Stagiaire aux achats et logistiques , Multiple positions

Le/la stagiaire assiste à la gestion des volets administratifs et logistiques de la passation de marchés dans le cadre des activités d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord.

Responsabilités principales du poste

Sous la supervision directe du spécialiste en passation de marchés et logistiques et en étroite collaboration avec l’ensemble des intervenants, le/la stagiaire assure l’exécution des principales tâches suivantes en conformité avec les procédures et les règlements de l’UNOPS :

–      Assister l’équipe de passation de marchés dans ses activités d’approvisionnement de biens et de services.

–      Chercher de nouveaux soumissionnaires potentiels et les inviter/assister à s’enregistrer sur le Portail Mondial pour les Fournisseurs des Organismes des Nations Unies (UNGM).

–      Mettre à jour la base de données des soumissionnaires/fournisseurs existants.

–      Créer les profils fournisseurs sur l’ERP de l’UNOPS.

–      Assister lors des réunions d’évaluation des soumissions.

–      Drafter les PV d’évaluation selon les modèles de l’UNOPS.

–      Vérifier la création des réquisitions et des bons de commande sur l’ERP de l’UNOPS lorsqu’il est nécessaire.

–      Assister à la vérification des processus d’approvisionnement des biens et services antérieurs et s’assurer que tous les dossiers sont complets.

–      Assister à l’identification des fournisseurs dont le montant cumulatif a dépassé le seuil de l’autorité des achats du bureau pour les soumettre au Comité des Contrats Régional ou du Siège.

–      Assister à la préparation et la soumission des cas rétroactifs/post-facto.

–      Aider à élaborer les tableaux d’historique des contrats et les mettre à jour.

–      Aider à mettre à jour le tableau de bord des contrats et veiller à ce que les avenants de contrats soient à jour afin d’éviter les cas rétroactifs/post-facto.

–      Archiver les dossiers d’approvisionnement  (archivage physique et électronique).

–      Suivi du carnet de bord mensuel des voitures.

D'autres missions pourront être également confiées au cours du stage. Contrôles de suivi et des progrès

S’assurer que les projets mènent à la réalisation des objectifs spécifiques et résultats exigés dans les limites de tolérance spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée et des risques.

Produit final

–      Une gestion efficace des achats au sein de l’équipe.

–      Une meilleure organisation physique et électronique des fichiers et documents officiels.

Formation:

La procédure de sélection est ouverte aux candidats qui, à la date limite fixée pour le dépôt des candidatures, remplissent les conditions suivantes :
–     Etre étudiant en dernière année de Licence (BAC+3), Bachelor, Masters ou PhD ou être déjà en possession de ces diplômes susmentionnés, obtenus depuis moins que 3 ans. 

Minimum d’années d’expérience souhaitable:

Une expérience professionnelle dans les domaines suivants serait souhaitable : Passation des marchés, la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la logistique, Finance, Sciences économiques, Gestion.  

Outils informatique: MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

Langues:

–      Arabe: Très bonne connaissance

–      Français: Très bonne connaissance

–      Anglais : Une connaissance intermédiaire

Compétences clés:

• Capacité d’évaluation des besoins et allocation des ressources.
• Suivi des statuts des contrats avec les fournisseurs.
• Capacités relationnelles, adaptation et flexibilité.
• Esprit d’équipe, d’initiative et de responsabilité.
• Dynamique, organisé(e) et rigoureux (se).
• Discrétion.
• Curiosité d’esprit, volonté et capacité d’apprentissage.

• Excellentes capacités communicatives.
• Apte à travailler sous pression de façon indépendante et en équipe.
• Connaissance significatives du People Soft/MSRP.
• Maitrise des logiciels : Word, Excel, PowerPoint.

• Veuillez noter que cette positon concerne les candidats de la nationalité tunisienne et/ou résidant en Tunisie.
• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Tunisie

Le bureau de l'UNOPS en Tunisie offre une gamme de services d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêts et l'administration des subventions, marchés publics, le renforcement des capacités locales, la formation et l'assistance technique.