2. Fournir l’appui administratif aux activités en lien avec les projets, à Lyon ou sur tout autre site d’étude en France et à l’étranger \:

- Aide à la préparation (mise en forme, relecture) des Méthodes de procédure détaillées et très spécifiques (par exemple les questionnaires, la collecte des échantillons, le stockage et/ou l’expédition des échantillons).

- Communication avec toutes les parties concernées, internes et externes, pour ce qui concerne les autorisations de voyage, l’organisation des vols, les demandes de visa, le transport local et les réservations d’hôtel pour les participants aux réunions.

- Appui logistique pour les sessions de formation sur site dans les différents centres (vérification et installation des salles de formation, préparation et mise à disposition du matériel et des outils, communication avec le personnel local, organisation des groupes de stagiaires).

- Visite des sites d’étude sur demande du chercheur principal du CIRC, en particulier pour l’extraction des données de patients des bases de données afin de les intégrer aux tableaux de suivi Excel du CIRC.

3. Fournir l’appui administratif pour la préparation des demandes de financement et des rapports aux bailleurs de fonds \:

- Relecture et mise en forme des demandes de financement avant leur soumission.

- Préparation de la documentation d’appui, le cas échéant, ainsi que des documents administratifs nécessaires pour que la demande soit soumise dans les temps.

- Avec l’aide de l’Assistant budgétaire, suivi du plan de travail, du budget et des échéances prévues par les accords de financements, en veillant au bon déroulement des étapes du projet.

- Modification et mise en forme régulières des rapports d’avancement de projet pour les bailleurs de fonds.

Formation

Essentiel \: Diplôme de fin d’études secondaires ou diplôme équivalent obtenu auprès d’une école technique ou commerciale (BTS ou équivalent) en administration, communication, sciences humaines ou un domaine connexe.

Souhaitable \: Formation universitaire dans un domaine pertinent.

Expérience

Essentiel \:

Au moins trois années d’expérience dans l’appui administratif sur des projets internationaux de grande envergure dans la recherche scientifique ou la santé publique, dont au moins une année d’expérience dans l’appui administratif pour la préparation (en anglais) de demandes de financement et de rapports aux bailleurs de fonds.

Une expérience professionnelle dans un environnement multiculturel est également requise.

Compétences

Essentiel \:

- Travail dans un environnement international.

- Compétences organisationnelles démontrées.

- Capacité à communiquer de manière courtoise et appropriée avec les partenaires internes et externes.

- Compétences démontrées en gestion de projet.

- Bonne connaissance des logiciels suivants \: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, outils internet.

Souhaitable \:

- Expérience dans un rôle d’appui au sein d’un institut de recherche national ou international.

Langues

Une excellente connaissance tant de l’anglais que du français (lue, écrite et parlée) est essentielle.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

• REMARQUE IMPORTANTE A L’ATTENTION DE TOUS LES CANDIDATS \:

Les candidatures en ligne devront être remplies en anglais et inclure une lettre de motivation rédigée en français.

Le profil des candidats devra contenir toutes les informations concernant l'ensemble des expériences professionnelles à ce jour (y compris les stages rémunérés).

• Ce recrutement est limité aux candidats résidant, au moment de la soumission de leur candidature, dans un rayon de 50 kms autour de Lyon.

• Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour tests et entretien.

• Salaire annuel \: 36819 Euros, net d'impôt sur le revenu français (avant prélèvement des cotisations pour prestations sociales (assurance-maladie et accident, retraite) applicables au CIRC).

• L'OMS/CIRC possède son propre régime d’assurance-maladie et de retraite et n’a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n’a, en outre, aucune convention avec Pôle-Emploi concernant les cessations d'emploi.

• Cette réquisition pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade, y compris les postes temporaires.

• Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS.

• L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.

• Le poste est ouvert aux candidatures tant masculines que féminines.

• Le CIRC est un espace non-fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.