Titre du Poste          : Assistant Administratif Gestionnaire de flotte

Type de Contrat      : SC

Lieu d’affection       : Gonaives

Niveau du Poste      : SC3

Durée                         :  6 mois

Unité                         : Administration

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A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Sous la direction générale du Chef de sous bureau des Gonaïves et sous la supervision directe du responsable de l'administration, l’assistant Administratif/Gestionnaire de la flotte sera en appui principalement à l'administration du sous bureau des Gonaïves.

Le titulaire aura comme fonctions principales la gestion complète de la flotte, principalement la supervision des chauffeurs, la gestion du carburant et suivi de l'entretien des véhicules du PAM au Sous bureau des Gonaïves et l'antenne du Cap-Haïtien. Il assistera aussi dans d’autre taches administratives au besoin.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

Sera appelé à gérer une équipe de chauffeur basée aux Gonaïves et Cap-Haitien

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision directe du responsable de l'Administration du Sous bureau,  le titulaire assumera les responsabilités ci-après

• Assurer la gestion du parc automobile (automobiles légers)
• Assurer la coordination des chauffeurs pour les besoins de déplacements et de missions.
• Assurer la gestion de l'utilisation des coupons de carburant en général et par véhicule.
• Contrôler les carnets de bord et assurer qu'ils sont bien complétés.
• Assurer le suivi de la maintenance des véhicules légers auprès des garages.
• Assurer que les véhicules sont en bon état de fonctionnement et signaler toute anomalie constatée.
• Suivre les incidents occasionnés par les véhicules avec les instances concernées.
• Faire le suivi des assurances et leur renouvellement à temps.
• Faire l'inventaire périodique des véhicules légers puis le comparer à l'inventaire théorique.
• Faire le rapport mensuel sur le coût d'utilisation de chaque véhicule (km/carburant/réparation/maintenance).
• Préparer, dans le délai, les plans d’entretiens et des réparations des véhicules du PAM et préparer les rapports relatifs à la gestion des véhicules ;
• Vérifier l'état des véhicules et/ou la validité des contrats et documents d’assurance et entamer, dans le délai, les formalités de renouvellement ;
• Maintenir à jour un registre d’enregistrement et de contrôle des dépenses se rapportant aux voyages, aux assurances et aux achats ;
• Ravitaillement au niveau de la flotte VL, Camion, forklifts et génératrices.
• Saisir des données sur le système (FMS) Fleet Management System, et rapport mensuel de consommation de carburant.
• Veiller au contrôle de carnet de bord (logbook) en vue de s’assurer de l’entrée correcte des données et de l’utilisation responsable de véhicules ;
• Veiller au contrôle de la régularité et de la ponctualité des chauffeurs ;
• Analyser des données avec le Responsable du système FMS à PAP
• Assurer le classement et l'archivage des documents ou dossiers traités au niveau de l’administration ;
• Assister le processus de l’inventaire physique des actifs du bureau ;
• Accomplir toutes autres tâches jugées utiles par le superviseur dans le cadre administratif du travail

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Avoir une bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et tableurs et Internet;
• Avoir une aptitude à instaurer et à maintenir des relations de travail harmonieux avec collègues, les superviseurs hiérarchiques et les  subordonnés 
• Autres aptitudes : Capacité à travailler sous pression et en équipe.
• Aptitude à travailler dans un milieu multiculturel

Experience

Avoir une expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans dans le domaine de la comptabilité, de gestion du parc automobile, d’administration (de préférence au sein du Système des Nations Unies  ou dans des ONG du secteur privé ou société de bonne renommée).

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

24 mai 2019

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées