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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Mexico
  • Grade: SB-2 (SC3/SC4), Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Environment
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2019-04-29

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Asistente administrativo del Programa de Desarrollo Sustentable

Mexico (Mexico)

Background

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Bajo la supervisión del Programa de Desarrollo Sustentable (Programa) de la Oficina de País del PNUD, la/el asistente administrativo dará seguimiento a los procesos y requerimientos en la oficina del PNUD con la finalidad de agilizar los tiempos de respuesta.

Duties and Responsibilities

RESPONSABILIDADES Y TAREAS:

RESPONSABILIDADES:

1.

Asistir a la ejecución operativa y financiera de los proyectos del Programa de Desarrollo Sustentable del PNUD, en la integración de documentación administrativa relacionada con los procesos de pagos por concepto de adquisiciones de bienes y servicios y viajes.

2.

Coadyuvar con el/la Gerente de Programas para el aseguramiento de la transparencia y eficacia en el manejo de los recursos financieros y humanos del Programa.

3.

Mantener actualizada la documentación soporte de los proyectos que se ejecutan bajo el Programa, tanto en archivo físico como electrónico.

4.

Apoyar al Programa de Desarrollo Sustentable en actividades de logística, incluidas la organización de reuniones de trabajo, convocatorias, minutas de reuniones, seguimiento de acuerdos tomados en las reuniones, elaboración y requisición de formatos, informes, entre otras.

6.

Asistir en el proceso de reclutamiento, contratación, monitoreo y cierre  de contratos del personal contratado.

7.

Asistir al en las solicitudes de vuelos, elaboración de autorizaciones, solicitudes de viáticos, informes de misión, reclamos de viáticos y cierre de viajes.

8.

Dar seguimiento constante a los pagos por concepto de contrataciones realizadas y entregables relacionados.

9.

Hacer recomendaciones oportunas relacionadas al seguimiento procesal e identificar posibles riesgos dando aviso oportuno para determinar las líneas de acción.

10.

Participar en las actividades de capacitación impartidas por el PNUD a las que sea convocado y acreditar las evaluaciones y cursos a los que haya lugar para garantizar el dominio de los temas y normativas en la implementación del program

TAREAS:

1.

Apoyo en actividades administrativas varias que apoyen la ejecución operativa y financiera del Programa de Desarrollo Sustentable.

2.

Elaborar solicitudes de pago y reembolsos de gastos a través del sistema contable.

3.

Dar seguimiento a la firma de contratos y enmiendas.

4.

Dar seguimiento a la documentación soporte del cierre operativo y financiero de los proyectos.

5.

Atender las solicitudes de contratación para eventos, talleres y reuniones.

6.

Apoyar al Programa de Desarrollo Sustentable para trámites en general.

Competencies

COMPETENCIAS

Competencias esenciales

Nivel Requerido

Liderazgo

Toma la iniciativa

Innovación

Analiza y da recomendaciones

Gestión de personal

Fomenta la colaboración y mejora al equipo

Comunicación

Escucha activa para el desarrollo de una voz profesional

Enfoque en resultados

Logra resultados a través de métodos establecidos.

Required Skills and Experience

REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA Y CALIFICACIONES

Requisitos indispensables

  • Licenciatura en ciencias sociales, administrativas  y/o áreas afines.
  • Al menos 2 años de experiencia en administración.
  • Experiencia en el manejo de paquetería de Office (Word, Excel, Powerpoint)

Requisitos deseables

  • Experiencia en la administración en el sistema de las Naciones Unidas en México.
  • Experiencia o educación en temas de energía, medio ambiente, cambio climático, biodiversidad, etc.
  • Capacidad para entregar en tiempo.
  • Habilidad para trabajar en equipo.
  • Capacidad de comunicación oral y escrita.

CONDICIONES ESPECIALES

  • En caso de renuncia o terminación de contrato, la persona contratada será responsable de hacer una entrega por escrito de la documentación bajo su cargo así como una relación de asuntos pendientes y de compromisos institucionales, y sujeta a la normatividad de PNUD México.
  • Ser ciudadano/a mexicano/a en pleno ejercicio de sus derechos, o extranjero/a, cuya condición migratoria permita la función a desarrollar.
  • No haber sido sentenciado con pena privativa de libertad por delito doloso.
  • La duración inicial del contrato será de 6 meses con opción a ser renovado a partir de la evaluación de desempeño.
  • La plaza de esta vacante está ubicada en la Ciudad de México.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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